Wie Sie in der Einführung Wie Sie gelesen haben, können Sie z. B. den verfügbaren Betrag und/oder die Anzahl der zu verdienenden Credits einer Person im Auge behalten. Dies geschieht durch die Einrichtung eines oder mehrerer Salden. Pro Saldo können eine oder mehrere Perioden eingegeben werden. Das Budget, das pro Periode festgelegt werden kann, bestimmt den maximalen Betrag, der ausgegeben werden kann, oder die maximale Anzahl von Credits, die erworben werden können. Die Zeiträume müssen nicht aufeinander folgen, dürfen sich aber nicht überschneiden.


Wo kann ich das tun?

Öffnen Sie Bilanz und klicken Sie dann auf die Registerkarte "Zeiträume".


Dazu gehen Sie wie folgt vor:


Schritt 1: Klicken Sie auf "Neu".

Schritt 2: Geben Sie diesem Zeitraum einen Namen.

Schritt 3: Bestimmen Sie das zuzuweisende Budget, z. B. die Anzahl der maximal zu erwerbenden Credits oder den                                 Höchstbetrag, der ausgegeben werden soll.

Schritt 4: Geben Sie das Datum von und bis ein.

Schritt 5: Klicken Sie auf "Speichern & Zurück", um einen weiteren Bilanzzeitraum hinzuzufügen oder

Schritt 6: Klicken Sie auf "Speichern", um diesen Zeitraum weiter einzurichten.


Verknüpfen Sie eine oder mehrere Schulungsarten mit dem Zeitraum:
Der Wert des abzuziehenden Betrags oder der zu gewährenden Gutschriften wird je nach Art der Schulungsart festgelegt. Der Besuch oder die Teilnahme an einem Kurs ist ausschlaggebend dafür, welcher Betrag endgültig vom persönlichen Verfügungsbetrag abgezogen wird oder wie viele Studienkredite der Person zugewiesen werden. Pro Person und Zeitraum wird dies als Restwert bezeichnet.

Schritt 1: Klicken Sie auf die Registerkarte "Art/Gehaltszeitraum".

Schritt 2: Klicken Sie auf "Hinzufügen".

Schritt 3: Geben Sie einen Wert ein; wie viele Credits können hinzugefügt werden oder welcher Betrag wird vom auszahlbaren                Betrag abgezogen.

Schritt 4: Wählen Sie eine oder mehrere Schulungsarten aus, indem Sie auf die Zeile klicken.

Schritt 5: Klicken Sie auf "Hinzufügen".

Schritt 6: Wenn Sie weitere Schulungsarten hinzufügen möchten, jedoch mit einem anderen Wert, wiederholen Sie die                           Schritte 2 bis 5.


Klicken Sie in der Suchmaske auf 'Details' um den zugewiesenen Wert zu ändern oder den hinzugefügten Schulungsart zu löschen.

Verknüpfen Sie eine oder mehrere Personen mit dem Zeitraum:

Fügen Sie dem Zeitraum eine oder mehrere Personen hinzu, für die der verfügbare Betrag oder die Gutschriften verfolgt werden sollen.


Schritt 1: Klicken Sie auf die Registerkarte "Zeiträume".

Schritt 2: Klicken Sie auf "Neu".

Schritt 3: Wählen Sie eine Person aus (geben Sie den Nachnamen ein oder wählen Sie die Person über die Lupe aus).

Schritt 4: Füllen Sie das Budget aus; dies kann dem für den Zeitraum zugewiesenen Budget entsprechen, es kann sein, dass                    die Person nach der Hälfte des Zeitraums hinzukommt und daher weniger Budget erhält, oder es wurde                                   beschlossen, zusätzliches Budget zuzuweisen.

Schritt 5: Klicken Sie auf "Speichern & Zurück", um die Person hinzuzufügen und zur Suchmaske zurückzukehren.


Bitte beachten Sie: Wenn Sie das Budget für eine Periode erhöhen oder verringern, werden die Budgets der Personen, die der Periode hinzugefügt wurden, nicht erhöht oder verringert. Personen, die neu in den Zeitraum aufgenommen werden, erhalten das neu zugewiesene Budget.

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Klicken Sie in der Suchmaske auf "Details", um die Daten der Person anzuzeigen, zu ändern oder zu löschen.

