Introductie.
Waarom?

Leg je werkproces vast in acties. Het maken en bewaken van acties is een belangrijk onderdeel binnen Coachview. Een actie herinnert je eraan dat er binnen een bepaalde tijdsspanne een handeling verricht moet worden. Maak je vaak van een zelfde soort een actie dan richt je hiervoor een actie template in. 


Hoe doe je dat?

Een nieuwe actie template maak je via menu 'Template' en menu-item 'Actie template'.
Het zoekscherm met een overzicht van actie templates wordt getoond. Klik op de knop 'Nieuw' en bouw de actie template helemaal zelf op.

Bouw de actie template helemaal zelf op:
Naam:

De naam van de template, wordt tevens de naam van de actie. Het gebruik van samenvoegcodes in de naam is aan te raden. Dit voorkomt dat acties, die met behulp van de actie template zijn gemaakt, in een zoeklijst altijd dezelfde naam krijgen.

Voorbeeld:
Naam actie template: Presentielijst [Opleiding:Naam] --> Naam actie: Presentielijst Workshop basiskennis.

Uitvoering:


Je hebt de keuze uit:
  • Handmatig: je kunt zelf de actie maken of Coachview maakt voor jou de actie aan. Het uitvoeren van de actie moet je zelf doen.
  • Automatisch (op startdatum/tijd): de actie wordt aangemaakt en ook automatisch uitgevoerd op de gewenste datum. Dit is de startdatum van de actie. Is er een tijd ingesteld dan wordt de actie op die tijd uitgevoerd.
Selecteer de optie 'Geavanceerde opties weergeven' en ga dan verder met de volgende stappen.

Datagroep:

Bepaal waar de actie template omgezet kan worden naar een actie. De datagroep bepaalt ook de mogelijkheden in samenvoegcodes, gebeurtenissen, processen en de keuzes voor het bepalen van de start- en einddatum van een actie.

Voorbeeld:
Als je kiest voor de datagroep 'OpleidingsDeelnemer' dan wordt per deelnemer, ingeschreven op de opleiding, één actie aangemaakt. Kies je voor de datagroep 'Opleiding' dan wordt er maar één actie per opleiding aangemaakt. Datagroepen die betrekking hebben op de opleiding beginnen altijd met 'Opleiding...'.

Let op: heb je een verkeerde keuze gemaakt in datagroep en heb je de actie template opgeslagen, dan is deze niet meer te wijzigen en moet je opnieuw beginnen.

Proces:

Alleen in te vullen bij een actie die Coachview voor jou automatisch uitvoert!

De keuze van proces bepaalt wat Coachview moet gaan doen.
  1. Connector: koppelingen met (vooraf ingestelde) systemen buiten Coachview, zoals het opleidingsportaal, Moodle, aNewSpring en Juno.
  2. Versturen E-mail: verstuur vooraf ingestelde documenten automatisch via de e-mail.
  3. Verwerken webaanvraag: verwerk de inschrijving die via het opleidingsportaal of jouw website binnenkomt.
  4. Evaluatie openzetten: zet de evaluatie open, voeg vragen en de ontvangers toe.
  5. Evaluatie afronden: rond de evaluatie af.
  6. Factuur: factuur document aanmaken en versturen per e-mail.
  7. PE-Online: deelnemer naar PE-online sturen.
  8. Persoon uit dienst: als een persoon op inactief gezet wordt, vervallen de opleidingsvragen op wachtlijst.

Gebeurtenis:

Kies een gebeurtenis waardoor Coachview weet wanneer de actie gemaakt moet worden. De gebeurtenis is afhankelijk van de gekozen datagroep en de gekozen uitvoering.

Voorbeeld: datagroep 'Opleiding, uitvoering automatisch'
  • Opleiding is aangemaakt: actie wordt direct gemaakt als je de opleiding maakt.
  • Opleiding status is gewijzigd van te starten naar definitief: actie wordt pas geplaatst als je een 'GO' hebt en de status van de opleiding op definitief zet.


