De volgende gegevens mag / moet je invullen als je gegevens van een persoon eenmalig of periodiek in Coachview wilt importeren.
De combinatie van de kolommen ExternId en ExternSource voor een persoon worden gebruikt om deze persoon uniek in Coachview te identificeren ongeacht het bedrijf waar deze persoon werkt, en zijn dus leidend. Dit is o.a. van belang bij een periodieke import. Wordt de persoon gevonden via het ExternId en de Externsource dan worden de gegevens van deze persoon gewijzigd in plaats van opnieuw in Coachview aangemaakt. De combinatie ExternId en ExternSource moet dus uniek zijn per persoon. Dit betekent dat in onderstaand voorbeeld het ExternId '5698754' en Externsource 'ExternHR' alleen maar mag voorkomen bij persoon 'Dasselhoff' en dus niet gebuikt mag worden voor een andere persoon ook al werkt deze bij een ander bedrijf. ExternId '5698754' mag wel voorkomen in combinatie met een andere Externsource.

Voorbeelden:
Voorbeeld 1: Prima


Voorbeeld 2: dit mag dus niet:




Voorbeeld 3: dit mag wel:


Wil je meerdere personen van hetzelfde bedrijf importeren, dan moeten de bedrijfsgegevens per persoon op elke regel herhaald worden.
Het ExternId en de ExternSource van het bedrijf blijven hetzelfde, die van de personen moeten verschillen!
Voorbeeld:



Debiteuren importeren:
Maak je gebruik van een koppeling tussen Coachview en het boekhoudsysteem Twinfield of Exact Online en wil je dat bij het exporteren van de facturen en debiteuren vanuit Coachview het juiste debiteurennummer wordt meegestuurd? Dan kun je in het importbestand verschil maken tussen een persoon dat al debiteur is en een persoon dat nog geen debiteur is. De persoon dat geen debiteur is krijgt het nummer uit jouw HR-systeem als ExternId mee, de persoon die al debiteur is krijgt het debiteurennummer uit jouw boekhoudsysteem als ExternId mee. Via de ExternSource bepaal je de herkomst van deze persoon.

Voorbeeld:



Kolom

Omschrijving

Verplicht Ja/Nee

PERSOON
Geeft aan dat hier de persoonsgegevens beginnen
Niet invullen
Achternaam

Ja

Tussenvoegsels

Nee
Voornaam
Dit kan alleen de voornaam zijn maar ook de roepnamen zoals deze voorkomen in het paspoort
Nee
Titel
Titulatuur zoals adel, titulatuur hoger onderwijs, burgelijke titulatuur
Nee
Voorletters
Gescheiden door een punt.
Nee
AchterTitel
Internationale titels
Nee
Adres
Privé adres

Adres2
Privé adres 2 (bv: twee hoog)
Nee
Adres3
Privé adres 3
Nee
Adres4
Privé adres 4
Nee
Postcode
Postcode privé adres
Nee
Plaats
Plaats privé adres
Nee
Land
Land postadres. Ondersteund wordt:
· de volledige naam in het Nederlands of Engels
· de ISO-code (2 en 3 letters)
BV: Nederland, The Netherlands, NL, NLD

Nee, niet ingevuld dan wordt geen land ingevuld.

AltAanhef
Niet invullen
Nee
AltAddressering
Niet invullen
Nee
Geslacht
M = man
V = vrouw
Nee, indien wordt leeggelaten = onbekend
GeboorteGebruikStandaard
Hoe wordt de geboortenaam samengesteld. Moet de meisjesnaam apart ingesteld worden kies dan voor False.
Nee, standaard wordt True gebruikt.
Nee:
False: de geboortenaam wordt samengesteld uit de onderstaande velden 'GeboorteAchternaam' en 'GeboorteTussenvoegsels'
Ja:
True: De geboortenaam wordt samengesteld uit de 'achternaam' en tussenvoegsels'' zoals boven is vermeld.
GeboorteAchternaam
Meisjes achternaam
Nee
GeboorteTussenvoegsels
Meisjes tussenvoegsel
Nee
Geboortedatum
Geboortedatum in formaat "yyyyMMdd". Jaar vier cijfers, maand twee cijfers en dag twee cijfers. vb: 19780610
Bij een ongeldig formaat wordt dit veld leeg gelaten.
Nee
Geboorteplaats
Geboorteplaats Nee
Tel1
1e telefoonnummer
Nee
Tel1TypeId
Beschrijf het soort telefoonnummer Tel1
1: Direct
2: Mobiel
3: Privé
Nee, indien niet ingevuld dan wordt 1 Direct gekozen
Tel2
2e telefoonnummer
Nee
Tel2TypeId
Beschrijf het soort telefoonnummer Tel2
1: Direct
2: Mobiel
3: Privé
Nee, indien niet ingevuld dan wordt 1 Direct gekozen
Tel3
3e telefoonnummer
Nee
Tel3TypeId
Beschrijf het soort telefoonnummer Tel3
1: Direct
2: Mobiel
3: Privé
Nee, indien niet ingevuld dan wordt 1 Direct gekozen
Fax

