Introductie
Waarom?
Met vrije velden houdt je extra informatie bij die standaard niet bij een bepaald onderwerp door Coachview wordt aangeboden.
Het is mogelijk om voor allerlei onderwerpen een of meerdere vrije velden in te richten.

Let op: in verband met de GDPR wetgeving kun je een vrij veld, denk daarbij aan het BSN nummer, beschermen en aanmerken als vertrouwelijk.
In dit geval wordt wat je hebt ingevuld:
  1. Versleuteld opgeslagen.
  2. De data erin niet standaard zichtbaar gemaakt
  3. Kun je het vrije veld niet instellen als kolom 
  4. Kun je het vrije veld niet gebruiken in een document-template.
  5. Kan niet worden gebruikt in het opleidingsportaal / website.


Richt een vrij veld in:
Klik in functiegroep 'Beheer' op de functie 'Instellen vrije velden'.
Kies uit de lijst de functie waaraan vrije velden moeten worden toegevoegd.
Het zoekscherm wordt geopend met een overzicht van alle al gemaakte vrije velden. Deze lijst kan natuurlijk nog leeg zijn.
Klik op de knop 'Nieuw'.
Vul de volgende gegevens in:
  1. Code (verplicht): vul een unieke code in. Je mag geen spaties gebruiken, alleen letters en/of cijfers.
  2. Label (verplicht): geef het vrije veld een naam zodat duidelijk is wat er ingevuld moet worden.
  3. Vertrouwelijk: vink aan als het vrije veld als de informatie in het vrije veld versleuteld moet worden opgeslagen en standaard niet mag worden getoond (denk aan het BSN nummer).
  4. Type: in de huidige versie kun je nog alleen maar kiezen voor ‘Tekst’. Deze is al standaard voor je geselecteerd.
  5. Volgorde: volgorde van de vrije velden zoals ze getoond worden bij een onderwerp, wordt automatisch toegekend maar kun je later nog wijzigen.
  6. Inactief: vink aan als je het vrije veld niet meer wilt gebruiken.
Klik op de knop 'Opslaan & Terug' om terug te keren naar het zoekscherm.

Let op: heb je geen unieke code ingevuld dan volgt een waarschuwing.
Let op: de code is na het opslaan niet meer te wijzigen!
Als je een vrij veld wilt aanpassen dan kun je alleen nog de naam aanpassen en het vrije veld op inactief / actief zetten.
Verwijderen kan alleen wanneer het 'vrije veld' nog niet bij het onderwerp gebruikt is. Je kunt het 'vrije veld' dan nog wel 'InActief' zetten. 
Deze is dan bij het onderwerp niet meer zichtbaar, behalve als deze al is ingevuld. Je ziet dan de toevoeging 'Inactief'. 
In dit geval kun je het vrije veld nog bewerken en eventueel leeg maken. In dit geval verdwijnt het vrije veld bij het onderwerp.

Invullen van een vrij veld bij een bedrijf:
Voorbeeld 'Boekhoud pakket' is niet vertrouwelijk, 'Klantnummer' is wel vertrouwelijk.
  1. Open het detailscherm van een bedrijf.
  2. Je komt op de tab 'Algemeen' terecht. Naast deze tab zie je nu ook de tab 'Vrije velden'.
  3. Klik op de tab 'Vrije velden'.
  4. Klik op de knop 'Bewerken'. Je kunt nu alle vrije velden invullen.Zijn beide velden nog niet ingevuld dan kun je deze nu invullen.
  5. Klik op 'Opslaan' of 'Opslaan & Terug' om de gegevens te bewaren. 

Je ziet nu het volgende op je scherm:
  1. Informatie dat niet vertrouwelijk is kun je direct zien.
  2. Informatie dat vertrouwelijk is niet. Klik daarvoor op het 'oogje' om de informatie te tonen.

Wijzigen van gegevens.
Klik in de tab 'Vrije Velden' op de knop 'Bewerken'.
  1. Informatie dat niet vertrouwelijk is kun je direct wijzigen.
  2. Informatie dat vertrouwelijk is niet. Klik daarvoor op het 'oogje' om de informatie te wijzigen.


Zoeken op vrije velden:
  1. In een aantal zoekschermen kun je zoeken op een van de vrije veld behorende bij een bedrijf.
  2. Selecteer uit de lijst op welk vrij veld je wilt zoeken.
  3. Vul daarna en vrije veld in en klik op 'Zoeken'.




Wijzigen van de volgorde:
Heb je meerdere actieve vrije velden in het zoekscherm dan kun je deze sorteren.
Open het zoekscherm met vrije velden.Klik op het sorteer-icoontje links onder aan de lijst.
Klik op de naam dat in volgorde verschoven moet worden, en schuif deze met de pijltjestoetsen naar boven of naar beneden.