Voorbeeld: datagroep 'Opleiding, uitvoering handmatig'

  • Opleiding begindatum wijzigt: actie wordt gemaakt als de begindatum wijzigt
  • Opleiding einddatum wijzigt: actie wordt gemaakt als de einddatum wijzigt
  • Opleiding is aangemaakt: actie wordt direct gemaakt als je de opleiding maakt.
  • Opleiding status is gewijzigd van te starten naar definitief: actie wordt pas geplaatst als je een 'GO' hebt en de status van de opleiding op definitief zet.


Let op: wil je deze actie template koppelen aan een of meerdere opleidingssoorten dan moet de gebeurtenis ingevuld zijn.

E-mail template:
 
Alleen in te vullen bij een actie die Coachview voor jou automatisch uitvoert!

Kies de document template dat via e-mail verstuurd moet worden.

Let op: de document template moet van hetzelfde datagroep zijn, en je moet voor 'afzender' een e-mail groep ingesteld hebben en aangeven naar wie de e-mail verstuurd moet worden. Heb je dit niet gedaan dan kun je de actie nu niet automatiseren.
Klik op de knop 'Opslaan' om jouw keuzes te bewaren. Klik op 'Bewerken' en ga verder met het invullen van de volgende gegevens:

Startdatum en Einddatum:


Het aantal dagen/weken/maanden waarop de startdatum van de actie gezet wordt.
Het aantal dagen/weken/maanden waarop de einddatum van de actie gezet wordt.


Je hebt de keuze uit 'voor' of 'na' en afhankelijke van de gekozen datagroep uit bijvoorbeeld 'start opleiding', 'start onderdeel', 'einde opleiding, 'start evaluatie'' of 'aanmaakdatum (van de actie)'.

Tijd:

Alleen in te vullen bij een actie die Coachview voor jou automatisch uitvoert!

Als de tijd leeggelaten wordt, dan wordt de actie 's nachts uitgevoerd. Als de tijd gevuld is, dan wordt de actie binnen 10 minuten na het verstrijken van het tijdstip op de einddatum uitgevoerd.

Start- en einddatum koppelen:

Is deze optie aangevinkt dan wordt in de actie, die je met deze actie template maakt, de start- en einddatum aan elkaar gekoppeld.

Voorbeeld:
Je heb in de actie template aangegeven dat de startdatum 2 weken voor startdatum is en de einddatum 1 week voor einddatum. In de actie wordt de startdatum op 1 november gezet en de einddatum op 7 november. Open je de actie en verander je een van deze twee datums dan schuift de andere datum automatisch op. Verplaatst je dus de startdatum naar 7 november, dan wordt de einddatum automatisch verschoven naar 14 november.

Actie aanmaken:


Een actie (template) kan voorwaarden hebben. Deze voorwaarden kunnen gebruikt worden voor het aanmaken en/of uitvoeren van de actie. Je hebt de volgende keuze mogelijkheden:
  • Altijd.
  • Alleen wanneer einddatum niet verstreken is.
  • Alleen wanneer aan voorwaarde is voldaan.
  • Alleen wanneer einddatum niet verstreken is én aan de voorwaarden is voldaan.
Voorbeeld van voorwaarden:
De te kiezen voorwaarden zijn afhankelijk van de datagroep.
  • Opleidingstatus: 'Alle', 'Te starten', 'Definitief', 'Uitgevoerd' en 'Afgerond'.
  • Aanvraagstatus: 'Alle', 'Afgerond', 'Ingepland', 'Uitgevoerd','Vervallen','Wachtlijst'.
  • Verkoopstatus: 'Alle', 'Aangeboden', 'Initieel', 'Order' en 'Vervallen'.
  • Evaluatie ingevuld: 'nvt.', 'Ja' en 'Nee'.
  • Te kiezen 'categorie persoon' en/of 'categorie bedrijf'.
  • Factuur betaald: 'nvt.', 'ja', en 'nee'.
  • Opleidingsvraag akkoord: : 'nvt.', 'ja' en 'nee'.
  • Opleidingsvraagonderdeel akkoord: 'nvt.', 'ja' en 'nee'.
  • Externsource: is in het persoonsdossier deze externsource vastgelegd.

