Introductie.
Via de functiegroep ‘Beheer’ en de functie ‘Internetagenda’ richt je één of meerdere internetagenda’s in.
Je kunt internetagenda’s aanmaken op drie niveaus:
  1. Algemeen: dit zijn alle of een beperkt aantal geplande opleidingen die niet zijn geannuleerd.
  2. Docent: alle niet geannuleerde opleidingen waar de gekozen docent is ingepland.
  3. Persoon: alle niet geannuleerde opleiding(en) waar de deelnemer is ingeschreven.

1. Maak een nieuwe algemene internetagenda in Coachview:
Een algemene internetagenda koppelt alle of een beperkt aantal opleidingen die niet zijn geannuleerd aan bijvoorbeeld jouw agenda. Het is mogelijk om meerdere algemene internetagenda’s te maken. Je kunt dus ook voor meerdere collega's, denk aan de receptie, catering, facilitair bedrijf of managers, een internet agenda aanmaken en koppelen.

Je bepaalt zelf welke opleidingen getoond worden:
  1. Alle opleidingen.
  2. Alleen die opleidingen die gemaakt zijn met behulp van een specifieke opleidingssoort.
  3. Alleen die opleidingen die gemaakt zijn met behulp van een of meerdere opleidingssoort, gebundeld met behulp van een opleidingssoortcategorie.
  4. Alleen die opleidingen waarvan een of meerdere onderdelen in een bepaalde locatie zijn gepland.

Handmatig aanmaken van een algemene internetagenda:
  • Klik op de functie ‘Internetagenda’ en je komt in de overzichtslijst met agenda’s terecht.
  • Klik op de knop ‘Nieuw’, het volgende scherm opent zich:

  • Vul een naam in voor de agenda, deze zie je terug als kalendernaam in jouw agenda en is verplicht.
  • Vul eventueel een omschrijving in. De omschrijving zie je alleen terug in Coachview.
  • Kies als type ‘Algemeen’.
  • Selecteer een opleidingssoort als alleen die opleidingen gemaakt met deze opleidingssoort in de externe agenda getoond mogen worden.
  • Selecteer een opleidingssoortcategorie als alleen die opleidingen in de externe agenda getoond mogen worden gemaakt met opleidingssoorten die deze categorie hebben gekregen.
  • Selecteer een locatie als alleen die opleidingen in de externe agenda getoond mogen worden waarvan een of meerdere onderdelen in deze locatie zijn gepland. 
  • Klik op ‘Opslaan’ of 'Opslaan & Terug' om jouw agenda te bewaren.

2. Maak een nieuwe internetagenda voor een docent:
Een internetagenda voor een docent koppelt alleen die opleidingensonderdelen waarop de docent is ingepland en waarvan de opleiding niet geannuleerd is. Het is mogelijk om per docent een agenda te maken.
Methode 1 (handmatig aanmaken):
  • Klik op de functie ‘Internetagenda’ en je komt in de overzichtslijst met agenda’s terecht.
  • Klik op de knop ‘Nieuw’, het volgende scherm opent zich:
  • Vul een naam in voor de agenda, deze zie je terug als kalendernaam in jouw agenda en is verplicht.
  • Vul eventueel een omschrijving in. De omschrijving zie je alleen terug in Coachview.
  • Kies als type 'Docent', de in te vullen gegevens veranderen.
  • Selecteer de docent door de achternaam in te vullen en de docent te selecteren uit de lijst of klik op het loepje om de docent te zoeken en te selecteren.
  • Klik op 'Opslaan' of 'Opslaan & Terug' om jouw agenda te bewaren.
Methode 2 (automatisch aanmaken):
  • We gaan de uitnodiging voor het koppelen van de internetagenda via e-mail naar de docent versturen.
  • Maak een nieuwe documenttemplate en kies daarbij uit het templatelijstje 'Planning internetagenda voor docent'..
  • Een voorbeeld documenttemplate wordt voor je gemaakt, pas deze naar behoefte aan.
  • Selecteer een docent via functiegroep ‘Opleidingsdata’ en de functie ‘Docent’.
  • Klik op de tab ‘Documenten’ in de detailscherm van de docent.
  • Maak een nieuw document met behulp van de zojuist gemaakte documenttemplate door op de knop ‘Nieuw’ te klikken.
  • Selecteer deze documenttemplate.
  • Klik op ‘Opslaan’, mail de uitnodiging en de internetagenda wordt automatisch gemaakt.
  • Controleer de internetagenda via de functiegroep ‘Beheer’ en de functie ‘Internetagenda’.

3. Maak een nieuwe internetagenda voor een deelnemer:
Een internetagenda voor een deelnemer koppelt alleen die opleidingensonderdelen waarop de deelnemer is ingeschreven en waarvan de opleiding niet geannuleerd is. Het is mogelijk om per deelnemer een agenda te maken.
Methode 1 (handmatig aanmaken):
  • Klik op de functie ‘Internetagenda’ en je komt in de overzichtslijst met agenda’s terecht.
  • Klik op de knop ‘Nieuw’, het volgende scherm opent zich:
  • Vul een naam in voor de agenda, deze zie je terug als kalendernaam in jouw agenda en is verplicht.
  • Vul eventueel een omschrijving in. De omschrijving zie je alleen terug in Coachview.
  • Kies als type 'Persoon', de in te vullen gegevens veranderen.
  • Selecteer de deelnemer door de achternaam in te vullen en de deelnemer te selecteren uit de lijst of klik op het loepje om de deelnemer te zoeken en te selecteren.
  • Klik op 'Opslaan' of 'Opslaan & Terug' om jouw agenda te bewaren.
Methode 2 (automatisch aanmaken):
  • Maak een documenttemplate met als datagroep ‘OpleidingsDeelnemer’.
  • Kies uit het lijstje ‘OpleidingDeelnemer velden’ de samenvoegcode ‘1. Internetagenda velden’.
  • Kies uit het lijstje ‘1. Internetagenda velden’ de samenvoegcode ‘Webcal’.
  • Bovenstaande samenvoegcodes zijn nodig voor de koppeling.
  • Sla de documenttemplate op.
  • Selecteer de opleiding waarvan jij van de deelnemers automatisch een agenda in Coachview.net wilt maken.
  • Klik op de tab ‘Deelnemers’ in detailscherm van de opleiding.
  • Klik op de knop ‘Mailings’.
  • Selecteer de documenttemplate.
  • Klik op ‘Opslaan’.
  • Verwijder via de knop ‘Bewerken’ die deelnemers waarvan geen agenda in Coachview.net gemaakt moet worden.
  • Klik op de knop ‘Print’ en ‘Genereer’ of op de knop ‘Email’ en ‘Emailen’ en de internetagenda wordt automatisch gemaakt.