Is de evaluatie afgerond dan kun je vanuit de opleiding automatisch een e-mail sturen met een verwijzing naar de evaluatie-analyse (samenvatting) naar alle op de opleiding ingeplande docenten.

Dit doe je met behulp van een actietemplate die je toevoegt aan een opleidingssoort of een of meerdere onderdelen van de opleidingssoort.

Inhoudsopgave:


Voorbereiding:

1.
Maak een documenttemplate voor het versturen van een e-mail naar de docenten. Je kunt twee verschillende documenttemplates maken:
  1. Documenttemplate met datagroep 'OpleidingsDocent' voor het versturen van de samenvatting van de evaluatie die je op opleiding-niveau maakt.
  2. Documenttemplate met datagroep 'OpleidingsOnderdeelDocent' vor het versturen van de samenvatting van de evaluatie die je op een onderdeel-niveau maakt.


Stel in de documenttemplate (panel = 'E-mail instellingen) het volgende in:
  • Als afzender een 'e-mail groep' (zie functiegroep 'Beheer' en functie 'Instellen e-mailgroepen' voor het instellen van een of meerdere e-mail groepen. Coachview verstuurt de e-mail buiten alle gebruikers om en kan dus geen gebruik maken van een e-mail adres van een van de gebruikers.
  • Als aan kies je 'persoon - zakelijk' of een ander e-mail type.
2.
Voeg in de e-mail de volgende samenvoegcode [Evaluatie:EvaluatieAnalyseURL Naam="deze link"]. Deze samenvoegcode zorgt ervoor dat er een linkje geplaatst wordt in het e-mailbericht waarop de docent kan klikken.
Hiermee kan de docent de resultaten via een webbrowser bekijken.


Zo maak je de actietemplate samengevat in drie stappen::


Maak via functiegroep 'Template' en functie 'Actie template' een nieuwe actietemplate aan.
1.
Vul de volgende gegevens in:
1.
Vul een naam in, dit wordt later de naam van de actie.
2.
Voeg voor de naamsherkenbaarheid samenvoegcodes [Opleiding:Naam] en [OpleidingsDocentPersoon:NaamVolledig] toe aan de naam.
Daarmee wordt de naam van de opleiding en van de docent in de actie geplaatst.
3.
Selecteer datagroep 'OpleidingsDocent' of 'OpleidingsOnderdeelDocent', deze moet hetzelfde zijn als de datagroep die je hebt gekozen bij het maken van de documenttemplate.
4.
Selecteer de optie 'Automatisch (op startdatum/tijd).
5.
Selecteer proces 'Versturen e-mail'.
6.
Klik op 'Opslaan', de actietemplate wordt gemaakt en je kunt de rest van de gegevens invullen via stap 2.
2
1.
Selecteer de documenttemplate voor de e-mail bij 'E-mailtemplate'.
2.
Selecteer gebeurtenis ´Docent is toegevoegd aan de opleiding´.
3.
Vul als startdatum ´15´ in en selecteer ´werkdagen´, ´na´ en ´Einde opleiding´.
4.
Vul als einddatum ´15´ in en selecteer ´na´.
5.
Wil je dat de actie op een bepaalde tijd wordt uitgevoerd vul dan een tijd in, bijvoorbeeld '12:00'.
6.
Let op: deze actie moet volgen op de actie om de evaluatie af te ronden.
7.
Laat de optie 'Actie aanmaken' op 'Altijd' staan.
8.
Kies voor 'Opleidingsstatus' de status 'Definitief' of 'Uitgevoerd'.
9.
Vink de volgende koppelingen aan 'Opleiding', 'Onderdeel' en/of 'Persoon'. Dit is afhankelijk van de gekozen datagroep.
10.
De actie is zichtbaar in de tab 'Acties' van de opleiding of de tab 'Acties' in het persoonsdossier van de docent.
11.
Klik op 'Opslaan'.

3a. Voeg de actietemplate met datagroep 'OpleidingsDocent' toe aan een of meerdere opleidingssoorten.
3b. Voeg de actietemplate met datagroep 'OpleidingsOnderdeelDocent'  aan een of meerdere onderdelen van de opleidingssoort (open de opleidingssoort, klik op de naam van het onderdeel, klik op de tab 'Acties' en de knop 'Nieuw')


  1. Check of de evaluatietemplate goed gekoppeld is aan een of meerdere opleidingssoorten (datagroep 'OpleidingsDocent') of goed zijn gekoppeld aan een of meerdere onderdelen van de opleidingssoort.
  2. Heb je al docenten ingepland op de opleiding / onderdelen en voeg je daarna de actietemplate toe aan de opleidingssoort dan wordt deze actie niet meer toegevoegd aan de opleiding en dus ook niet uitgevoerd. Dit kun je oplossen door de docent(en) uit de planning te verwijderen en direct weer toe te voegen.



Wil je meer weten: