Introductie.
 Ervaren Expert
Waarom?
Exact Online biedt mogelijkheden om gegevens vanuit Coachview te verwerken. Maak van de in Coachview geregistreerde debiteuren automatisch klant-relaties in Exact Online. Zet jouw facturen automatisch om in verkoopboekingen, inclusief de grootboekrekening, kostenplaats en BTW.

Wat gebeurt er?
In Coachview worden de facturen gemaakt en verstuurd. Van debiteuren die in Coachview 'geboren' worden, nog niet bestaan in Exact Online, worden automatisch nieuwe stamgegevens aangemaakt. Daarnaast bepaal je zelf of de gegevens van een bestaande debiteur (in ExactOnline) overschreven mogen worden. De factuurregels worden automatisch als journaalposten naar grootboek en/of kostenplaats weggeschreven. De in Coachview gemaakte en verstuurde factuur kun je in Exact Online nogmaals bekijken.

Let op:
  1. Er kan maximaal 1 administratie in Exact Online gekoppeld worden aan Coachview.
  2. Het is verstandig om de debiteuren in Exact Online, die in Coachview nog niet bestaan maar wel nodig zijn, te importeren als bedrijven en/of personen.
  3. De factuurregels/verkoopboekingen worden exclusief BTW verstuurd. Dit betekent dat per BTW-Code in Exact-Online het type als 'Exclusief' moet zijn ingesteld.
  4. Is Coachview leidend in het aanmaken van nieuwe debiteuren dan moet je er voor zorgen dat het debiteurennummer (relatienummer in Exact Online) nog niet voorkomt in Exact Online. Dit kan met behulp van een prefix of de nummer vanaf een bepaalde range te laten beginnen. Let op: een relatienummer in Exact Online is of een debiteur- of een crediteurennummer. Mocht je een debiteurennummer uit Coachview meegeven en bestaat deze relatie in Exact Online als crediteur (type is niet gelijk aan 'Klant') dan wordt deze crediteur overschreven.
Wat is er nodig?
  1. Een beschikbare versie in Nederland en/of België.
  2. Een gebruiker in Exact Online die de koppeling kan realiseren.
  3. Een lijst met BTW codes en namen die gebruikt worden in Exact Online.
  4. Een lijst met grootboekrekeningnummers en namen die gebruikt worden voor de BTW tarieven, trainingen, cursussen, workshops etc. in Exact Online.
  5. Een lijst met kostenplaatsen en namen die gebruikt worden voor trainingen, cursussen, workshops etc. in Exact Online. Let op: deze is niet verplicht.

Betaald?
Is de koppeling tot stand gebracht? Dan kan realtime en automatisch bepaald worden of de factuur betaald is.
In Exact-Online wordt de factuur als betaald beschouwd als deze is afgeletterd (= matched) en het openstaande bedrag € 0,-- is of het verschil is weggeboekt op betalingsverschil c.q. koersverschil.

Stappenplan!
In de vragenlijst (Coachview checklist koppeling Exact Online 01062018.docx) vind je welke gegevens er nodig zijn om de koppeling met Exact-Online tot stand te brengen. Vul deze lijst als voorbereiding in. Ook in de artikelen 'Koppeling Exact Online: service center inrichten en koppeling activeren.' en 'Koppeling Exact Online: betaalregistratie.' lees je via een presentatie, met behulp van een aantal stappen, hoe de koppeling ingericht wordt en welke gegevens je daarvoor nodig hebt.
De vragenlijst kun je onderaan dit artikel als document downloaden. De artikelen kun je lezen met behulp van onderstaand overzicht.




Stappenplan.

Wat?Wie?Stap

De koppeling zal eerst getest worden in de trainingsomgeving van Coachview (https://training.coachview.net). Staan er in Coachview al facturen en dienen deze niet meer geëxporteerd te worden naar Exact Online? Lees dan hier hoe je dat doet.

Maak in Exact Online een testadministratie aan die een afspiegeling is van de live-administratie.Jijzelf.
In Coachview dienen de BTW tarieven overgenomen of aangepast te worden. Deze moeten overeenkomen met Exact Online.
Jijzelf.
In Coachview dienen de grootboekrekeningen overgenomen of aangepast te worden. Deze moeten overeenkomen met Exact Online.
Jijzelf
In Coachview dienen de kostenplaatsen overgenomen of aangepast te worden. Deze moeten overeenkomen met Exact Online.
Jijzelf
In Coachview via het service center de koppeling inrichten en activeren.

Houdt de vragenlijst bij de hand!
Jijzelf,
met hulp van Coachview
In Coachview via het service center de betaalregistratie inrichten en activeren.
Jijzelf,
met hulp van Coachview
Meest voorkomende meldingen.