Coachview kent al lange tijd de mogelijkheid om een internetagenda te kunnen koppelen aan bijvoorbeeld de eigen algemene agenda of aan de agenda van een docent. Dit heeft als grote voordeel dat de afspraken in deze agenda direct gekoppeld zitten aan de planning in Coachview. Wijzigingen worden automatisch doorgevoerd in de gekoppelde agenda. Voor deelnemers die bijvoorbeeld maar één opleiding volgen is deze mogelijkheid minder geschikt. Daarvoor heb je de mogelijkheid om een ICS bestand mee te sturen met de uitnodiging of bevestiging.

Inhoudsopgave:


Verwerken ICS-bestand Outlook:
Het ICS-bestand dat als bijlage in de mail is toegevoegd sla je op op jouw computer.
In Outlook heb je verschillende mogelijkheden om het ICS-bestand in te lezen. Het is verstandig om de methode die je aan je deelnemers aanbeveelt eerst zelf te testen.

Methode 1:
  1. Deze methode zorgt ervoor dat een uitnodiging (ICS-bestand) met één geplande onderdeel automatisch als agenda-item in de eigen agenda wordt geplaatst.
  2. Heb je meerdere geplande onderdelen? Dan worden deze automatisch in een nieuwe (extra) agenda geplaatst.
Via het pijltje, of de rechter muistoets, in het ICS-bestand open je een snelmenu.

Klik op de optie 'Openen'.
Dan wordt de vraag 'Deze internetagenda aan Outlook toevoegen?' in een pop-up gesteld.
Klik je op 'Ja' en bevat het ICS-bestand maar één geplande onderdeel dan krijg je de vraag om het agenda-item in de eigen agenda op te slaan.

Klik hiervoor op de knop 'Opslaan & sluiten'.
Bevat het ICS-bestand meerdere geplande onderdelen dan krijg je deze vraag niet en worden de agenda-items in een nieuwe (extra) agenda opgeslagen.

Methode 2:
Deze methode vergt wat meer stappen dan methode 1. Heb je echter een ICS-bestand met één of meerdere geplande onderdelen? Dan heb je nu de keuze dat de geplande onderdelen als agenda-items in de eigen agenda geplaatst worden en niet in een nieuwe (extra) agenda.
Via het pijltje, of de rechter muistoets, in het ICS-bestand open je een snelmenu.

Klik op de optie 'Opslaan als'.
Klik in Outlook in het menu op 'Bestand', 'Openen' en 'Importeren/exporteren.
Selecteer 'Een iCalender - (.ICS) of....' en klik op 'Volgende'.

De Windows verkenner wordt geopend. Zoek, selecteer en open het ICS-bestand wat je vanuit de e-mail hebt opgeslagen.
Je krijgt dan volgende melding.
  1. Daarmee sla je de agenda-items op in een nieuwe (extra) agenda.
  2. Daarmee sla je de agenda-items op in de eigen agenda.

Is het importeren gelukt? Dan zie je in het agenda-item de code van de opleiding en de naam van het onderdeel.


Klik je op een agenda-item dan zie je het volgende:
  1. Datum en tijden van het geplande onderdeel.
  2. De locatie inclusief bezoekadres.
  3. Code + naam van de opleiding, code + naam van het onderdeel, de status van de opleiding en de geplande docenten op het onderdeel.

Verwerken ICS-bestand via Google agenda:
In Google agenda klik je op het plusteken bij de optie 'Andere agenda's' en selecteer je de optie 'Importeren'. Via de knop 'Selecteer een bestand op je computer' lees je het ICS bestand dat je hebt opgeslagen in met behulp van de knop 'Importeren'.

Je ziet in het agenda-item de code van de opleiding en de naam van het onderdeel.
Klik je op een agenda-item dan zie je het volgende:
  1. Datum en tijden van het geplande onderdeel.
  2. De locatie inclusief bezoekadres.
  3. Code + naam van de opleiding, code + naam van het onderdeel, de status van de opleiding en de geplande docenten op het onderdeel.

Met behulp van het mapteken achter de locatie open je het adres in Google maps en kun navigeren.