Je wilt alle ontvangers die de evaluatie helemaal digitaal hebben ingevuld automatisch een bedankje per e-mail sturen. Met behulp van een actie zorg je ervoor dat Coachview.net dit voor je doet, waarbij het niet uitmaakt of de ontvangers de deelnemers of de docenten zijn.

Dit ga je doen:
Stap voor stap richt je een actietemplate in waarmee Coachview.net een actie aanmaakt als een ontvanger is toegevoegd aan de evaluatie. De actie wordt uitgevoerd op de door jouw bepaalde datum en tijd waarbij het bedankje alleen wordt verstuurd naar diegene die de evaluatie helemaal hebben ingevuld.

Voorbereiding:
Maak of gebruik een bestaande documenttemplate om het bedankje naar de ontvanger te sturen. Selecteer daarbij als 'afzender' een 'e-mail groep' en 'persoon - zakelijk' als 'aan'.
Omdat Coachview.net de e-mail verstuurd buiten alle gebruikers om kan deze niet verstuurd worden via een e-mail adres van een van de gebruikers. Gebruik daarom als afzender het e-mailadres van een e-mail groep. Met de keuze 'persoon - zakelijk' wordt het zakelijk e-mailadres uit het persoonsdossier van de ontvanger gebruikt om het bedankje naar toe te sturen.

Zo doe je het samengevat in drie stappen:
Maak via functiegroep 'Template' en functie 'Actie template' een nieuwe actietemplate aan.

Stap A. Vul de volgende gegevens in:
  1. Vul een naam in, dit wordt later de naam van de actie.
  2. Voeg voor de naamsherkenbaarheid samenvoegcodes [Opleiding:Naam] en [Persoon:NaamVolledig] toe aan de naam.
  3. Daarmee wordt de naam van de opleiding en van de ontvanger (deelnemer of docent) in de actie geplaatst.
  4. Selecteer datagroep 'EvaluatieItem'.
  5. Selecteer de optie 'Automatisch (op startdatum/tijd).
  6. Selecteer proces 'Versturen e-mail'.
  7. Klik op 'Opslaan', de actietemplate wordt gemaakt en je kunt de rest van de gegevens invullen via stap B.


Stap B. Vul de volgende gegevens in:
  1. Selecteer de documenttemplate voor de uitnodiging bij 'E-mailtemplate'.
  2. Selecteer gebeurtenis ´Ontvanger is toegevoegd aan evaluatie´.
  3. Vul als startdatum ´4´ in en selecteer ´werkdagen´, ´na´ en ´Startdatum evaluatie´.
  4. De actie wordt uitgevoerd 4 dagen nadat de startdatum van de evaluatie is bepaald. De startdatum wordt bepaald door de status op 'Open' te zetten.
  5. Vul als einddatum ´4´ in en selecteer ´na´.
  6. Wil je dat de actie op een bepaalde tijd wordt uitgevoerd vul dan een tijd in, bijvoorbeeld '17:00'.
  7. De actie wordt uitgevoerd om 17:00, en sluit aan bij een actie waarop de uitnodiging op de startdatum wordt verstuurd, en de herinnering 2 dagen na de startdatum.
  8. Laat de optie 'Actie aanmaken' op 'Altijd' staan.
  9. Vink de volgende koppelingen aan 'Evaluatie' en 'Persoon'.
  10. De actie is zichtbaar in de tab 'Acties' van de opleiding of de tab 'Acties' in het persoonsdossier van de ontvanger.
  11. Klik op 'Opslaan', je bent bijna klaar voer alleen stap C nog uit.


Stap C. Vul de laatste gegevens in
:
  1. Klik op 'Bewerken'.
  2. Selecteer bij 'Evaluatie ingevuld' de optie 'Ja'.
  3. Klik op 'Opslaan & Terug' om naar het zoekscherm actietemplate terug te keren.


Wil je meer weten: