Zoals je in de introductie hebt kunnen lezen verstuur je met MailChimp snel en makkelijk online nieuwsbrieven naar verschillende doelgroepen. De personen zijn of worden geregistreerd in Coachview en moeten dus automatisch toegevoegd worden aan MailChimp. Wil een persoon geen nieuwsbrief meer ontvangen of wijzig je gegevens van een persoon? Dan kun je dat regelen vanuit Coachview, de veranderingen worden automatisch doorgevoerd in MailChimp.

Bij het activeren van de integratie met een MailChimp lijst via het service center heeft Coachview automatisch een doelgroep aangemaakt. Met een aantal kenmerken bepaal je in deze doelgroep welke personen moeten worden toegevoegd aan de doelgroep en daarmee ingeschreven worden in de MailChimp lijst.

Doelgroep:
De doelgroep open je via menu 'Competenties' en menu-item 'Doelgroep'. De lijst met doelgroepen wordt hiermee geopend. Klik op de naam van de doelgroep om deze te openen. Het detailscherm bestaat uit 4 tabs.
Algemeen:
Bepaal met behulp van een aantal regels met kenmerken personen toegevoegd mogen worden aan deze doelgroep en dus ingeschreven worden in de MailChimp lijst.
Personen:
Een overzicht van personen die aan de hand van de ingevulde regels met kenmerken automatisch zijn toegevoegd. In deze tab heb je ook nog de mogelijkheid om handmatig personen toe te voegen, of één voor één te verwijderen.
Acties:
Met behulp van een van de actietemplates uit tab 'Actie-templates worden een of meerdere acties gestempeld die automatisch door Coachview worden uitgevoerd. Wordt deze tab rood gekleurd? Dan is er een actie afgekeurd en niet uitgevoerd.
Actie-templates:
Coachview voegt automatisch drie actie templates toe, die je in deze tab terugvind.
  1. Mailchimp - 'MailChimp  - doelgroeppersoon toevoegen: wordt een persoon toegevoegd aan de doelgroep dan wordt er een actie aangemaakt die binnen 10 minuten deze persoon toevoegt aan MailChimp 'lijst'.
  2. Mailchimp - 'MailChimp  - doelgroeppersoon verwijderen: wordt een persoon verwijderd uit de doelgroep dan wordt er een actie aangemaakt die binnen 10 minuten deze persoon verwijdert uit de MailChimp 'lijst'.
  3. Mailchimp - 'MailChimp - persoon wijzigen: worden er gegevens in het persoonsdossier gewijzigd, dan wordt er een actie aangemaakt die binnen 10 minuten deze wijzigen in de MailChimp 'lijst' doorvoert.

Inrichting kenmerken en bepaal welke personen worden toegevoegd aan de doelgroep:
Klik in tab 'Algemeen' op de knop 'Bewerken'. Pas naar behoefte de naam aan en geef een omschrijving van deze doelgroep door op 'Vul omschrijving in' te klikken.
Bepaal met behulp van een of meerdere regels met een of meerdere kenmerken welke personen automatisch aan de doelgroep moeten worden toegevoegd en worden ingeschreven in de geïntegreerde MailChimp lijst.
Selecteer in regel 1 een kenmerk.
Selecteer met het vergrootglas een specifiek kenmerk. In dit voorbeeld een persoonscategorie.
  1. Aangevinkt betekent persoon moet voldoen aan, uitgevinkt betekent voldoet niet aan.
  2. Met het linkse kruis verwijder je het specifieke kenmerk. Met het rechtse kruis verwijder de regel.
Klik op 'en' om nog een extra kenmerk aan deze regel toe te voegen. Dat mag een zelfde soort kenmerk zijn of een ander.
Dit betekent dat een persoon aan al deze kenmerken tegelijkertijd moet voldoen om toegevoegd te worden aan deze doelgroep.
Voorbeeld:
Aan een persoonsdossier moet persoonscategorie 'Poolstalig' en 'Basis taalniveau' zijn toegevoegd, maar deze persoon mag niet werken op de afdeling 'Letselschade'.
Klik op 'of' om nog een regel met een of meerdere kenmerken toe te voegen.
Voorbeeld:
Aan een persoonsdossier moet persoonscategorie 'Poolstalig' zijn toegevoegd of de persoon met op de afdeling 'Letselschade' werken.
Klik op 'Opslaan' om de inrichting te bewaren. 

Wat gebeurt er vervolgens?
Heb je de kenmerken ingevuld en op opslaan geklikt? Dan worden alle personen die voldoen aan de kenmerken toegevoegd aan de doelgroep. Per persoon wordt er een actie aangemaakt en automatisch uitgevoerd. Deze actie zorgt ervoor dat de persoon wordt toegevoegd aan de MailChimp 'lijst'.

Zie aan de hand van het volgend voorbeeld wat er gebeurt. Medewerkers van het bedrijf 'InnoPhase' moeten worden toegevoegd als deze werken op de afdeling 'Implementatie en Training' en in het persoonsdossier  de categorie 'IP Nieuwsbrief' hebben staan. Alleen de blauw gearceerde personen mogen automatisch toegevoegd worden aan de doelgroep.
De doelgroep is als volgt ingericht.
De volgende personen worden automatisch toegevoegd aan de doelgroep.
Er worden automatisch 2 acties gestempeld.

Deze worden door Coachview automatisch uitgevoerd op 24 april. Kijk maar eens in de kolommen 'Start' en 'Uitvoering'.
Wordt een actie succesvol uitgevoerd? Dan wordt deze afgerond en verdwijnt uit de actielijst.
Wordt een actie afgekeurd? Dan blijft deze in de lijst staan en wordt rood gekleurd.
Zijn alle acties succesvol uitgevoerd dan zie je dat terug in de geïntegreerde MailChimp lijst in MailChimp. Daarbij worden de samenvoegvelden die in het Service center zijn geselecteerd in de lijst als kolommen weergegeven.