LET OP: Dit artikel is alleen bedoeld voor klanten die Coachview al gebruiken vanaf een periode vóór 21-08-2019.


Vanaf 20-08-2019 maakt Coachview gebruik van een nieuwe versie van de editor voor het maken van document templates. Belangrijk om te weten is dat:

  1. Nieuwe document templates vanaf 21-08-2019 alleen gemaakt kunnen worden met deze nieuwe versie editor.
  2. Bestaande document templates (gemaakt met de 'oude editor') blijven op dezelfde manier werken als voorheen. Je hebt uiteraard wel de mogelijkheid om deze om te zetten naar de nieuwe versie.



Hieronder hebben we over beide bovenstaande punten uitgelegd waarom dit zo werkt en waar je op moet letten als je dit gaat uitvoeren.


1. Nieuw document template maken (in nieuwe versie van document editor)

Waarom moet dit in de nieuwe versie?

Document templates maken was voorheen in Coachview Complex. Daarom hebben we samen met onze gebruikers gewerkt aan een makkelijkere manier om templates te bouwen zonder dat je vaak vastloopt. Uiteindelijk wordt hierdoor de oude editor langzaam uitgefaseerd.


Waar moet je rekening mee houden als je nieuwe document templates maak in de nieuwe editor?


1. Zorg dat je op de hoogte bent van hoe deze nieuwe editor werkt, dit kan door:

        - Het volgen van gratis e-learning beginner

        - Deelnemen aan onze gratis workshop

        - Het lezen van kennisbankartikelen

2. Zorg dat je de in nieuwe versie van de stylesheets checkt of hierin de opmaak gedefinieerd staat zoals het voor jou wenselijk is. 


- Waarom moet je dit doen?
Met deze nieuwe editor is er ook een nieuwe versie van de stylesheet in jullie omgeving geplaatst omdat de opmaak hiervoor iets anders uitgelezen wordt. Je hebt nu dus (minimaal) 2 stylesheets, 1 voor document templates die gemaakt zijn met de oude versie van de document editor en 1 voor document templates die gemaakt zijn met de nieuwe versie.


- Wat moet je doen?
Bij het maken van een nieuw document template wordt automatisch/standaard de 'juiste nieuwe' versie van de stylesheet gekoppeld. Het enige wat je moet doen is kijken of de stylesheet de opmaak definieert zoals je die wenst en eventueel aanpassen. Dit doe je eenmalig en hoef je daarna voor alle volgende aan te maken document templates niet te herhalen. Hoe je dat doet lees je stap voor stap in dit artikel.


3. Standaard worden de marges van deze nieuwe document editor op 0 mm gezet, voorheen in de oude editor stonden deze standaard op 19 mm.
Bij het versturen van mails heb je in principe geen marges nodig en kun je deze instellingen negeren. Bij het genereren van documenten als certificaten of andere documenten die je als bijlages toevoegt (zoals presentielijsten of facturen) heb je nu 2 opties om de marges in te stellen, zorg dat je er 1 kiest; je kunt dit instellen bij marges in het optiescherm algemeen of via blokken (verdere uitleg over blokken vind je in de e-learning)


2. Bestaand document template omzetten naar nieuwe editor

Waarom zou je dit omzetten naar de nieuwe editor?

Belangrijk om te weten is dat dit (voorlopig) geen noodzaak is (de oude editor blijft nog werken). Maar de nieuwe editor werkt veel makkelijker en sneller, hiermee kun je veel document templates zelfstandig bewerken. We passen vanuit de helpdesk geen document templates meer aan in de oude editor, in de nieuwe editor helpen we je met uitleggen hoe je dit kunt doen. 


Waar moet ik rekening mee houden als ik bestaande document templates 'omzet' naar de nieuwe editor?


1. Zorg dat je altijd een back-up plan hebt voordat je een document template gaat omzetten.
Maak dus altijd een kopie van je document template (bewerken > kopiëren) en zet deze kopie-versie op inactief omdat je deze hopelijk niet nodig hebt, maar wel altijd een mogelijkheid geeft om terug te grijpen naar je oude document template. Je kiest altijd om de kopie op inactief te zetten omdat de orginele versie waarschijnlijk gekoppeld zit aan een actie template en die koppeling behouden blijft bij het inhoudelijk wijzigen van het document template.


2. Pas de stylesheet aan

1. Zorg dat de nieuwe versie van de stylesheet gekoppeld zit, dat wil zeggen stylesheet genaamd "Default3.0" (dit herhaal je steeds bij het omzetten van iedere document template)

2. Zorg dat je deze nieuwe versie van de stylesheet checkt of hierin de opmaak gedefinieerd staat zoals voor jou wenselijk is. (dit is eenmalig wanneer je de eerste keer deze stylesheet gebruikt, dit herhaal je niet bij het aanmaken/omzetten van volgende document templates). 


- Waarom?

Met deze nieuwe versie is er ook een nieuwe versie van de stylesheet in jullie omgeving geplaatst omdat de opmaak hiervoor iets anders uitgelezen wordt. Je hebt nu dus (minimaal) 2 stylesheets, 1 voor document templates die gemaakt zijn met de oude versie van de document editor en 1 voor document templates die gemaakt zijn met de nieuwe versie.


- Wat moet ik doen?
Het enige wat je moet doen is kijken of de stylesheet de opmaak definieert zoals je die wenst en eventueel aanpassen. Dit doe je eenmalig en hoef je daarna voor alle volgende aan te maken document templates niet te herhalen. Hoe je dat doet lees je in dit artikel.


3. Standaard worden de marges van document templates in de nieuwe editor op 0 mm gezet, voorheen in de oude editor stonden deze standaard op 19 mm.Bij het versturen van mails heb je in principe geen marge instelling nodig en kun je deze instellingen negeren. Bij het genereren van documenten als certificaten of andere documenten die je als bijlages toevoegt (zoals presentielijsten of facturen) heb je nu 2 opties om de marges in te stellen, zorg dat je er 1 kiest; je kunt dit instellen via marges via de tab algemeen of via blokken (verdere uitleg over blokken vind je in de e-learning)


4. De samenvoegcodes controleren en testen
De samenvoegcodes en herhalingen/loopjes worden op een iets andere manier door Coachview verwerkt in de nieuwe editor. Controleer daarom altijd, wanneer je een document template hebt opgeslagen in de nieuwe editor, of dat bij het genereren van het document de samenvoegcodes nog goed werken. Gebruik bijvoorbeeld een testopleiding of een opleiding uit het verleden om een document te genereren en te mailen.
Werken de samenvoegcodes niet meer? Zorg dan dat je deze codes uit het document template haalt en opnieuw toevoegt en controleer het nogmaals door het document te genereren.