Met behulp van een mailing, print of e-mail je documenten met informatie over de gekozen opleiding naar bijvoorbeeld deelnemers die zijn ingeschreven, docenten die voor de opleiding zijn ingepland, contactpersonen van klanten en locaties.


Zo doe je het:

1.
Open de opleiding.
2.
Klik op de tab 'Mailings'.
3.
Klik op de knop 'Nieuw'. Je komt terecht in de tab 'Algemeen'.
Het vinkje (A) zorgt ervoor dat automatisch de ontvangers aan de mailingitems lijst worden toegevoegd.
Staat het vinkje bij (B) uit dan worden automatisch alle ontvangers uitgesloten van deze mailing waarvoor het geselecteerde documenttemplate al eens is gegenereerd. Daarmee voorkom je dat je per ongeluk twee of meerdere keren hetzelfde document stuurt. Heb je net een nieuwe ontvanger toegevoegd (deelnemer ingeschreven, docent ingepland) en heeft deze ontvanger het document nog niet gehad, dan wordt alleen deze ontvanger aan de mailingitems lijst toegevoegd. Vink je het hokje bij (B) aan dan worden alle ontvangers toegevoegd aan de mailingitems lijst ongeacht of deze het document al hebben ontvangen. Handig als de opleiding anders is gepland, en je aan iedereen opnieuw de uitnodiging wilt sturen of een document opnieuw moet printen.
4.
Selecteer met het loepje de juiste datagroep:
  • OpleidingsAanvraag: mailing naar de contactpersoon. Let op: deze moet bij de aanvraag zijn ingevuld.
  • OpleidingsDeelnemer: mailing naar de deelnemers die zijn ingeschreven op de opleiding.
  • OpleidingsDocent: mailing naar de docenten die zijn ingepland op de opleiding.
  • OpleidingsLocaties: mailing naar de contactpersonen van de ingeplande locatie. Let op: contactpersoon met zijn ingevuld bij de locatie.
5.
Selecteer met behulp van het loepje achter ‘Template’ een documenttemplate. Door de keuze van de datagroep worden alleen die documenttemplates getoond die toepasbaar zijn.
6.
Laat het vinkje 'Automatisch toevoegen van items.' aan (zie hieronder voor extra uitleg item 'Tab 'Algemeen').
7.
Laat het vinkje 'Selecteer ook de items waarvoor deze template al eens is gegenereerd.' uit (zie hieronder voor extra uitleg item 'Tab 'Algemeen').
8.
Klik op de knop ‘Opslaan’. De tab 'Ontvangers' wordt automatisch voor je geselecteerd. Dit is de derde tab in dit scherm en hier zie je de deelnemers in terug die de uitnodiging nog niet hebben ontvangen.
9.
Wijzigingen kun je nog aanbrengen via de tab 'Mailing template'. Daar zie je een kopie van de geselecteerde documenttemplate. Wijzigingen worden alleen doorgevoerd bij deze mailing en opgeslagen.
10.
In de tab 'MailingItems' klik je op het icoontje in de kolom ‘Document’ om je een voorbeeld op het scherm te zien. Je kunt daarmee controleren of het document goed wordt samengesteld.
11.
E-mailen.
  • Klik op de knop 'E-mail'.
    1. Bepaal de afzender, dit kan een algemeen e-mail adres zijn als dit is ingesteld of jouw eigen e-mail adres.
    2. Bepaal de ontvanger, standaard staat zakelijk geselecteerd. Let op: in het persoonsdossier van de ontvanger moet een zakelijk e-mailadres zijn ingesteld.
    3. Vink deze optie aan als de leidinggevende deze e-mail ook moet ontvangen. Let op: in het persoonsdossier van de ontvanger moet de leidinggevende zijn bepaald.
    4. Voeg een extern- en/of intern document toe als bijlage aan de e-mail.
    5. Bepaal of de bijlagen gezipped meegestuurd worden, je een lees- en/of ontvangstbevestiging wilt ontvangen.
    6. Klik op de knop 'E-mailen' om de mails te versturen.
  • Het scherm wordt gesloten, de e-mails worden verstuurd en je keert terug naar de lijst met ontvangers.
  • De ontvangers waarvoor het gelukt is om de e-mail te versturen zijn uit de lijst verdwenen.
  • De ontvangers waarvoor het niet gelukt is om de e-mail te versturen blijven in de lijst staan.
    • Kijk in de kolom 'Laatste melding' wat er mis is gegaan. Vaak is er geen e-mail in het persoonsdossier ingevuld of is het type niet als 'Zakelijk' (zie punt 2) ingesteld.
    • Klik op de naam van de ontvanger in kolom 'Koppeling' om naar het persoonsdossier te gaan. Klik op 'Bewerken' en corrigeer het e-mail adres. Klik op 'Opslaan & Terug' om naar de mailing terug te keren en klik nogmaals op de knop 'E-mail'.
  • Ga met behulp van de broodkruimel terug naar de opleiding. In de tab 'Documenten' zie je de gegenereerde documenten terug.

Let op:

  1. Heb je in het documenttemplate een CC/BCC ingesteld dan worden deze in de e-mail niet meegenomen.
  2. Wordt de mailing via een automatische actie verstuurd dan worden deze wel meegenomen.
12.
Printen.
  • Klik op de knop 'Print'.
  • Klik op 'Genereer', de documenten worden gemaakt. Let op: wijzig je hier het document dan worden deze wijzigingen niet opgeslagen.
  • Klik op het printen icoontje  om de documenten te printen.
  • Sluit het scherm.
  • Ga met behulp van de broodkruimel terug naar de opleiding. In de tab ‘Documenten’ zie je de gegenereerde documenten terug.

Let op:

  1. Was je voorheen afhankelijk van Internet Explorer voor de marges (door ActiveX), nu werken marges vanuit elke browser. Coachview exporteert een printopdracht naar pdf, inclusief printverzoek.
  2. Wil je weten hoe jouw printmodus is ingesteld of wil je deze wijzigen? Neem dan contact op met onze supportafdeling.
  3. Bij documenten rond de 500 pagina's kan het een seconde of 20 duren voordat je kunt printen.
  4. In Internet Explorer en Firefox moet je vaak de eerste keer toestemming geven voordat een pdf bestand opent.


Voorbeeld 1: internet Explorer versie 10 en 11 en printmodus 'ActiveX':

Het printdialoogvenster wordt geopend. Klik op 'Print' om de uitnodigingen te printen.


Voorbeeld 2: Chrome, Edge, Opera of Safari en printmodus 'Browser':

Er wordt een dialoogvenster geopend. Klik je op de knop 'Afdrukken' dan wordt het document geprint en keer je direct terug naar Coachview. Klik je op 'Annuleren' dan wordt het document niet geprint en keer je direct terug naar Coachview. Voorbeeld gemaakt in de browser 'Chrome'.