Case.

Waarom?
Trainingen zijn gepland en deelnemers zijn ingeschreven. De aanvragen staan klaar en zijn gecontroleerd. Er mag dus gefactureerd worden, maar je wilt het het factureringsproces automatisch en dus efficiënter laten verlopen. Daarmee zorg je ervoor dat de facturen sneller zijn gemaakt en verstuurd. Betalingen zullen daarom ook sneller binnenkomen.

Wat gebeurd er?
Het automatisch factureren bestaat uit twee stappen:
  1. Er wordt automatisch een conceptfactuur aangemaakt. Dit gebeurt met behulp van een actie bij de aanvraag. Daarbij wordt de aanvraag in zijn geheel gefactureerd.
  2. Door het aanmaken van de conceptfactuur wordt een nieuwe actie klaargezet bij de factuur, die de conceptfactuur op definitief zet. De factuur wordt vervolgens verzonden met behulp van de instellingen in de actie template.

Wat is er nodig?
  1. Een actie template die een automatische actie aanmaakt bij de aanvraag en de conceptfactuur maakt.
  2. Een actie template die een automatische actie aanmaakt bij de factuur en de factuur op definitief zet en verstuurd.

Stap 1: actie template aanmaken conceptfactuur:
Naam: Factureren stap 1 - Maak conceptfactuur voor aanvraag: [Aanvraag:AanvraagNr] | [Aanvraag:EindDatumOpleiding] of [Aanvraag:StartDatumOpleiding]
Uitvoering:Automatisch
Datagroep:Aanvraag
Proces:Factuur aanmaken
Gebeurtenis:Aanvraag is aangemaakt
Timing:
Gerelateerd aan de opleiding:
  1. X aantal dagen, weken, maanden na optreden gebeurtenis, wanneer de aanvraag wordt aangemaakt. Direct bij inschrijving deelnemer versturen factuur.
  2. X aantal dagen, weken, maanden voor of na start opleiding. Daarbij kun je een tijd instellen.
  3. X aantal dagen, weken, maanden voor of na einde opleiding. Daarbij kun je een tijd instellen.
Voorwaarden:
  1. Status (aanvraag): ingepland of afgerond. Daarmee voorkom je dat een inschrijving op de wachtlijst of een vervallen inschrijving wordt gefactureerd.
  2. Verkoopstatus: Order. Als de verkoopstatus niet op order staat kan er niet gefactureerd worden en wordt de actie afgekeurd.


Stap 2: actie template factuur op definitief zetten en versturen:
Naam: Factureren stap 2 - Maak definitieve Factuur [Factuur:Nummer] en verzend [Debiteur:AdresseringSamengesteld]
Uitvoering:Automatisch
Datagroep:Factuur
Proces:Concept factuur definitief maken en verzenden
Gebeurtenis:Factuur is aangemaakt.
Timing:
  1. X aantal dagen, weken, maanden na optreden gebeurtenis, wanneer de conceptfactuur is aangemaakt.
  2. X aantal dagen voor/na factuurdatum.
E-mailadres afzender:Dit e-mailadres wordt gebruikt als afzender van het begeleidend schrijven bij het verzenden van de factuur. Is deze bepaald via menu 'Service center' en menu-item 'Opties', zie optie 'Factuur afzender e-mailadres' in panel 'Factuur verzenden/printen'? Dan wordt deze automatisch ingevuld. Zelf een afzender selecteren kan via het vergrootglas. Daarvoor moet je een of meerdere e-mailgroepen hebben aangemaakt.
E-mail-template:Dit document template wordt gebruikt als begeleidend schrijven bij het verzenden van een factuur. Is deze bepaald via menu 'Service center' en menu-item 'Opties', zie optie 'Factuur begeleidend schrijven' in panel 'Factuur verzenden/printen'? Dan wordt deze automatisch ingevuld. Zelf een template selecteren kan via het vergrootglas.
Factuur template:Deze document template wordt gebruikt om de factuur te genereren als PDF bij het verzenden van een factuur. Is deze bepaald via menu 'Service center' en menu-item 'Opties', zie optie 'Factuur e-mail template' in panel 'Factuur verzenden/printen'? Dan wordt deze automatisch ingevuld. Zelf een template selecteren kan via het vergrootglas.
Voeg UBL bijlage toe:Geef aan of tijdens het verzenden van een factuur een UBL-factuur als bijlage toegevoegd moet worden. Meer weten over de UBL bijlage? eFactureren: het elektronisch versturen van een factuur in UBL formaat.
Gebruik de factuurtemplate die bij de betaalwijze is aangegeven:Heb je bij de aanvraag / factuur een betaalwijze ingesteld en vink je deze optie aan? Dan wordt de factuurtemplate gebruikt voor het genereren van de PDF bijlage, die is aangegeven bij de betaalwijze.
Gebruik afzender en ontvangers van de e-mail template:Vink je deze optie aan? Dan wordt de afzender en ontvanger(s) gebruikt die zijn ingesteld in de document template die het begeleidend schrijven verstuurt.
Timing:X aantal dagen, weken, maanden bij optreden gebeurtenis, wanneer de factuur wordt aangemaakt.
Voorwaarden:Geen

