Introductie.
Waarom?

Als de opleiding doorgaat dan moet Coachview één actie klaarzetten, zodat 2 werkdagen voor start van de opleiding de presentielijst gemaakt wordt. De contactpersoon van de opleiding wordt de eigenaar van de actie.

Hoe doe je dat?

Er zijn twee stappen voor nodig:

Richt de actietemplate in:
Klik op de functiegroep ‘Template’ en de functie ‘Actietemplate’.
Klik in het zoekscherm op de knop 'Nieuw' en vul de volgende gegevens in:
Naam:

'Presentielijst maken [Opleiding:Naam]'.

Als de actie gemaakt wordt, wordt de naam van de opleiding in de naam van de actie geplaatst.

 Uitvoering:

Laat deze op 'Handmatig' staan.

Selecteer de optie 'Geavanceerde opties weergeven'. Hiermee worden extra gegevens getoond.

 Datagroep:

Selecteer 'Opleiding'.


 Proces:

Niets invullen.

 Gebeurtenis:

Selecteer de optie 'Opleiding status is gewijzigd van te starten naar definitief'.


 Start- en einddatum:

Vul in 2 werkdagen voor start opleiding.

 Tijd:

Niets invullen.

 Start- en einddatum koppelen:

Aanvinken.

Is deze optie aangevinkt dan wordt in de actie, die je met deze actietemplate maakt, de start- en einddatum aan elkaar gekoppeld.

Voorbeeld:
Je heb in de actietemplate aangegeven dat de startdatum 2 weken voor startdatum is en de einddatum 1 week voor einddatum. In de actie wordt de startdatum op 1 november gezet en de einddatum op 7 november. Open je de actie en verander je een van deze twee datums dan schuift de andere datum automatisch op. Verplaatst je dus de startdatum naar 7 november, dan wordt de einddatum automatisch verschoven naar 14 november.

 Actie aanmaken:

Laat de optie 'Altijd' staan.


 Lees- en schrijfrechten:

Vul niets in.

 Actie tonen bij:

Selecteer geen optie.

 Gebruiker is eigenaar:

Niet selecteren.

 Standaard eigenaar:

Niet invullen, als je de contactpersoon bij de opleiding invult wordt deze de eigenaar van de actie.

 Documenttemplates:

Selecteer de documenttemplate voor het maken van de presentielijst.
Print je de presentielijst, of maak je er een PDF van, dan wordt de actie automatisch voor je afgerond.

 Prioriteit:

Laat deze op 'Normaal' staan.

 Omschrijving:

Wil je aan de eigenaar van de actie duidelijk maken wat de bedoeling van deze actie is, dan kun je de omschrijving daarvoor gebruiken.

 Inactief:

Niet aanvinken.


Klik op 'Opslaan' of 'Opslaan & Terug' om de actietemplate aan te maken.


Voer de actie zelf uit:

Selecteer een opleiding via functiegroep 'Zoek' en functie 'Opleiding'.
  • Je kunt de code of een gedeelte van de naam intypen in het menu en op enter klikken of 
  • Klik op het loepje om het zoekscherm met opleidingen te openen. Zoek de opleiding en open deze door op de naam te klikken.

Klik op de tab 'Algemeen'.
Klik op de knop 'Bewerken' en selecteer uit het lijstje 'Opleidingstatus: Definitief'.


De actie wordt gemaakt, klik ter controle op de tab 'Acties'.


A: de startdatum van de opleiding is 18 augustus 2017, dus de start- en einddatum van de actie is 16 augustus 2017.
B: de contactpersoon van de opleiding wordt de eigenaar van de actie.
C: Uitvoering staat op 'Handmatig' dus jij moet de presentielijst maken en printen.

Wordt via de tab ‘Documenten’ de presentielijst gemaakt met behulp van de documenttemplate die is gekoppeld aan de actietemplate en wordt deze geprint, dan wordt de actie automatisch afgerond. Heb je geen documenttemplate gekoppeld dan moet de contactpersoon de actie zelf afronden.