Leesrechten:


Als je dit leeg laat kunnen alle gebruikers de actie, gemaakt met deze actie template, lezen. Door hier gebruikersrollen te kiezen krijgen alleen gebruikers met deze rol(len) de actie te zien.

Let op: de gebruikersrollen moeten al zijn ingericht.

Schrijfrechten:

Als je dit leeg laat kunnen alle gebruikers deze template gebruiken om er een actie mee te maken en kunnen alle gebruikers de gemaakte actie bewerken. Door hier gebruikersrollen te kiezen krijgen alleen gebruikers met deze rol(len) deze schrijfrechten.

Let op: de gebruikersrollen moeten al zijn ingericht.

Koppelingen:

Bepaal bij welke andere functies de actie getoond wordt. In een template met datagroep ‘OpleidingsDeelnemer’ aanvinken van ‘Opleiding’ en ‘Persoon’ betekent dat de gemaakte actie ook zichtbaar is in de actie tab bij de opleiding en bij de persoon. Zie je in een actie template deze mogelijkheden dan is het verstandig deze altijd aan te vinken.

Gebruiker is eigenaar:


Bepaalt de eigenaar van nieuwe acties. Heb je deze aangevinkt dan wordt de gebruiker van Coachview toegewezen als de actie wordt aangemaakt.

Let op: bij een automatische actie is dit niet mogelijk, er is immers niemand ingelogd.

Standaard eigenaar:


Alleen invullen als de eigenaar altijd verantwoordelijk is voor deze actie. Laat je deze leeg dan wordt contactpersoon 1 bij de opleiding automatisch de eigenaar van de actie. Vul je geen contactpersoon 1 in bij de opleiding dan wordt er geen eigenaar toegekend. Een eigenaar moet een gebruiker van Coachview zijn.

Let op: dit geldt alleen als je 'Gebruiker is eigenaar' niet hebt aangevinkt.

Document template(s):

Koppel een of meerdere document templates van dezelfde datagroep aan de actie template. Voer jij de actie handmatig uit en wordt met behulp van de gekoppelde document template een document geprint of verstuurd via e-mail dan wordt de actie automatisch afgerond. Het is niet nodig deze in te vullen bij een automatische actie.

Prioriteit:

Geef de prioriteit van de actie aan (laag, normaal, hoog). Een actie met hoge prioriteit wordt vet weergegeven in het actiepanel op jouw startscherm. Zijn er meerdere acties op dezelfde dag dan wordt de actie met hoge prioriteit bovenaan geplaatst.

Omschrijving:

Geef, indien gewenst, een uitgebreide omschrijving wat er tijdens de actie moet gebeuren.

Voorbeeld:
Stel dat je een aantal handelingen op hetzelfde tijdstip moet uitvoeren. Je kunt voor elke handeling één actie template maken. Maar krijg je dan niet heel veel acties te zien op het scherm? Je kunt er ook één actie template van maken, en de handelingen beschrijven in de omschrijving. De omschrijving wordt ook geplaatst in de actie, en telkens als je een handeling heb verricht dan verwijder je deze uit de omschrijving.

Inactief:


Verberg actie templates die reeds gebruikt zijn, maar (voorlopig) niet meer gebruikt worden. De acties die gegenereerd zijn met behulp van de inactieve actie template blijven nog wel zichtbaar

Ga met behulp van de knop ‘Opslaan & Terug’ terug naar het zoekscherm en maak eventueel een nieuwe actie template. Wil je een actie template wijzigen klik dan op de naam van de actie template en klik op de knop 'Bewerken'.



Maak het je makkelijk en selecteer een voorbeeld actie template die we voor je hebben klaargezet.Hoe je dat doet lees je hier.