De volgende gegevens mag / moet je invullen als je gegevens van een bedrijf eenmalig of periodiek in Coachview wilt importeren.
De combinatie van de kolommen ExternId en ExternSource voor het bedrijf worden gebruikt om het bedrijf uniek in Coachview te identificeren, en zijn dus leidend. Dit is o.a. van belang bij een periodieke import. Wordt het bedrijf gevonden via het ExternId en de Externsource dan wordt dit bedrijf gewijzigd in plaats van opnieuw in Coachview aangemaakt. De combinatie ExternId en ExternSource moet dus uniek zijn per bedrijf. Dit betekent dat in onderstaand voorbeeld het ExternId '98574' en Externsource 'ExternHR' alleen maar mag voorkomen bij het bedrijf 'Demo Bedrijf BV' en dus niet gebuikt mag worden voor een ander bedrijf. ExternId '98574' mag wel voorkomen in combinatie met een andere Externsource.

Voorbeelden:
Voorbeeld 1: prima.
Voorbeeld 2: dit mag dus niet. Twee verschillende bedrijven hebben hetzelfde ExternId en ExternSource.
Eerst wordt het dossier voor bedrijf 'Demo Bedrijf B.V.' aangemaakt en vervolgens worden de gegevens uit dit dossier overschreven met de gegevens van het bedrijf 'Coachview'.

Voorbeeld 3: dit is prima, twee verschillende externid's met één externsource.
Voorbeeld 4: zo mag het ook. één externid maar twee verschillende externsources.

Debiteuren importeren uit jouw boekhoudsysteem.
Maak je gebruik van een koppeling tussen Coachview en het boekhoudsysteem Twinfield of Exact Online en wil je dat bij het exporteren van de facturen en debiteuren vanuit Coachview het juiste debiteurennummer wordt meegestuurd? Dan kun je in het importbestand verschil maken tussen een bedrijf dat al debiteur is en een bedrijf dat nog geen debiteur is. Het bedrijf dat geen debiteur is krijgt het nummer uit jouw HR-systeem als ExternId mee, het bedrijf dat al debiteur is krijgt het debiteurennummer uit jouw boekhoudsysteem als ExternId mee. Via de ExternSource bepaal je de herkomst van het bedrijf.
Voorbeeld:

Regel 2 is een bedrijf dat niet als debiteur bekend is.
Regel 3 is een bedrijf waarvoor in Twinfield een debiteurdossier is aangelegd. In kolom AL staat het debiteurennummer, in kolom AM staat de naam van het boekhoudsysteem.


Kolom

Omschrijving

Verplicht Ja/Nee

BEDRIJF
Geeft aan dat hier de bedrijfsvelden beginnen.
Niet invullen
Naam
Naam van het bedrijf

Ja

Adres
Post adres
Nee
Adres2
Post adres 2: bijvoorbeeld 'Twee hoog'.
Nee
Adres3
Post adres 3
Nee
Adres4
Post adres 4
Nee
Postcode
Postcode van het postadres
Nee
Plaats
Plaats postadres
Nee
Land
Land postadres. Ondersteund wordt:
· de volledige naam in het Nederlands of Engels
· de ISO-code (2 en 3 letters)
BV: Nederland, The Netherlands, NL, NLD

Nee, niet ingevuld dan wordt niets ingevuld.

