Introductie.
Waarom?

Leg je werkproces vast in acties. Het maken en bewaken van acties is een belangrijk onderdeel binnen Coachview. Een actie herinnert je eraan dat er binnen een bepaalde tijdsspanne een handeling verricht moet worden. Maak je vaak van een zelfde soort een actie dan richt je hiervoor een actietemplate in. 


Hoe doe je dat?

Een nieuwe actietemplate maak je via functiegroep 'Template' en de functie 'Actietemplate'. Het zoekscherm met een overzicht van actietemplates wordt getoond.
Klik op de knop 'Nieuw', kies een voorbeeld actietemplate en wijzig deze naar behoefte.

Voorbereiding: stel een e-mailgroep in via functiegroep‘Beheer’ en functie ‘Instellen emailgroepen’. Naar het e-mailadres wordt een mail gestuurd, met daarin een linkje om het gebruik van het e-mailadres te accorderen. Na het geven van akkoord kan deze e-mailgroep gebruikt worden.

Kies een voorbeeld en wijzig deze naar behoefte:
Kies uit de Template lijst de actietemplate, bijvoorbeeld 'Bevestiging van inschrijving aan deelnemer - [Persoon:NaamVolledig] - ([Opleiding:Code])


De volgende gegevens worden voor je ingevuld:
 Naam:

De naam van de template wordt automatisch ingevuld, voorzien van een of meerdere samenvoegcodes.
In het voorbeeld wordt de samenvoegcode [Persoon:NaamVolledig] gebruikt om de naam van de deelnemer in de actie te tonen en [Opleiding:Code] wordt de code van de opleiding.

Voorbeeld: Bevestiging van inschrijving aan deelnemer Remy Remery - (TCV-365).
In plaats van de code van de opleiding kun je ook de naam van de opleiding als samenvoegcode gebruiken; [Opleiding:Naam].

 Uitvoering:


De uitvoering wordt automatisch op handmatig gezet. Heb je toegang tot de module 'Automatische Workflow' dan kun je deze actietemplate ook automatiseren 

  • Handmatig: je kunt zelf de actie maken of Coachview maakt voor jou de actie aan. Het uitvoeren van de actie moet je zelf doen.
  • Automatisch (op startdatum/tijd): de actie wordt aangemaakt en ook automatisch uitgevoerd op de gewenste datum. Dit is de startdatum van de actie. Is er een tijd ingesteld dan wordt de actie op die tijd uitgevoerd.

 Gebeurtenis:

De gebeurtenis bepaald wanneer de actie gemaakt moet worden. De keuze in gebeurtenissen is afhankelijk van de gekozen datagroep en de gekozen uitvoering.
Klik op het loepje om een andere gebeurtenis te selecteren.

Let op: wil je deze actietemplate koppelen aan een of meerdere opleidingssoorten dan moet de gebeurtenis ingevuld zijn.

 E-mailtemplate:

De standaard ingevulde documenttemplate gebruikt Coachview alleen als je deze actietemplate hebt geautomatiseerd, je hebt dan voor de optie 'Automatisch (op startdatum/tijd) gekozen.
Klik je op 'Opslaan' dan wordt deze documenttemplate automatisch voor je aangemaakt. Let op: dit is een voorbeeld, je kunt de documenttemplate zelf aanpassen.

Omdat een afzender verplicht is bij het automatisch versturen heeft Coachview deze automatisch geselecteerd. Daarvoor wordt de eerst ingestelde e-mailgroep gebruikt. Heb je geen e-mail groep ingesteld dan volgt de foutmelding 'Voor het gekozen proces is een document template vereist.' en kun je niet verder. De actietemplate wordt wel gemaakt, maar deze moet je zelf verder inrichten. Heb je deze wel ingesteld controleer dan de gekoppelde template op de juiste afzender. Daarnaast is de gemaakte documenttemplate een voorbeeld, controleer de inhoud en wijzig deze naar behoefte.

Met behulp van het loepje kun je natuurlijk ook je eigen documenttemplate koppelen.
Let op: de documenttemplate moet van hetzelfde datagroep zijn, en je moet voor 'afzender' een e-mail groep ingesteld hebben en aangeven naar wie de e-mail verstuurd moet worden. Heb je dit niet gedaan dan kun je de actie nu niet automatiseren.

 Startdatum en Einddatum:


Het aantal dagen/weken/maanden waarop de startdatum van de actie gezet wordt.
Het aantal dagen/weken/maanden waarop de einddatum van de actie gezet wordt.


Je hebt de keuze uit 'voor' of 'na' en afhankelijke van de gekozen datagroep uit bijvoorbeeld 'start opleiding', 'start onderdeel', 'einde opleiding, 'start evaluatie'' of 'aanmaakdatum (van de actie)'.

 Voorwaarden: opleidingsstatus en actie aanmaken:

Een actie(template) kan voorwaarden hebben. Deze voorwaarden kunnen gebruikt worden voor het aanmaken en/of uitvoeren van de actie.
Je hebt de volgende keuze mogelijkheden:
  • Altijd.
  • Alleen wanneer einddatum niet verstreken is.
  • Alleen wanneer aan voorwaarde is voldaan.
  • Alleen wanneer einddatum niet verstreken is én aan de voorwaarden is voldaan.

Voorbeeld van voorwaarden:
De te kiezen voorwaarden zijn afhankelijk van de datagroep.
  • Opleidingstatus: 'Alle', 'Te starten', 'Definitief', 'Uitgevoerd' en 'Afgerond'.
  • Aanvraagstatus: 'Alle', 'Afgerond', 'Ingepland', 'Uitgevoerd','Vervallen','Wachtlijst'.
  • Verkoopstatus: 'Alle', 'Aangeboden', 'Initieel', 'Order' en 'Vervallen'.
  • Evaluatie ingevuld: 'nvt.', 'Ja' en 'Nee'.
  • Te kiezen 'categorie persoon' en/of 'categorie bedrijf'.
  • Factuur betaald: 'nvt.', 'ja', en 'nee'.
  • Opleidingsvraag akkoord: : 'nvt.', 'ja' en 'nee'.
  • Opleidingsvraagonderdeel akkoord: 'nvt.', 'ja' en 'nee'.
  • Externsource: is in het persoonsdossier deze externsource vastgelegd.

In het voorbeeld wordt 'Alle' voor opleidingsstatus gebruikt, de status van de opleiding is dus niet relevant, en 'Altijd' als voorwaarde.

Klik op de knop 'Opslaan' om jouw keuzes te bewaren. Klik op 'Bewerken' om verder te gaan met het invullen de verschillende gegevens.



In het artikel bouw de actietemplate helemaal zelf op kun je lezen welke gegevens nog meer ingevuld of gewijzigd kunnen worden.