Introductie.
Beginner Ervaren Expert
De aanvraag is de spin in het web voor wat betreft de verkoop en de facturering. Het maken van een offerte, opdracht of factuur gebeurt met behulp van een aanvraag. In de aanvraag bepaal je door de keuze van de opleidingssoort de opleiding, de debiteur, leg je de deelnemers vast en bepaal je de prijs middels verkoopregels. Vanuit de aanvraag maak je offertes. Na opdracht creëer je vanuit de aanvraag de opleiding of schrijf je een of meerdere deelnemers in bij een of meerdere opleidingen en genereer je een of meerdere facturen. Gaat de aanvraag niet door dan laat je deze vervallen. Schrijf je een deelnemer handmatig of via de webaanvraag direct in op een opleiding? Dan wordt er door Coachview automatisch een aanvraag gemaakt. De aanvraag kent twee belangrijke statussen, de verkoopstatus en de financiële status. De verkoopstatus bepaalt in welk stadium de aanvraag zich bevind, de financiële status bepaalt of er gefactureerd moet worden.

In de aanvraag bepaal je:

  1. De debiteur, diegene die de factuur betaalt.
  2. Wat de definitieve prijs is.
  3. Of de factuur geldt voor één deelnemer of voor een groep deelnemers, al dan niet anoniem.
  4. Dat direct opdracht is gegeven en er gefactureerd mag worden, of dat eerst het offerte traject doorlopen moet worden.
  5. In termijnen gefactureerd gaat worden.
  6. Wie de contactpersoon is die de correspondentie rondom de aanvraag en de opleiding ontvangt.
Bekijk deze korte instructie (1:48) voor het werkproces rondom een aanvraag.

Maak je geen gebruik van de verkoop & facturering module? Dan worden er toch aanvragen automatisch gemaakt, of kun je zelf een aanvraag maken. In de aanvraag zie je alleen de status van de aanvraag, en kun je de prijs niet bepalen of factureren. Waarom heb je dan toch een aanvraag nodig? Omdat je correspondentie stuurt naar de contactpersoon als het een bedrijfstraining betreft., De deelnemer of groep deelnemers moeten eerst op de wachtlijst geplaatst worden. Je hebt ook een aanvraag nodig als je onbekende/anonieme deelnemers op de opleiding wilt inschrijven.

Door het instellen van de parameter 'Aanvraag automatisch order' zorg je ervoor dat een aanvraag automatisch de verkoopstatus 'Order' en de financiële status 'Te factureren' krijgt. Je slaat dus de verkoopstatussen 'Initieel' en 'Aangeboden' over. De verkoopstatus 'Order' kan altijd handmatig weer op 'Aangeboden' of Initieel' gezet worden, bijvoorbeeld voor het maken van een offerte. Deze parameter stel je in via functiegroep 'Service center' en de functie 'Opties'.


De statussen van een aavraag.
Een aanvraag kent drie verschillende soorten statussen. Deze vertellen je het volgende:

Naam
Welke statussen zijn mogelijk?
Door wie bepaald?
Status van de aanvraag:
  1. Wachtlijst: de deelnemer(s) zijn nog niet ingeschreven op een opleiding.
  2. Ingepland: de deelnemer(s) zijn ingeschreven op een opleiding die nog moet beginnen of begonnen is.
  3. Uitgevoerd: de deelnemer(s) zijn ingeschreven op een opleiding waarvan de laatste les is geweest, maar waarvan de administratie nog niet is afgerond.
  4. Afgerond: de deelnemer(s) zijn ingeschreven op een opleiding waarvan de laatste les is geweest, maar waarvan de administratie is afgerond.
  5. Vervallen: de deelnemers zijn verwijderd uit de opleiding en de opleiding is geannuleerd.
Coachview.
Verkoopstatus:
  1. Initieel: je hebt net de aanvraag gemaakt en moet nog bepalen of je het offerte traject ingaat of dat er opdracht is gegeven.
  2. Aangeboden: je hebt de offerte gemaakt en verstuurd.
  3. Order: er is opdracht gegeven.
  4. Vervallen: de offerte gaat niet door.
Jijzelf.
Financiële status:
  1. Geen: je kunt nog geen facturen maken.
  2. Te factureren: je kunt facturen maken
  3. Deel-facturatie: er is een gedeelte gefactureerd.
  4. Gefactureerd: alles is gefactureerd.
Coachview.






















A = Status van de aanvraag.
= Verkoopstatus.
= Financiële status.


Wanneer wordt een aanvraag gemaakt?
Een aanvraag kan handmatig aangemaakt worden, of wordt automatisch door Coachview voor jou gemaakt.


Moet jij doen (handmatig)
Doet Coachview voor je (automatisch)
Verkoopstatus
Factuurstatus
Er is interesse in een opleiding en je gaat het offerte traject in. Denk daarbij aan een bedrijfstraining.


Aangeboden
Geen
Je schrijft een deelnemer zelf direct in op de opleiding. Dit geldt bijvoorbeeld voor een open inschrijving.


Order
Te factureren
Er komt een inschrijving, webaanvraag, binnen via jouw website of jouw opleidingsportaal. De webaanvraag wordt verwerkt, de deelnemer of groep deelnemers worden op de wachtlijst geplaatst.


Aangeboden
Geen
Er komt een inschrijving, webaanvraag, binnen via jouw website of jouw opleidingsportaal. De webaanvraag wordt verwerkt, de deelnemer of groep deelnemers worden direct ingeschreven op de opleiding.


Order
Te factureren.