Introductie.
Waarom?

Acties rondom een opleiding kan Coachview.net automatisch uitvoeren. Jij bepaalt wat en wanneer dit moet gebeuren. Voor het aanpassen van de actietemplates voor gebruik van de automatische acties zijn rechten nodig op de module Automatische workflow. Minimaal 1 gebruiker heeft de module nodig om acties automatisch in te stellen en te laten uitvoeren. Gebruikers die de module niet hebben kunnen geen automatische actie(templates) instellen, maar de gemaakte acties wel bekijken, bewerken en indien nodig opnieuw laten uitvoeren.

Stuur 2 weken voor start van de opleiding de uitnodiging naar de deelnemer. Maar let op, alleen als de opleiding doorgaat.

Let op!

Voor het automatisch versturen van e-mails is het noodzakelijk dat de document template die gebruikt zal worden juist ingericht is. Dit houdt in dat hierbij als afzender een emailgroep ingesteld wordt. Omdat de e-mails door Coachview verstuurd worden is namelijk niet automatisch een afzender bekend. De datagroep van de documenttemplate moet identiek zijn aan de datagroep van de actietemplate.

Daarnaast is het verstandig om in de betreffende templates de Auteursvelden (bijvoorbeeld: [Auteur:Email1]) niet te gebruiken. Deze worden bijvoorbeeld vaak gebruikt in het onderschrift van de documenten. Er is namelijk geen auteur bekend als de document automatisch aangemaakt worden.

Voorbereiding, documenttemplate:
  • Maak via de functiegroep ‘Beheer’ en functie ‘Instellen emailgroepen’ een e-mailgroep aan.
  • Zorg ervoor dat de documenttemplate voor het versturen van de uitnodiging als volgt worden aangepast in het panel 'E-mail instellingen' van de documenttemplate:
    • Vul als afzender de in e-mail groep in. Let op: dit kan alleen als deze is geaccordeerd.
    • Selecteer een persoon waarna de e-mail gezonden moet worden. Denk bijvoorbeeld aan 'Persoon - zakelijk'. In het persoonsdossier van de deelnemer moet dan een e-mailadres zijn ingevuld met als type 'Zakelijk'. Is dit niet altijd het geval, je maakt ook gebruik van type 'Privé', selecteer dan 'Persoon - eerste'.
    • In de CC kan bijvoorbeeld geplaatst worden 'Persoon (Autorisatie eigenaar) - zakelijk' of 'Persoon (Leidinggevende) - zakelijk'.

Het is handig als je de naam van de document- en actietemplate hetzelfde houdt.
Als je documenttemplate moet koppelen aan de actietemplate kun je deze makkelijk terugvinden in de lijst met documenttemplates.

Richt de actietemplate in:
Klik op de functiegroep ‘Template’ en de functie ‘Actietemplate’.
Klik in het zoekscherm op de knop 'Nieuw' en vul de volgende gegevens in:
Naam:

'Uitnodiging deelnemer [Opleiding:Naam] | [Persoon:NaamVolledig]'.

Als de actie gemaakt wordt, wordt de naam van de opleiding en de naam van de deelnemer in de naam van de actie geplaatst.

 Uitvoering: 

Zet deze op 'Automatisch (op startdatum/tijd)

Selecteer de optie 'Geavanceerde opties weergeven'. Hiermee worden extra gegevens getoond.

 Datagroep:

Selecteer 'OpleidingsDeelnemer'.


 Proces:

Selecteer de optie 'Versturen e-mail' met behulp van het loepje.

 Gebeurtenis:

Selecteer 'Deelnemer is toegevoegd aan de opleiding'.

 E-mail template:

Selecteer de documenttemplate 'Uitnodiging deelnemer [Opleiding:Naam] | [Persoon:NaamVolledig]'.


 Start- en einddatum:

Vul in 2 weken voor start opleiding.

 Tijd:

Vul bijvoorbeeld 10:00 in als je wilt dat de uitnodigen om 10 uur 's morgens verstuurd worden.

 Start- en einddatum koppelen:

Aanvinken.

Is deze optie aangevinkt dan wordt in de actie, die je met deze actietemplate maakt, de start- en einddatum aan elkaar gekoppeld.

Voorbeeld:
Je heb in de actietemplate aangegeven dat de startdatum 2 weken voor startdatum is en de einddatum 1 week voor einddatum. In de actie wordt de startdatum op 1 november gezet en de einddatum op 7 november. Open je de actie en verander je een van deze twee datums dan schuift de andere datum automatisch op. Verplaatst je dus de startdatum naar 7 november, dan wordt de einddatum automatisch verschoven naar 14 november.

 Actie aanmaken:
  • Selecteer de optie 'Opleidingstatus' is 'Definitief'.
  • Laat de optie 'Altijd' staan.

 Lees- en schrijfrechten:

Vul niets in.

 Actie tonen bij:

Selecteer de opties 'Opleiding' en 'Persoon'. De actie is te zien bij de opleiding, het persoonsdossier van de deelnemer en in de opleidingsvraag (deze staat standaard aangevinkt en kun je niet uitzetten).

 Gebruiker is eigenaar:

Niet selecteren.

 Standaard eigenaar:

Niet invullen..

 Documenttemplates:

Selecteer de documenttemplate 'Selecteer de documenttemplate 'Uitnodiging deelnemer [Opleiding:Naam] | [Persoon:NaamVolledig]'.

 Prioriteit:

Laat deze op 'Normaal' staan.

 Omschrijving:

Niets invullen.

 Inactief:

Niet aanvinken.

Klik op 'Opslaan' of 'Opslaan & Terug' om de actietemplate aan te maken.