In der Registerkarte "Allgemein" sehen Sie in einer Übersicht das ermittelte Budget, den bisher ausgegebenen oder erhaltenen Betrag (Mutation) und den noch auszugebenden oder zu erhaltenden Betrag (Rest).


Über die Registerkarte "Mutationen" können Sie sich einen Überblick über alle automatisch oder manuell bearbeiteten Mutationen verschaffen.

Es ist auch möglich, selbst eine Mutation hinzuzufügen.

Schritt 1: Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu".

Schritt 2: Geben Sie ein Datum (bestimmt den Zeitraum), einen Wert und eventuelle Bemerkungen ein.

Schritt 3: Kreuzen Sie "Endgültig" an, wenn der Wert weitergegeben werden kann.

Schritt 4: Klicken Sie auf "Speichern und zurück".


Beispiel:

Dies ist der Zeitraum "Akademisches Jahr 2016" (1), der dem Saldo "Credits" hinzugefügt wird.

Das zuzuweisende Budget (2) ist "50", in diesem Beispiel die maximale Anzahl der zu erreichenden Credits.

Der Zeitraum (3), in dem diese Kredite erworben werden können, läuft vom 1. Januar 2016 bis zum 31. Dezember 2016.


Der Zeitraum "Studienjahr 2016" wurde um vier Schulungsarten erweitert.

Mit der Schaltfläche "Hinzufügen" (1) können Sie einen weiteren Schulungsarten hinzufügen (3).

Für jeden Schulungsarten bestimmen Sie den Wert, die Anzahl der zu erwerbenden Credits (2),

Mit "Details" (4) können Sie den Wert ändern oder den hinzugefügten Schulungsart löschen.


Über die Schaltfläche "Neu" (1) wird dem Zeitraum eine Person (2) hinzugefügt. Für diese Person wird nun die Anzahl der Credits für diesen Zeitraum (6) erfasst.

Absolviert diese Person eine Schulung, die mit einer zu dieser Periode hinzugefügten Schulungsart durchgeführt wurde, und stimmt die in der Bilanz ermittelte Mutationsart und der Mutationszeitpunkt überein, so wird der in der Schulungsart ermittelte Wert als Mutationssumme (4) zugeordnet. Der Restwert (5), Budget (3) - Mutationssumme (4), bestimmt, welche Kredite noch ausstehen.


Übernehmen Sie den Restwert:

Es ist möglich, den Restwert der vorangegangenen Periode in eine neue Periode zu übernehmen.

Dies ist ein Standardwert für neue Bilanzperioden mit dieser Bilanz. Zu Beginn einer neuen Bilanzperiode wird der Restwert aus der Vorperiode bereits übernommen. 

Sie können dies in der Waage einstellen.


Wenn die Periode bereits erstellt wurde und Sie den alten Saldo übernehmen wollen, müssen Sie zuerst diese Einstellung im Saldo ändern und dann das Kästchen neben der Periode ankreuzen. Wenn dies angekreuzt ist, erscheint eine Option zur Auswahl des vorherigen Zeitraums.

Ab dem Zeitpunkt, an dem das Häkchen in der eingestellten Bilanz gesetzt wird, wird diese automatisch beim Anlegen der nächsten Perioden übernommen.


Der Restwert wird in den vorangegangenen Perioden auf 0 gesetzt. Dies ist bei den Ausgleichsbewegungen zu finden

Nehmen Sie Änderungen für mehrere Personen gleichzeitig vor, indem Sie einen Schulung beschreiben:

Wenn Sie sich in der Übersicht der Saldenbewegungen befinden, gibt es eine Schaltfläche zum Bearbeiten. 

Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten und markieren Sie die Mutationen, deren Wert Sie ersetzen möchten. Wenn Sie auf Speichern klicken, werden die ausgewählten Mutationen mit dem neuen Wert aktualisiert.

Achtung: Dies ist nur bei Werten möglich, die auf 0 gesetzt sind.


Bezeichnung der Mutation/Korrektur der Mutation eingeben:

Wenn eine Mutation manuell erstellt wird, kann ein Name (max. 255 Zeichen) eingegeben werden. Bei automatisch erstellten Mutationen ist der Standardname der Ausbildungsauftrag.

Alle Mutationen (sowohl manuelle als auch automatische) können bearbeitet werden.  

Der Mutationsname kann auch im Portal auf dem Profil der Teilnehmer verwendet werden. Die Teilnehmer sehen dann auch den Namen der Mutation und nicht nur den Schulungnamen.