Introductie.
Waarom?

Accountview biedt mogelijkheden om gegevens vanuit Coachview te verwerken. Het gaat om de debiteuren stamgegevens die in Coachview worden ingevoerd en bijgewerkt, en verkoopfacturen die in de boekhouding moeten komen.
Wat gebeurt er?

In Coachview worden de facturen gemaakt en verstuurd. Van debiteuren die in Coachview 'geboren' worden, nog niet bestaan in Accountview, worden automatisch nieuwe stamgegevens aangemaakt. Daarnaast bepaal jezelf of de gegevens van een bestaande debiteur overschreven mogen worden. De factuurregels worden automatisch als journaalposten naar grootboek en/of kostenplaats weggeschreven. Dit wordt mogelijk gemaakt door de COM Talk modules. Deze zijn ontwikkeld door Account Software (lees hier meer). Voordat de fysieke import plaatsvindt, wordt een controle uitgevoerd op aangeleverde gegevens, zoals bijvoorbeeld het bestaan van een grootboekrekeningnummer of BTW-code, maar ook of een debiteurnaam is opgegeven. Vervolgens worden de gegevens geïmporteerd in de gekozen AccountView administratie. Indien er meerdere bestanden klaarstaan voor import, dan kunnen deze tegelijkertijd worden geïmporteerd. Ontvang al je debiteuren en facturen in het juiste COM-Talk formaat via FTP(s). Het bestand is in XML of CSV formaat en wordt periodiek geïmporteerd in AccountView.

Inzetbaarheid:
COM Talk is in te zetten in combinatie met alle AccountView versies; Solo, Team en Business. Voor deze koppeling wordt gebruik gemaakt van de AccountView module COM Client Access License. De modules zijn te gebruiken vanaf versie FvF (v10).

Let op:
  1. Er kan maximaal maar 1 boekhouding gekoppeld worden aan Coachview.
  2. De factuur wordt verstuurd vanuit Coachivew.
  3. Het is verstandig om de debiteuren in Accountview, die in Coachview nog niet bestaan maar wel nodig zijn, te importeren als bedrijven en/of personen.
Wat is er nodig?
  1. FTP software om de Coachview importbestanden te downloaden.
  2. Een lijst met BTW codes en namen die gebruikt worden in Accountview.
  3. Een lijst met grootboekrekeningnummers en namen die gebruikt worden voor de BTW tarieven, trainingen, cursussen, workshops etc. in Accountview.
  4. Een lijst met kostenplaatsen en namen die gebruikt worden voor trainingen, cursussen, workshops etc. in Accountview. Let op: deze is niet verplicht.
  5. COM-talk Module Account Software vanaf versie FvF (v10).
Vragenlijst:

Vul een vragenlijst in en houdt deze bij de hand. De antwoorden heb je nodig om een aantal stappen, die nodig zijn om de koppeling te realiseren, goed te doorlopen en zorgt voor een juiste inrichting van Coachview.
De vragenlijst (Coachview checklist koppeling Accountview 072017.docx) kun je onderaan dit artikel als document downloaden.

Stappenplan. Wie Start

De koppeling zal eerst getest worden in de trainingsomgeving van Coachview (https://training.coachview.net). Staan er in Coachview al facturen en dienen deze niet meer geëxporteerd te worden naar Accountview? Lees dan hier hoe je dat doet.

Maak in Accountview een testadministratie aan die een afspiegeling is van de live-administratie. Vul het verkregen (test)administratienummer in op de vragenlijst. Jijzelf.
In Coachview dienen de kostenplaatsen, grootboekrekeningen en BTW tarieven overgenomen of aangepast te worden. Deze moeten overeenkomen met Accountview.
Jijzelf.
In Coachview via het service center de koppeling inrichten en activeren.

Houdt de vragenlijst bij de hand!
Coachview.