Introductie.
Waarom?

De gegevens van een deelnemer of medewerker worden in Coachview vastgelegd in een persoonsdossier. De gegevens van het bedrijf waar deze persoon werkt wordt vastgelegd in een bedrijfsdossier. Het is mogelijk om deze gegevens eenmalig of periodiek in Coachview te importeren.

Wat ga je doen?

Met behulp van deze instructie laten we je zien hoe je het importbestand moet vullen. Het bestand moet aangeleverd worden in CSV of XLSX formaat, daarvoor kun je bijvoorbeeld MS-Excel gebruiken. Het is ook mogelijk het bestand als XML aan te bieden. Heb je het importbestand aangeboden, dan zullen wij allereerst controleren of het aan alle technische eisen voldoet. De import zal als eerste plaatsvinden in de trainingsomgeving van Coachview. Na jouw akkoord vindt de import plaats in de live-omgeving van Coachview.

Onderaan het artikel vind je twee bestanden die je kunt downloaden:
  1. Coachview Import Bedrijven Personen.xlsx: leeg in te vullen bestand.
  2. Coachview Import Bedrijven Personen Voorbeeld 2017.xlsx: voorbeeld bestand.

Belangrijke voorwaarden?

1
Geen wijzigingen in de kolommen (volgorde of kolommen bijplaatsen) aanbrengen.
2
De eerste regel bevat de kolomkoppen.
3
Het aantal regels zijn gelimiteerd tot 10.000 records. Heb je er meer dan moet je deze opsplitsen in meerdere bestanden.
4
Op iedere regel kan één bedrijf en/of één persoon worden ingevuld. Wordt op een regel zowel een bedrijf en een persoon ingevuld dan wordt deze persoon aan het bedrijf gekoppeld. Worden er geen bedrijfsgegevens ingevuld, dan wordt deze persoon beschouwd als particulier en vindt er geen koppeling met een bedrijf plaats.
5
De combinatie van de kolommen ExternId en ExternSource voor zowel bedrijf als persoon, worden gebruikt om het bedrijf en de persoon uniek in Coachview.net te identificeren, en zijn dus leidend. Dit is o.a. van belang bij een periodieke import. Let op: tijdens de import wordt bij het ExternId geen onderscheid gemaakt in HOOFD- en kleine letters! Dus 13DeRQ is hetzelfde als 13derq en wordt dus herkend als één item.
6
Wil je met een nieuwe import alleen persoonsgegevens toevoegen of corrigeren, en zijn deze personen al in Coachview gekoppeld aan bedrijven, dan moet je in het importbestand de bedrijfsgegevens opnemen. Doe je dit niet dan wordt de koppeling met het bedrijf in Coachview verwijderd. De bedrijfsdossiers blijven wel actief.
7
Het CSV bestand moet encoded zijn met Unicode UTF-8.
8
De velden (kolommen) in het CSV bestand moeten gescheiden worden door:  semicolon/puntkomma (;).
9
Heb je het CSV bestand gemaakt via MS-Excel en gebruik je cijfers die beginnen met een 0? MS-Excel zal bij het opslaan de 0 van de code verwijderen. Dit is op te lossen door van deze cel een tekstvak te maken. Denk bijvoorbeeld aan het telefoonnumer of het externid.
Periodieke import?

Om een periodieke (dagelijks, wekelijks of maandelijks) koppeling te kunnen realiseren, moet het bestand naar onze server getransporteerd worden. Hiervoor stelt Coachview een FTP-account ter beschikking. Het importbestand dient met steeds dezelfde bestandsnaam en indeling in een directory op onze FTP-server neergezet te worden. Dit dient te gebeuren op steeds dezelfde dag/tijd, zodat wij weten wanneer het bestand geïmporteerd kan worden (bijvoorbeeld ’s nachts om 01:00 uur). De verschillende FRP mogelijkheden zijn:
  • FTP [poort 21].
  • FTPES Explicit (SSL/TLS) [Poort 910 (secure FTP)].
  • FTPS Implicit (SSL/TLS) [Poort 990 (secure FTP)].
  • PASV poort range van onze FTP-server is 2000-2010.

Dit mag/moet je invullen:
Wie
Start
Welke bedrijfsgegevens kunnen geïmporteerd worden en hoe leg ik dat vast.
Jijzelf.

Welke persoonsgegevens kunnen geïmporteerd worden en hoe leg ik dat vast.
Jijzelf.

Wil je een onderscheid maken tussen de verschillende bedrijven of personen dan kan dat met behulp van het toevoegen van categorieën. Je knipt de grote 'bak' met bedrijf- of persoonsgegevens op in kleine 'bakjes'. Dit maakt het zoeken in Coachview een stuk eenvoudiger.
Jijzelf.

Met vrije velden houdt je extra informatie bij die standaard niet door Coachview wordt aangeboden. Het is mogelijk om voor het bedrijf of de persoon vrije velden aan te maken.
Jijzelf