Introductie
Waarom?
Stuur je vaak dezelfde soort e-mails naar deelnemers? Met behulp van document templates kun je deze e-mails/documenten al vooraf inrichten, zo hoef je niet steeds opnieuw een e-mail te typen. Doordat je gebruik kunt maken van samenvoegvelden kun je de e-mail toch uniek maken door hier data van bijvoorbeeld de deelnemer of opleiding in te vullen. Daarnaast kun je met behulp van een actie (template) een herinnering voor jezelf instellen om dit document te versturen, in veel gevallen kun je dit zelfs al geautomatiseerd versturen, zie hiervoor deze artikelen.

Wat gebeurt er?
Document templates richt je vooraf in. Op het moment dat je bijvoorbeeld een uitnodiging naar een deelnemer wil versturen kun je eenvoudig de template selecteren. Het document wordt gecreerd en samenvoegvelden zoals bijvoorbeeld de deelnemer naam en startdatum van de opleiding worden in het document gezet. Alvorens het te versturen, kun je een voorbeeld bekijken.
Natuurlijk kun je het ook met een actie automatisch laten versturen gaat bovenstaand proces uiteraard geautomatiseerd.

Document templates kunnen voor veel verschillende emails/documenten gebruikt worden, denk aan uitnodiging, presentielijst, certificaten, facturen etc. De eenvoudigste manier is het selecteren van een van de voorbeelden en deze vervolgens te bewerken. Het kan zelfs nog makkelijker/completer: maak een actie template met een van de voorbeelden en er wordt meteen een document template gecreerd die gekoppeld is aan de actie template.
Wil je een document template helemaal zelf opbouwen, dan is een weloverwogen keuze in de datagroep, gebeurtenis en het proces belangrijk.

Wat is er nodig?
  1. Voor het instellen van document templates zijn rechten nodig op de module Documenten en Acties.
  2. Kennis van Coachview, het is belangrijk om de structuur en begrippen van Coachview te kennen.


Stappenplan.

Stap

Start
Maak een nieuw document template aan met behulp van een van de door ons samengestelde voorbeelden of maak een nieuw document template aan vanaf scretch.
Voorbeelden van de meest gebruikte html codes. Deze codes heb je nodig om de opmaak van een document(template) te verzorgen.
Stylesheets, wat zijn dat en wat kan ik daarmee? Met behulp van een stylesheet kun je in één keer alle documenten opmaken.
Geavanceerde opties in document templates.
Samenvoegvelden kun je in een document template gebruiken zodat bij het genereren van een document deze samenvoegvelden ingevuld worden met data uit Coachview. 
Linkjes meesturen in een e-mail.