Introductie.
Ervaren Expert
Heb je de factuur verstuurd? Dan wil je dat Coachview bijhoudt welke facturen herinnerd moeten worden. Deze herinneringen worden door Coachview via een e-mail verstuurd, waarbij een kopie van de factuur automatisch als bijlage moet worden toegevoegd.

Wanneer?
Wordt de factuur op definitief gezet, er wordt een factuurnummer toegekend, dan wordt er een actie aangemaakt die er voor zorgt dat er een e-mail verstuurd wordt bij een te late betaling. Wanneer een factuur te laat betaald is hangt af van de ingestelde betalingstermijn. Deze betalingstermijn kun je vinden in het scherm met opties via functiegroep 'Service center' en functie 'Opties'.


Let op: het kan zijn dat in het debiteurendossier een afwijkende betalingstermijn staat ingesteld.



Voorwaarde.
  1. Het is belangrijk dat je de betalingen goed registreert in Coachview.
  2. E-mailadres in het debiteurendossier juist is ingesteld.

Wat heb je nodig?
  1. Documenttemplate om de kopiefactuur als PDF bijlage te kunnen bijvoegen, op datagroep 'Factuur'.
  2. Documenttemplate om de herinnering als e-mail te versturen, op datagroep 'Factuur'.
  3. Actietemplate op datagroep 'Factuur'.
  4. Opleidingssoort waar je de actietemplate aan toevoegt.


1. en 2. Documenttemplate e-mail en kopiefactuur.
Maak een documenttemplate die gebruikt wordt als factuurbijlage. Dat kan de template zijn die je gebruikt voor het versturen van de eerste factuur. Je kunt deze ook kopiƫren en aangeven dat het een kopiefactuur (B) betreft.


A: Datagroep is 'Factuur'.

Maak een documenttemplate voor het versturen van de e-mail met behulp van datagroep 'Factuur'.

A: Datagroep is 'Factuur'.
B: Afzender moet zijn ingevuld, dit moet een e-mailgroep zijn ('Beheer' -> 'Instellen e-mailgroepen').
B: Aan moet ingevuld zijn, je kunt het beste 'Factuur - debiteur e-mailadres' selecteren. Dat is het e-mailadres waar de eerste factuur naar toe is gestuurd.
C: Voeg de factuurdocumenttemplate als bijlage toe.
D: Zorg ervoor dat de e-mail ook zichtbaar is in het bedrijfsdossier van de debiteur, in het debiteurendossier en (mits ingesteld) in het persoonsdossier van de contactpersoon van de debiteur.



3. Actietemplate.
Maak de actietemplate met behulp van deze gegevens:

A:
Datagroep
Factuur.
B:
Uitvoering
Automatisch.
C:
Proces
Versturen e-mail.
D:
Gebeurtenis
Factuur is op definitief gezet.
E:
E-mailtemplate
Documenttemplate e-mail versturen herinnering.
F:
Timing
Startdatum <aantal dagen/weken/maanden> na factuurvervaldatum.
Einddatum <aantal dagen/weken/maanden> na factuurvervaldatum.
G:
Factuur is betaald
Selecteer optie 'nee'.
H:
Actie aanmaken
Selecteer optie 'altijd'.
I:
Actie tonen bij
Bedrijf (debiteur)
Debiteur
Persoon (debiteur)




4. Koppel de actietemplate aan een of meerdere opleidingssoorten.
Het is nu nog niet mogelijk om een of meerdere opleidingssoorten toe te voegen aan de actietemplate. De tab 'Opleidingssoorten' wordt bij deze actietemplate niet getoond.
  1. Zoek de opleidingssoort.
  2. Open de opleidingssoort door op de naam te klikken.
  3. Klik op de tab 'Actietemplates'.
  4. Klik op de knop 'Toevoegen'.
  5. Zoek en selecteer de actietemplate door op de regel te klikken, er wordt een vinkje geplaatst.
  6. Klik op de knop 'Toevoegen'.


5. Zelf versturen van de herinneringen.
Wil je niet dat de herinneringen automatisch verstuurd worden? Dan kun je de uitvoering in de actietemplate ook terugzetten naar 'handmatig'. De actie(template) is nu semi-automatisch. De actie wordt klaargezet maar niet automatisch uitgevoerd. Dat kun jij zelf doen door de actie te selecteren en op 'Uitvoeren' te klikken. Dit gaat makkelijk via de functie 'Actie' (functiegroep 'Zoek').
  1. In het actie zoekscherm vul je de volgende zoekcriteria in:
  2. Klik op 'Zoeken' en op 'Bewerken'.
  3. Vink de acties aan van facturen die inmiddels betaald zijn.
  4. Klik op 'Rond af', deze acties hoeven niet meer uitgevoerd te worden.
  5. Klik nogmaals op 'Bewerken'.
  6. Vink de acties aan die mogen worden uitgevoerd (A).
  7. Klik op 'Uitvoeren' (B).