Introductie.
Waarom?

De offerte is verstuurd en er moet een actie klaargezet worden waardoor Remy Remery weet dat over 10 dagen gebeld moet worden naar de contactpersoon van de aanvraag. De contactpersoon van de aanvraag is diegene die de offerte heeft ontvangen. Remy werkt bij de afdeling sales, collega’s van andere afdelingen mogen de actie niet zien, aanmaken of bewerken.

Hoe doe je dat?

Er zijn twee stappen voor nodig:

Richt de actietemplate in:
Klik op de functiegroep ‘Template’ en de functie ‘Actietemplate’.
Klik in het zoekscherm op de knop 'Nieuw' en vul de volgende gegevens in:
Naam:

‘Nabellen offerte: [Aanvraag:AanvraagNr][Bedrijf:Naam],[Contactpersoon:NaamVolledig]’.

Als de actie gemaakt wordt, wordt het aanvraagnummer, de naam van het bedrijf en de naam van de contactpersoon in de naam van de actie geplaatst.

 Uitvoering:
Laat deze op 'Handmatig' staan.

Selecteer de optie 'Geavanceerde opties weergeven'. Hiermee worden extra gegevens getoond.

 Datagroep:
Selecteer 'Aanvraag'.


 Proces:
Niets invullen.

 Gebeurtenis:
Niets invullen.


 Start- en einddatum:
10 werkdagen na aanmaakdatum.

 Tijd:
Niets invullen.

 Start- en einddatum koppelen:
Aanvinken.

Is deze optie aangevinkt dan wordt in de actie, die je met deze actietemplate maakt, de start- en einddatum aan elkaar gekoppeld.

Voorbeeld:
Je heb in de actietemplate aangegeven dat de startdatum 2 weken voor startdatum is en de einddatum 1 week voor einddatum. In de actie wordt de startdatum op 1 november gezet en de einddatum op 7 november. Open je de actie en verander je een van deze twee datums dan schuift de andere datum automatisch op. Verplaatst je dus de startdatum naar 7 november, dan wordt de einddatum automatisch verschoven naar 14 november.

 Actie aanmaken:
Laat de optie 'Altijd' staan.


 Lees- en schrijfrechten:
Selecteer de gebruikersrol 'Sales'.

Let op: de gebruikersrol 'Sales' moet aangemaakt zijn en toegekend aan die Coachview gebruikers die de actie mogen zien en bewerken.



 Actie tonen bij:
Selecteer de opties 'Bedrijf' en 'Persoon (Contactpersoon). De actie zie je nu bij het bedrijf en bij de contactpersoon van de aanvraag. In ons voorbeeld is dat InnoPhase en Peter Giezen.



 Gebruiker is eigenaar:
Niet selecteren.

 Standaard eigenaar:
Niet invullen, de eigenaar van de actie bepaal jezelf als de actie bij de aanvraag wordt aangemaakt.

 Documenttemplates:
Geen selecteren, er hoeft geen e-mail verstuurd te worden of een document geprint te worden.

 Prioriteit:
Laat deze op 'Normaal' staan.

 Omschrijving:
Wil je aan de eigenaar van de actie duidelijk maken wat de bedoeling van deze actie is, dan kun je de omschrijving daarvoor gebruiken.

 Inactief:
Niet aanvinken.


Klik op 'Opslaan' of 'Opslaan & Terug' om de actietemplate aan te maken.

Maak bij de aanvraag de actie:

Selecteer een aanvraag via functiegroep 'Zoek' en functie 'Aanvraag'.
  • Je kunt het aanvraagnummer intypen in het menu en op enter klikken of
  • Je klikt op het loepje om het zoekscherm met aanvragen te openen. Zoek je aanvraag en open deze door op het nummer te klikken.

Klik op de tab 'Acties'.

Klik op de knop ‘Nieuw’ en vink de actietemplate aan.
Klik op de knop ‘Toevoegen’

De actie wordt geopend in de bewerkmodus.
Contoleer en indien gewenst wijzig je de start- en einddatum.

Selecteer met behulp van het loepje als eigenaar gebruiker ‘remy.remery’.
Je kunt hier alleen actieve Coachview gebruikers selecteren.

Indien gewenst kun je nog opmerkingen toevoegen.
Klik in het opmerkingen veld op ‘Ctrl-Enter’ om datum, tijd en jouw gebruikersnaam in te voegen.

Klik op 'Opslaan'.