Introductie.
Beginner Ervaren Expert
In Coachview is het mogelijk om snel bij een aanvraag een gewenst aantal termijnfacturen te genereren. Daarbij wordt de incassodata volgens een bepaald patroon ingesteld. De termijnfacturen worden als conceptfacturen aangemaakt omdat deze, volgens de belastingdienst, niet automatisch op definitief gezet mogen worden. De factuurdatums moeten in combinatie met de factuurnummers oplopend zijn en het IBAN nummer moet bij de debiteur zijn ingevuld. Het is daarom verstandig om bij de aanvraag in de tab 'Facturen' de kolommen 'Datum' oplopend gesorteerd, de naam van de debiteur,  het IBAN en BIC nummer van de debiteur op te nemen.


Let op:
  1. Het kan zijn dat, in verband met afrondingen, het bedrag voor de laatste termijn (= 100% gefactureerd) hoger uitvalt.
  2. Concept facturen kun je altijd weer verwijderen, wil je alle conceptfacturen verwijderen dan moet je beginnen met de laatste factuur.


Zo richt je in.
Het begint bij het instellen van parameters om de standaard aantal termijnen en de keuze van de periode te bepalen. Dit doe je via functiegroep 'Service Center' en de functie 'Opties'. De hieronder beschreven parameters vind je in het panel 'Factuur'. Heb je geen toegang tot deze functie dan kun je het inrichten van de parameters ook laten uitvoeren door onze supportafdeling. Kies je voor meerdere facturen dan moet je de periode kiezen voor de factuurdatums: aantal dagen, weken of maanden en daarbij moet je een aantal ingeven.

  1. MaakFactuurVanAanvraag_AantalFacturen: standaardwaarde voor het aantal termijnen, maximum = 100.
  2. MaakFactuurVanAanvraag_EersteFactuurDatum: kies een item uit de lijst Huidige datum of Startdatum van de opleiding of Startdatum van de opleiding, en wanneer niet gevuld: huidige datum.
  3. MaakFactuurVanAanvraag_PeriodeAantal: Standaardwaarde die wordt ingevuld in het numerieke periodeveld die samen met de periode-eeenheid wordt gebruikt om de periode te bepalen.
  4. MaakFactuurVanAanvraag_PeriodeEenheid: kies uit de lijst, Dagen of Weken of Maanden.

Als je naar ons voorbeeld in de afbeelding hierboven kijkt dan vul je in:
  1. MaakFactuurVanAanvraag_AantalFacturen: 8 (A).
  2. MaakFactuurVanAanvraag_EersteFactuurDatum: Startdatum van de opleiding (B)
  3. MaakFactuurVanAanvraag_PeriodeAantal: 1 (C)
  4. MaakFactuurVanAanvraag_PeriodeEenheid:  Maanden (D)

Dit betekent dat je in 8 termijnen om de maand wilt factureren. De eerste factuurdatum wordt de startdatum van de opleiding. Is de opleiding niet gepland dan moet je zelf een datum kiezen.Let op: de bovenstaande voorwaarden kun je bij het facturen altijd overschrijven en voor die ene factuur anders instellen.


Zo voer je uit.
Termijnfacturen moet je altijd via de aanvraag maken. Dit kan dus niet via de opleiding, tab 'Aanvragen' en de knop 'Maak facturen'.

  1. Open de aanvraag, dit kan via de opleiding tab 'Aanvragen' door op het aanvraagnummer te klikken of via de functie 'Aanvraag' en het nummer in te vullen.
  2. Klik op de tab 'Verkoopregels' als je het te factureren bedrag wilt controleren en aanpassen.
  3. Klik op de tab 'Facturen' en de knop 'Nieuw'.
  4. Klik op de knop 'Volgende'.
  5. Het 'Maak factuur' scherm wordt geopend.
  6. Klik op 'Maak facturen', de naam van de knop wijzigt in 'Bezig...'.
  7. Zijn de conceptfacturen gemaakt dan verdwijnt het scherm en keer je terug naar de aanvraag.

A = aantal termijnfacturen, kun je nog aanpassen. Wil je één factuur wijzig dan het getal in 1.
B = periode is 1
C = periode in maanden
D = start factuurdatum is de startdatum van de opleiding.
E = naam van de debiteur
F = de verkoopregels die gefactureerd worden, het 'totaal%' kun je hier niet aanpassen.
G = knop om de facturen te maken.


Bekijk de conceptfacturen.
Wil je eerst de conceptfacturen bekijken voor dat je ze definitief maakt?

  1. Selecteer de optie 'Bekijk concepten' (A).
  2. vink alle of de conceptfacturen die je wilt zien aan (B).
  3. Selecteer een factuur documenttemplate (kan standaard al klaar staan) (C).
  4. Klik op de knop 'Bekijk concept-facturen' (D).

Er wordt een extra scherm geopend met de gegenereerde conceptfacturen die je kunt bekijken en/ of printen. Klik op de knop 'Sluiten' om terug te keren naar de aanvraag.
Via de bestaande bulk-facturatie-functionaliteit (functiegroep 'Financieel' en functie 'Factuur') kunnen facturen die in een bepaalde week of maand geïncasseerd moeten worden, in bulk gegenereerd en verstuurd worden.