Activeren:
Per opleiding bepaal je of deze automatisch gefactureerd mag worden door de beide actie templates te koppelen aan de opleidingssoort. Maak je gebruik van originelen en varianten? Kan een deelnemer ingeschreven worden met behulp van de originele opleidingssoort dan moet je beide actie templates toevoegen aan deze opleidingssoort. Kan een deelnemer ingeschreven worden met behulp van een variante opleidingssoort dan moet je ook hier beide actie templates toevoegen.

Aandachtspunten:
  1. Het automatisch factureren in termijnen is gedeeltelijk mogelijk. Stap 1, het maken van de conceptfacturen, moet handmatig gebeuren. Zijn de termijn conceptfacturen gemaakt? Stap 2, het definitief maken en verzenden, gebeurt dan automatisch. Zorg dat de timing op x aantal dagen voor/na factuurdatum staat.
  2. De aanvraag wordt voor 100% gefactureerd. Wil je toch dat er eerst 70% gefactureerd wordt en op een later tijdstip 30%? Maak dan eerst handmatig de eerste conceptfactuur voor 70% aan. Het definitief maken en verzenden gebeurt automatisch. Pas de voorwaarden aan in de actie template voor stap 1, het maken van de conceptfacturen. Voeg als voorwaarde 'Financiële status' -> 'Deelfacturatie' toe. Op het moment dat je handmatig de eerste conceptfactuur hebt aangemaakt, verschijnt de actie voor stap 1 bij de aanvraag. De rest zal nu automatisch gefactureerd worden.
  3. Is de aanvraag al voor 100% gefactureerd? Er volgt geen foutmelding, de actie wordt afgerond.
  4. Is de factuur al definitief? Er volgt geen foutmelding, de actie wordt afgerond.
  5. Het automatisch versturen van de factuur gebeurt maar één keer. Wordt in de aanvraag de prijs gewijzigd door wijzigingen aan te brengen aan een of meerdere verkoopregels? Dan zul je de factuur handmatig moeten versturen.

Wanneer wordt de actie afgekeurd?
  1. Meerdere debiteuren, vastgelegd in de verkoopregels, nog niet mogelijk.
  2. De verkoopstatus staat niet op 'order'.
  3. Er zijn geen verkoopregel(s) toegevoegd aan de aanvraag.
  4. E-mailadres 'afzender' en/of 'aan' kan niet bepaald worden.
  5. In het debiteurendossier is als optie voor 'Verzendwijze facturen' gekozen voor 'Onbekend' of 'Print'.

Bij een foutmelding wordt de actie afgekeurd maar niet afgerond. De actie blijft dus zichtbaar in de actietab. Als je de actie opent vind je informatie over de foutmelding. Los het probleem op, ga terug naar de actie en klik op de knop 'Uitvoeren'.