De gegevens van een deelnemer of medewerker worden in Coachview vastgelegd in een persoonsdossier. Is het persoonsdossier geopend dan vind je het opleidingsdossier in tab 'Opleidingsvragen' terug. Hierin worden alle opleidingen, die zijn geregistreerd in Coachview, als opleidingsvragen vermeld. Opleidingen gevolgd in het verleden en niet geregistreerd in Coachview vind je hier niet in terug. Met behulp van een eenmalige import is het mogelijk om per persoon de opleidingshistorie op te bouwen.


Dit ga je doen:

Met behulp van deze instructie laten we je zien hoe je het importbestand moet vullen. Het bestand moet aangeleverd worden in CSV of XLSX formaat, daarvoor kun je bijvoorbeeld MS-Excel gebruiken.

Heb je het importbestand aangeboden dan zullen wij allereerst controleren of het aan alle technische eisen voldoet. De import zal als eerste plaatsvinden in de trainingsomgeving van Coachview. Na jouw akkoord vindt de import plaats in de live-omgeving van Coachview.


Belangrijke voorwaarden:

  1. Dit is een eenmalige import. Twee keer importeren betekent dat alles er twee keer instaat.
  2. Geen wijzigingen in de kolommen (volgorde of kolommen bijplaatsen) aanbrengen.
  3. Eerste regel bevat de kolomkoppen.
  4. Aantal regels zijn gelimiteerd tot 10.000 records.
  5. Voor deze import is het verplicht eerst de persoonsgegevens te importeren in Coachview. In het persoonsdossier moet een ExternId en Externsource ingevuld zijn. In kolom A ‘PersoonExternID’ en kolom B ‘PersoonExternSource’ van het importbestand kun je deze id's noteren. Met behulp van deze id's wordt een persoon in Coachview herkend.




Let op:

  1. Zorg ervoor dat je voor het importeren actietemplates met datagroep 'OpleidingsVraag' op inactief zet. Doe je dit niet dan worden deze acties geplaatst en als ze zijn geautomatiseerd uitgevoerd!
  2. Er mag geen herhaling gekoppeld zijn aan de opleidingssoort, deze moeten dus eerst verwijderd worden. Is de import klaar dan kunnen ze weer toegevoegd worden.


Indien je een CSV bestand aanlevert:

  1. Encoding: Unicode UTF-8.
  2. Scheidingsteken velden: semicolon/puntkomma (;).
  3. Heb je het CSV bestand gemaakt via MS-Excel en gebruik je codes die beginnen met een 0 dan zal MS-Excel de 0 van de code verwijderen. Dit is op te lossen door van deze cel een tekstvak te maken.


Opleidingssoorten (blauwdruk van een opleiding):

Wil je een opleiding importeren die in het assortiment staat van Coachview, er is een opleidingssoort voor gemaakt:

  • Dan moet deze opleidingssoort de status definitief hebben (zie tab 'Algemeen' van de opleidingssoort).
  • Dan moet de code en de naam van de opleidingssoort precies overeenkomen met de code en de naam in kolommen C 'OpleidingsSoortCode', D 'OpleidingsSoortNaam', E 'OpleidingsVraagCode' en F 'OpleidingsVraagNaam'.
  • Dan mag er geen herhaling aanstaan voor de import (zie tab 'Algemeen' van de opleidingssoort), is de import afgerond dan mag je de herhaling weer aanzetten.
  • Ga je factureren in Coachview en zijn er verkoopregels aan de opleidingssoort toegevoegd dan moet je deze voor de import op inactief zetten (zie tab 'Verkoopregels' van de opleidingssoort). Per opleidingssoort wordt er namelijk een aanvraag gemaakt en wordt de verkoopstatus automatisch op 'Order' gezet. Zijn er verkoopregels aan de opleidingssoort gekoppeld dan krijgt de aanvraag de financiële status 'te factureren'. Een factuur hoeft echter niet meer gemaakt te worden. Na de import kun je de verkoopregels weer op actief zetten.


