Introductie.
Zoals je in de introductie kunt lezen is een verzamelfactuur anders dan een normale factuur. Met een normale factuur factureer je de kosten van één aanvraag, samengesteld met behulp van één opleidingssoort, voor één debiteur. Maak je gebruik van een verzamelfactuur dan verwerk je meerdere aanvragen van verschillende opleidingssoorten op één factuur.

Voorbeeld.

Stel maandelijkse één factuur samen van alle inschrijvingen die in december 2017 zijn binnen gekomen, en die nog niet, of deels, gefactureerd zijn.
Dit zijn de aanvragen voor debiteur 'InnoPhase B.V.'


Alleen aanvragen die order zijn geworden in december en waarvan de opleidingen zijn geweest (= status 'Uitgevoerd') mogen op één factuur gefactureerd worden.
  1. Dit zijn dus de groen omlijnde aanvragen 07938, 07939 en 07940. Voor aanvraag 07940 is al een factuur gemaakt. Aanvraag 07939 heeft 9 verkoopregels, waarvan 8 verkoopregels staan op debiteur 'InnoPhase' en 1 verkoopregel op debiteur 'Johanneske Alleman'. Dit is een van de deelnemers die zelf de kosten betaald. Deze verkoopregel mag dus niet automatisch meegenomen worden op de verzamelfactuur.
  2. De oranje omlijnde aanvraag 07941 mag niet gefactureerd worden omdat deze de status 'Wachtlijst' heeft. Ondanks dat de orderdatum in december 2017 valt.
  3. Aanvraag 07942, rood omlijnd, mag niet gefactureerd worden omdat de orderdatum in januari 2018 valt.

Hoe je dit doet via de aanvraag lees je hieronder.


Voorbeeld via de aanvraag 07938.
  1. Open aanvraag 07938. Dit kan via het zoekscherm 'Aanvraag' of via het bedrijfsdossier van InnoPhase B.V. en tab 'Aanvragen'. Klik op het nummer 07938 om de aanvraag te openen.
  2. Klik op de tab 'Facturen'.
  3. Klik op de knop 'Nieuw' om het scherm 'Maak factuur van aanvraag' te openen.
  4. Het scherm heeft 3 tabjes, je komt automatisch terecht in de tab 'Verkoopregels':
    1. Debiteur: gegevens over de debiteur.
    2. Verkoopregels: welke aanvragen / verkoopregels kunnen gefactureerd worden.
    3. Facturen: overzicht van de gemaakte facturen.
Let op: heb je bij de oorspronkelijke aanvraag, dus waaruit je start, verkoopregels met meerdere debiteuren? Dan komt je terecht op de tab 'Debiteur'. Je moet nu eerst een van de debiteuren selecteren waarvoor je de verzamelfactuur maakt.
  1. Alle aanvragen die nog niet, of niet volledig, zijn gefactureerd worden getoond.
    1. Alle verkoopregels van aanvraag 07938 zijn al voor je geselecteerd.
    2. De verkoopregel van aanvraag 07939 die de deelnemer zelf gaat betalen wordt niet getoond. Voor deze verkoopregel is InnoPhase B.V. niet als debiteur ingesteld.
    3. De verkoopregel van aanvraag 07940 die al is gefactureerd wordt  niet getoond.
  2. Selecteer de verkoopregels die je wilt factureren door op het hokje te klikken. Selecteer je het vakje dat voor 'Gefactureerd%' staat? Dan worden voor die aanvraag alle verkoopregels geselecteerd (aangevinkt). Elke verkoopregel kun je apart weer wel of niet selecteren, dus aan- of uitvinken.
  3. Klik op de  knop 'Volgende'. Je komt terecht in de tab 'Facturen'.
    1. A: wil je een of meerdere verkoopregels in gedeeltes factureren dan kun je hier de percentage per verkoopregel instellen.
    2. B: Wijzig de factuurdatum.
    3. C: stel het aantal termijnen in.
  4. Je kunt altijd weer terug naar de vorige tab 'Verkoopregels' om de selectie van verkoopregels te wijzigen.
  5. Pas naar behoefte de factuurdatum aan en het aantal termijnen.
  6. Klik op 'Maak factuur' om de verzamelfactuur samen te stellen.
  7. Ben je klaar? Dan heb je nog twee mogelijkheden:
    1. Klik op de knop 'Vorige' of op de tab 'Verkoopregels'. Selecteer de niet gefactureerde verkoopregels en klik op de knop 'Volgende' om een nieuwe factuur samen te stellen.
    2. Verlaat dan het scherm door rechtsboven op het kruisje te klikken.
  8. De 'concept' factuur of facturen zijn gemaakt.


De factuur die je gemaakt hebt is overigens te zien in de tab 'Facturen' van elke geselecteerde aanvraag.