Introductie

Waarom?
Het verzenden van een e-mail is heel erg handig en een snel communicatiemiddel. Helaas is het best makkelijk om namens een ander valse e-mails (spam) te versturen. Dit is mogelijk doordat het e-mailprotocol niet standaard controleert of degene die de e-mail verzendt, dat wel namens dat domein mag doen. Door het inbouwen van Sender Policy Framework (afgekort SPF) records houd je de controle.

Wat gebeurt er?
Door vast te stellen of de verzender van een e-mailbericht (Coachview) gerechtigd is om een bericht te verzenden namens de afzender (jij), wordt getracht spam te verminderen. Dit doe je door in een SPF-record te omschrijven welke servers namens de domeinnaam e-mails mogen versturen. Een ontvangende server kan onder andere op basis van het SPF-record deze e-mail door laten, markeren als onveilig of helemaal weigeren.

Hoe doe je dat?
Voor elk domein (@uwdomein1, @uwdomein2) waarvan een e-mail verstuurd gaat worden, is het verstandig om de Coachview e-mailserver toe te voegen. Deze wordt daarmee geautoriseerd om e-mail te verzenden namens deze domeinnamen.
  • Coachview mailserver(s) moeten via een include in de DNS-records opgenomen worden -> 'include:spf.coachview.net'.
  • Dit moet worden toegevoegd aan jouw huidige spf-(txt)record in de dns van jouw domein. Bijvoorbeeld: v=spf1 mx ip4: ip-adres ┬áinclude:spf.coachview.net ~all.

Lees ook eens deze informatie:

Testen!
Een controle om te testen of een e-mail vanuit Coachview goed gaat aankomen, is gewenst en verstandig. Als het SFP-record niet goed is ingesteld, kan het voorkomen dat sommige e-mail wel intern in je eigen mail aankomt, maar bijvoorbeeld niet bij Gmail, Outlook enz. Dit levert dan een zogenaamde 'softfail' op. In dit geval kan de e-mails gemarkeerd worden als spam.

Via de website https://vamsoft.com/support/tools/spf-policy-tester kan worden gecontroleerd of het nieuwe SPF-record werkt.
  • Op de tab 'Basic' kan het huidige spf-configuratie worden gecontroleerd.
  • Op de tab 'Advanced' kan het nieuwe spf-record worden gecontroleerd.
  • Als resultaat moet een 'pass' verschijnen, elke andere waarde kan betekenen dat jouw e-mail vanuit Coachview misschien niet wordt afgeleverd of in de spam-map komt.
Testen kan al zonder dat je de dns al aangepast hebt.
Vul het volgende in:

  1. IP Address: 212.83.209.204 (let op: dit is de huidige mailserver van Coachview. Alleen te gebruiken om te testen. Dit IP-adres niet opnemen in het spf dns-record.)
  2. Sender Address: jouw e-mail adres.
  3. SPF Policy (tab Advanced): bijvoorbeeld v=spf1 include:spf.coachview.net ~all
  4. Klik op de knop 'Test'.


Test is gelukt.