Wat gebeurt er tijdens het importeren:

  1. Er wordt een opleidingsvraag gecreëerd en geplaatst in het opleidingsdossier van de persoon.
  2. De opleidingsvraag krijgt in Coachview de status 'Afgerond'.
  3. Er wordt geen opleiding gecreëerd.
  4. Bestaat de opleidingssoort in Coachview dan worden alle onderdelen van deze opleidingssoort meegenomen naar de opleidingsvraag van de persoon.
  5. Wordt een opleiding geïmporteerd die nog niet in het assortiment van Coachview voorkomt of nooit voor zal komen dan wordt de opleidingssoort gecreëerd en wordt er één onderdeel toegevoegd en meegenomen naar de opleidingsvraag van de persoon. De opleidingssoort wordt op inactief gezet. Let op: de code die je gebruikt mag in Coachview niet voorkomen!
  6. Per opleidingssoort wordt één aanvraag gemaakt op naam van jouw eigen bedrijf. In de opmerking van deze aanvraag wordt 'Historie' gezet. Alle personen worden als deelnemer op deze aanvraag ingeschreven.


Dit mag/moet je invullen:


Kolomnaam
Kolom
Omschrijving
Verplicht J/N
PersoonExternID
A
Moet in het persoonsdossier van Coachview hetzelfde zijn.
Ja
PersoonExternSource
B
Moet in het persoonsdossier van Coachview hetzelfde zijn.
Ja
OpleidingsSoortCode
C
Verwijst naar een bestaande opleidingssoort waarvan de status “Definitief” is.
De code moet overeenkomen met de code in Coachview.
Bestaat de opleidingssoort nog niet, dan wordt bij het creëren van de opleidingssoort deze code gebruikt.
Ja
OpleidingsSoortNaam
D
Verwijst naar een bestaande opleidingssoort waarvan de status “Definitief” is.
De naam moet overeenkomen met de naam in Coachview.
Bestaat de opleidingssoort nog niet, dan wordt bij het creëren van de opleidingssoort deze naam gebruikt.
Ja
OpleidingsVraagCode
E
De code wordt gebruikt als code voor de opleidingsvraag.
De code mag hetzelfde zijn als de opleidingssoortcode, maar mag ook een code zijn die in Coachview niet bekend is
maar afkomstig is uit het vorige opleidingsadministratie systeem.
Ja
OpleidingsVraagNaam
F
De naam wordt gebruikt als naam voor de opleidingsvraag.
De naam mag hetzelfde zijn als de opleidingssoortnaam, maar mag ook een naam zijn die in Coachview niet bekend is
maar afkomstig is uit het vorige opleidingsadministratie systeem.
Ja
StartDatum
G
Startdatum van de opleiding, (formaat = dd-mm-jjjj).
Nee
EindDatum
H
Einddatum van de opleiding, (formaat = dd-mm-jjjj).
Nee
DatumAkkoord
I
Datum waarop de opleiding akkoord is bevonden (formaat = dd-mm-jjjj).
Akkoord = False
Akkoord = True

Nee
Let op: Nee
Akkoord
J
De opleiding is wel of niet met goed gevolg afgerond.
False = niet akkoord .
True = akkoord.
Ja
Opmerking
K
Eventueel belangrijke opmerkingen.
Nee


Voorbeeld:
Dit is er ingevuld in het importbestand:

Alleen voor de BHV Bedrijfshulpverlening opleiding uit rij 2 is in Coachview.net een opleidingssoort gemaakt.


Het ExternID en ExternSource verwijst in Coachview naar Moniek Groot. In Coachview.net heeft Moniek al de volgende opleidingen gevolgd of gaat ze volgen. Dit is haar opleidingsdossier voor de import:


Na de import is haar opleidingsdossier aangevuld en ziet er als volgt uit:

De opleidingsvragen in het groene kader zijn geïmporteerd. Je ziet geen start- en einddatum van de opleiding (oranje cirkel) omdat er in Coachview geen opleiding is gecreëerd. De start- en einddatum van de geïmporteerde opleiding vind je in de kolommen start- en einddatum.