GebruikPostadresAlsBezoekadres
Wordt het postadres ook voor het bezoekadres gebruikt.
Ja: vul True in.
Nee, niet ingevuld dan wordt standaard gekozen voor False.
Nee:
vul False en bezoekadres in.
Ja:
Vul True in, vul bezoekadres niet in.
BezoekAdres
Bezoek adres
Nee
BezoekAdres2
Bezoek adres 2: bijvoorbeeld 'Twee hoog'.
Nee
BezoekAdres3
Bezoek adres 3
Nee
BezoekAdres4
Bezoek adres 4
Nee
BezoekPostcode
Postcode van het bezoekadres
Nee
BezoekPlaats
Plaats bezoekadres
Nee
BezoekLand
Land bezoekadres. Ondersteund wordt:
· de volledige naam in het Nederlands of Engels
· de ISO-code (2 en 3 letters)
BV: Nederland, The Netherlands, NL, NLD
Nee, niet ingevuld dan wordt standaard gekozen voor NL.
GebruikPostadresAlsFactuuradres
Wordt het postadres ook voor het factuuradres gebruikt.
Nee: vul False in.
Ja: vul True in.
Nee, niet ingevuld dan wordt standaard gekozen voor False.
Nee:
vul False en factuuradres in.
Ja:
Vul True in, vul factuuradres niet in.
FactuurAdres
Factuur adres
Nee
FactuurAdres2
Factuur adres 2: bijvoorbeeld 'Twee hoog'.
Nee
FactuurAdres3
Factuur adres 3
Nee
FactuurAdres4
Factuur adres 4
Nee
FactuurPostcode
Postcode van het factuuradres
Nee
FactuurPlaats
Plaats factuuradres
Nee
FactuurLand
Land factuuradres. Ondersteund wordt:
· de volledige naam in het Nederlands of Engels
· de ISO-code (2 en 3 letters)
BV: Nederland, The Netherlands, NL, NLD

Nee, niet ingevuld dan wordt niets ingevuld.

OverigAdres
Extra adresregel.
Nee
OverigAdres2
Extra adresregel.
Nee
OverigAdres3
Extra adresregel.
Nee
OverigAdres4
Extra adresregel.
Nee
OverigPostcode
Extra adresregel.
Nee
OverigPlaats
Extra adresregel.
Nee
OverigLand
Extra adresregel.

Nee, niet ingevuld dan wordt niets ingevuld.

Tel1
Telefoonnummer bedrijf 1 (bv receptie)
Nee
Tel2
Telefoonnummer bedrijf 2
Nee
Fax
Faxnummer van het bedrijf
Nee
Email
Algemeen e-mail adres van het bedrijf.
Wordt er vanuit Coachview gefactureerd dan kan in het debiteurdossier gekozen worden dat de factuur naar dit e-mail adres moet worden gestuurd.
Nee
Inactief
Moet het bedrijfsdossier op inactief gezet worden. Maak het dossier 'onzichtbaar'.
Nee, niet ingevuld dan standaard False.
Nee:
False -> actief -> zichtbaar
Ja:
True -> inactief -> onzichtbaar

ExternId

Uniek alfanumeriek nummer voor ieder bedrijf. Bestaat de ExternId van een bedrijf al in Coachview.net dan wordt dit bedrijf gewijzigd, zo niet wordt het bedrijf nieuw aangemaakt. Let op: tijdens de import wordt bij het ExternId geen onderscheid gemaakt in HOOFD- en kleine letters! Dus 13DeRQ is hetzelfde als 13derq en wordt dus herkend als één item.

Ja

ExternSource

Alfanumeriek veld voor aangeven uit welk systeem de Bedrijven komen. Meestal is dit voor alle rijen in het bestand dezelfde waarde. Met behulp van dit veld is het mogelijk om uit meerdere systemen bedrijven te importeren die dezelfde externId zouden kunnen hebben, maar toch verschillend zijn. Een bedrijf is dus uniek door een combinatie van het veld ExternId en ExternSource.

Ja

Opmerking

Extra belangrijke opmerkingen.

Nee
Website
Website adres van het bedrijf (bv: www.coachview.net)
Nee
DoNotUpdate
Mogen de gegevens van het bedrijf gewijzigd worden?
Nee, niet ingevuld dan standaard False.
Nee:
False, bedrijf mag gewijzigd worden.
Ja:
True, bedrijf mag niet gewijzigd worden.
DoNotInsert
Mag het bedrijfsdossier aangemaakt worden?
Nee, niet ingevuld dan standaard False.
Nee:
False, bedrijf mag aangemaakt worden.
Ja:
True, bedrijf mag niet aangemaakt worden.