Introductie.

Waarom?
Stuur je vaak dezelfde soort e-mails naar deelnemers? Met behulp van document templates kun je deze e-mails/documenten al vooraf inrichten, zo hoef je niet steeds opnieuw een e-mail te typen. Doordat je gebruik kunt maken van samenvoegcodes kun je de e-mail toch uniek maken door hier data van bijvoorbeeld de deelnemer of opleiding in te vullen. Daarnaast kun je met behulp van een actie (template) een herinnering voor jezelf instellen om dit document te versturen, in veel gevallen kun je dit zelfs al geautomatiseerd versturen, zie hiervoor deze artikelen.

Wat gebeurt er?
Document templates richt je vooraf in. Op het moment dat je bijvoorbeeld een uitnodiging naar een deelnemer wilt versturen, kun je eenvoudig de template selecteren. Het document wordt gecreëerd en samenvoegcodes zoals bijvoorbeeld de naam van de deelnemer, naam van de opleiding, lesrooster en startdatum van de opleiding worden in het document gezet. Alvorens het te versturen, kun je een voorbeeld bekijken. Nog beter is het om dit proces automatisch te laten verlopen, in samenwerking met een geautomatiseerde actie template.

Document templates kunnen voor veel verschillende e-mails/prints gebruikt worden. Denk aan bevestigingen, uitnodiging, presentielijst, certificaten, facturen etc. Er is bijna geen situatie denkbaar waarbij je een document template niet kunt inzetten. De eenvoudigste manier om een document template te maken, is het selecteren van een van de voorbeelden uit onze bibliotheek, en deze vervolgens te bewerken. Het kan zelfs nog makkelijker/completer: maak een actie template met een van de voorbeelden uit de actie template bibliotheek, en er wordt meteen een document template gecreëerd die gekoppeld is aan de actie template.

Wat is er nodig?
  1. Voor het instellen van document templates zijn rechten nodig op de module Documenten en Acties.
  2. Alle artikelen zijn gebaseerd op de nieuwe document editor. Je kunt deze versie gebruiken met behulp van de volgende stappen:
    1. Klik op menu 'Service center' en menu-item 'Opties'.
    2. Ga naar optie 'Standaard documenteditor' in panel 'Algemeen' en selecteer uit de lijst 'Editor 3'.
    3. Voeg functie 'Document editor 3' met 'schrijven' toe aan een gebruikersrol.
  3. Kennis van Coachview, het is belangrijk om de structuur en begrippen van Coachview te kennen.
  4. Voor editor 3 heb je een eigen stylesheet nodig, de stylesheets voor editor 2 en 3 verschillen namelijk van elkaar. Ga je beginnen met editor 3? Zorg er dan eerst voor dat je de standaard stylesheet 3 opent en de opmaak goed zet. De waardes kun je overnemen uit stylesheet editor 2.


Stappen:

Maak de document template m.b.v. editor 3.Maak een nieuw document template aan met behulp van een van de door ons samengestelde voorbeelden uit de bibliotheekMet behulp van de stylesheet of verfroller stel je in of wijzig je jouw standaard opmaak voor paragraaf, titels, link en tabel.
Stylesheets, wat zijn dat en wat kan ik daarmee? Met behulp van een stylesheet kun je in één keer alle document templates opmaken.
Gebruik een e-mailgroep als afzender.

Met behulp van paragraaf en koppen zorg je ervoor dat teksten in je ontwerp altijd op dezelfde manier op zijn gemaakt.Hyperlink instellen.