Manchmal müssen Sie nur ein einziges internes Dokument erstellen, drucken oder per E-Mail versenden. Zum Beispiel eine Anwesenheits- oder Teilnehmerliste für einen Lehrgang, ein Angebot für eine Bewerbung oder eine Übersicht über die registrierten Mitarbeiter eines Unternehmens. 


Als Beispiel werden Sie eine Anwesenheitsliste für eine Schulung erstellen, drucken und per E-Mail versenden. Hierfür benötigen Sie eine Dokumentvorlage, die die Anwesenheitsliste erstellt. Die Dokumentvorlage muss als Datengruppe "Bildung" enthalten.


Achtung: In diesem Artikel wird der Editor 3 verwendet.



So erstellen Sie die Anwesenheitsliste:
Öffnen Sie das Schulung und klicken Sie auf die Registerkarte "Dokumente".
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu".
Es öffnet sich die Suchmaske mit den Dokumentvorlagen. Suchen Sie die Dokumentvorlage und wählen Sie sie aus, indem Sie auf ihren Namen klicken.
Das Dokument wird erstellt und Sie gelangen auf die Registerkarte "Allgemein" im Bearbeitungsmodus. Hier können Sie u. a. den Namen und den Betreff (für die E-Mail) ändern. Klicken Sie auf "Speichern".
Klicken Sie auf die Registerkarte "Editor". Hier können Sie das erzeugte Dokument sehen.
  1. Den Inhalt des internen Dokuments können Sie bei Bedarf noch ändern. Vergessen Sie nicht, auf "Speichern" zu klicken.
  2. Wandeln Sie das Dokument in eine PDF-Datei um und drucken Sie es aus.
  3. Senden Sie das Dokument ab.

PDF / Drucken:
Klicken Sie auf die Schaltfläche "PDF/Drucken".Voorbeeld printen via Microsoft Edge (chromium)
Das Dokument kann im PDF-Format heruntergeladen werden.
Wenn Sie das Dokument öffnen, können Sie es ausdrucken. Das Drucken hängt von den Einstellungen Ihres Computers ab. Dies kann über ein PDF-Programm oder über den Browser erfolgen.

E-Mail:

Klicken Sie auf die Schaltfläche "E-Mail" und das Pop-up-Fenster "Dokument senden" wird geöffnet.

Was angezeigt wird, hängt von den Einstellungen auf der Registerkarte "Allgemein" der Dokumentvorlage ab.

Documenttemplate voorbeeld 1Document pop-up scherm verzenden voorbeeld 1
  1. Der Absender, in diesem Beispiel der Nutzer von Coachview, der die E-Mail verschicken wird.
  2. To' nicht ausgefüllt ist, müssen Sie eine E-Mail-Adresse selbst eingeben oder mit der Lupe auswählen.
  3. Der Betreff der E-Mail. Sie können dies vor dem Senden jederzeit ändern.
  4. Anlage, die standardmäßig gesendet werden muss, in diesem Beispiel ein externes Dokument, das mit dem Schulungsart hochgeladen wird. Sie können den Anhang vor dem Senden entfernen, indem Sie auf den Namen und das Kreuz klicken, und/oder weitere Anhänge hinzufügen.

Documenttemplate voorbeeld 2Document pop-up scherm verzenden voorbeeld 2
  1. Der Absender ist nun über den Menüpunkt "Geschäftsführung" und den Menüpunkt "E-Mail-Gruppen einrichten" zu einer E-Mail-Gruppe (allgemeine E-Mail-Adresse) gemacht worden.
  2. Das Feld "An" wird automatisch ausgefüllt und ist die E-Mail-Adresse der Kontaktperson 2 des Schulung (siehe Registerkarte "Allgemeines" des Schulung). Sie haben weiterhin die Möglichkeit, diese E-Mail-Adresse zu Löschen, indem Sie auf den Namen und das Kreuz klicken, und/oder eine oder mehrere E-Mail-Adressen hinzuzufügen, indem Sie die Lupe benutzen.
  3. Der Betreff der E-Mail. Sie können dies vor dem Senden jederzeit ändern.
  4. Es gibt keinen Anhang. Wenn Sie möchten, klicken Sie auf den Pfeil und wählen Sie einen oder mehrere Anhänge aus.

Bevor Sie die E-Mail durch Klicken auf die Schaltfläche "Senden" (2) versenden, können Sie eine Empfangs- und Lesebestätigung anfordern und die Anhänge komprimieren lassen (1).


Dokumentenhistorie (Kontrolle):
Möchten Sie die Historie des Dokuments überprüfen? Klicken Sie dann auf den Punkt 'i'.
  1. Was ist mit dem Dokument geschehen?
  2. Wer hat es geschickt.
  3. Wann sie abgeschickt wurde.
  4. Was war das Thema?
  5. Wer ist der Absender?
  6. Wer ist der Empfänger (To).
  7. Wurde ein CC / BCC gesendet und an wen.
  8. Wurden ein oder mehrere Anhänge gesendet.

Tipp:
Bevor Sie das Dokument erstellen, können Sie prüfen, ob das Dokument richtig zusammengesetzt ist.
Klicken Sie auf der Registerkarte "Dokumente" auf die Schaltfläche "Vorschau" und wählen Sie die Dokumentvorlage aus.
Ein Pop-up mit der Vorschau wird angezeigt, das Dokument ist noch nicht erstellt.

Bitte beachten: what you see is not what you get. Wenn Sie sicher sein wollen, dass das Layout des Dokuments (E-Mail oder Druck) korrekt ist, sollten Sie das Dokument wie oben beschrieben erstellen und per E-Mail versenden oder drucken.