Met behulp van een CSV-importbestand maak je in één keer nieuwe debiteuren aan of wijzig je bestaande debiteuren. Het CSV-bestand wordt met behulp van een speciale taak ingelezen.

De volgende velden kun je importeren: 
  1. Verzendwijze factuur.
  2. E-mailadres waar factuur naar toegezonden moet worden.
  3. Extra e-mailadres.
  4. Grootboekrekening.
  5. Extern debiteurnummer
  6. BTW nummer

Let op: het inrichten van de speciale taak kun je niet zelf doen. Neem daarvoor contact op met onze support afdeling (support@coachview.net).

Belangrijke voorwaarden:
  1. Het bestand dat je samenstelt is een XLSX bestand, een MS-Excel spreadsheet bestand. Voordat je dit bestand kunt importeren moet het geconverteerd worden naar een CSV (tekst) bestand.
  2. In het tekstbestand moeten de gegevens gescheiden zijn met een puntkomma (;).
  3. Op de eerste regel worden de kolomkoppen geplaatst, gescheiden met een puntkomma (;). Vanaf regel twee worden de te importeren gegevens geplaatst, gescheiden met een puntkomma (;).
  4. Er mogen geen wijzigingen in de kolommen aangebracht worden. De kolomnamen mogen niet hernoemd worden.De kolommen mogen niet anders gesorteerd worden. Er mogen geen kolommen verwijderd of verborgen worden.
  5. Er kan alleen een nieuw debiteurendossier worden aangemaakt als het bedrijfsdossier in Coachview bestaat.

Beste practice:
  1. Test jouw te importeren bestand eerst in jouw trainingsomgeving van Coachview. Een import kan niet worden teruggedraaid. Eenmaal geïmporteerde gegevens kunnen niet zomaar worden verwijderd.
  2. Wil je een groot bestand importeren? Doe dit dan later op de dag. Voorkeur is na 20:00 uur.

Samenstellen importbestand:
Onder aan dit artikel kun je het in te vullen importbestand (CoachviewImportDebiteuren.xlsx) downloaden.

Per debiteur worden de gegevens in één regel vastgelegd.
CoachViewBedrijfID:Het database bedrijfsid. Met behulp van de dit ID weet Coachview of er een nieuw debiteurendossier aangemaakt moet worden of dat het bestaande debiteurendossier gewijzigd/aangevuld moet worden.

Het bedrijfsid kun je op twee manieren ophalen:
  1. Exporteer de lijst met bedrijven naar CSV via het pijltje links onderaan het scherm. In kolom A (CompanyId) wordt het bedrijfsid getoond. Wordt deze kolom niet getoond? Open dan het scherm met opties (menu 'Service center' en menu-item 'Opties'. Scroll naar panel 'Algemeen' en zorg ervoor dat optie 'ExporteerDatabaseID' is aangevinkt.
  2. Ga met je muis in de lijst met bedrijven zweven boven de naam. Links onder in het scherm zie je dan de company id verschijnen. 
Extern Debteteurnummer:Naast het interne debiteurennummer, dat automatisch door Coachview wordt aangemaakt, kun je ook een extern debiteurnummer vastleggen. Handig als de debiteur al in jouw boekhoudsysteem bestaat maar een ander nummer heeft dan het interne debiteurennummer van Coachview.
Verzendwijze:Bepaal hoe je de facturen voor deze debiteur wilt versturen:
E = e-mail
P = print
Emailadres:Bepaal naar welk e-mailadres de facturen voor deze debiteur gestuurd moeten worden. Het e-mailadres wordt vastgelegd in het veld 'Anders'.
Extra Emailadres:Wordt vastgelegd in het veld 'Extra e-mailadres'.
Grootboekrekening:Standaard grootboekrekening voor deze debiteur.
BTW Nummer:BTW identificatienummer volgens standaard formaat.

Voorbeeld:

Importbestand opslaan naar CSV::
  1. Zorg ervoor dat je tab 'Export' hebt geselecteerd.
  2. Klik in het menu van Excel op 'Bestand' -> 'Opslaan als'.
  3. Kies voor opslaan als 'CSV (gescheiden door lijstscheidingseken)(*.csv).

Importeren:
Klik in menu 'Beheer' op menu-item 'Speciale taak'.
Klik op de naam van de speciale taak, deze heet waarschijnlijk 'Import debiteuren'.
Klik op de knop 'Upload bestand'.
Selecteer in de verkenner die wordt geopend het te importeren bestand (1).
Klik op de knop 'Openen' en de import wordt automatisch op de achtergrond gestart. Het kan enkele minuten duren voordat het importeren is afgerond.
Klik je op de tab 'Resultaten' dan zie je of de import is gelukt.
In kolom 'Bericht' zie je hoeveel regels er verwerkt zijn.
In kolom 'Succes' zie je of het gelukt is.