Nee
Email1
1e e-mail adres
Nee
Email1TypeId
Beschrijf het soort e-mail adres Email1
1: Zakelijk
2: Privé
3: Mobiel
5: Voorkeur
Nee, indien niet ingevuld dan wordt 1 Zakelijk gekozen
Email2
2e e-mail adres
Nee
Email2TypeId
Beschrijf het soort e-mail adres Email2
1: Zakelijk
2: Privé
3: Mobiel
5: Voorkeur
Nee, indien niet ingevuld dan wordt 1 Zakelijk gekozen
Email3
3e e-mail adres
Nee
Email3TypeId
Beschrijf het soort e-mail adres Email3
1: Zakelijk
2: Privé
3: Mobiel
5: Voorkeur
Nee, indien niet ingevuld dan wordt 1 Zakelijk gekozen
Inactief
Is deze persoon uit dienst en wil je het persoonsdossier onzichtbaar maken?
Nee, niet ingevuld dan standaard False.
Nee:
False -> actief -> zichtbaar
Ja:
True -> inactief -> onzichtbaar

Opmerking


Nee

ExternId

Uniek alfanumeriek nummer voor iedere persoon. Bestaat het ExternId van een persoon al in Coachview dan wordt deze persoon gewijzigd, anders wordt de persoon aangemaakt. Let op: tijdens de import wordt bij het ExternId geen onderscheid gemaakt in HOOFD- en kleine letters! Dus 13DeRQ is hetzelfde als 13derq en wordt dus herkend als één item.

Ja

ExternSource

Alfanumeriek veld voor aangeven uit welk systeem de Personen komen. Meestal is dit voor alle rijen in het bestand dezelfde waarde. Met behulp van dit veld is het mogelijk om uit meerdere systemen personen te importeren die dezelfde externId zouden kunnen hebben, maar toch verschillend zijn. Een persoon is dus uniek door een combinatie van het veld ExternId en ExternSource.

Ja

LeidingGevendeExternId
Wil je aan deze te importeren persoon de leidinggevende koppelen, vul hier dan het ExternId van de leidinggevende in. Let op: de regel met gegevens van de leidinggevende moet voor deze regel geplaatst worden. Is dit niet mogelijk dan moet er 2x geïmporteerd worden.
Nee
LeidingGevendeExternSource
ExterneSource van de leidinggevende.
Nee

Voorbeeld:


Pietersen is leidinggevende van Cornelissen.
DoNotUpdate
Mogen de gegevens van de persoon gewijzigd worden?
Nee, niet ingevuld dan standaard False.
Nee:
False, persoon mag gewijzigd worden.
Ja:
True, persoon mag niet gewijzigd worden.
DoNotInsert
Mag het persoonsdossier aangemaakt worden?
Nee, niet ingevuld dan standaard False.
Nee:
False, persoon mag aangemaakt worden.
Ja:
True, persoon mag niet aangemaakt worden.
FunctieCode
Code van de functie bv '102'
Deze mag hetzelfde zijn als de naam 'ICT projectleider'
Nee
FunctieNaam
Naam van de functie bv 'ICT projectleider'
Ja, als code is ingevuld
AfdelingCode
Code van de afdeling
Deze mag hetzelfde zijn als de naam
Nee
AfdelingNaam
Naam van de afdeling
Ja, als code is ingevuld