Het aanmaken van evaluaties, het versturen van uitnodigingen en herinneringen en het afronden van evaluaties is een tijdrovend werkje en wordt nog wel eens vergeten. Coachview ontzorgt door dit automatisch per opleiding of onderdeel (les) voor je te regelen. Dit doe je door de desbetreffende actie templates te koppelen aan een evaluatie template.

De volgende actietemplates zijn van belang:
  1. Openen evaluatie: dit zorgt er voor dat de vragen en ontvangers* worden toegevoegd.
  2. Versturen uitnodigingen invullen evaluatie naar de ontvangers*.
  3. Versturen herinnering naar de ontvangers* die de evaluatie nog niet of gedeeltelijk hebben ingevuld.
  4. Sluiten evaluatie.

*Ontvangers: dit kunnen deelnemers of docenten zijn.

De actietemplates die nodig zijn: 
Openen evaluatie:

Een evaluatie die wordt toegevoegd aan een opleiding krijgt de status 'Concept'. De ontvangers en de vragen zijn nog niet aan de evaluatie toegevoegd. Daarvoor moet je de status van de evaluatie op 'Open' zetten. In de drukte wordt dit nog wel eens vergeten. Met behulp van een actie zorg je ervoor dat Coachview dit automatisch voor je doet.

Versturen uitnodiging:Is de evaluatie geopend en zijn de ontvangers (deelnemers of docenten) toegevoegd dan worden automatisch de uitnodigingen voor het invullen van de evaluatie verstuurd.
Versturen herinnering:Na een aantal dagen stuur je een herinnering naar die ontvangers die de evaluatie nog niet of gedeeltelijk hebben ingevuld.
Sluiten evaluatie:Na een bepaalde periode mag de evaluatie gesloten worden. Let op dat deze periode niet conflicteert met de ingestelde maximale responsdagen in tab 'Algemeen' van een evaluatie template.

Zo maak je de actietemplates:

Open de lijst met actietemplates via menu 'Template' en menu-item 'Actie template'. Klik op de knop 'Nieuw' om een nieuwe actietemplate te maken.

Voor de verschillende actietemplates kun je gebruik maken van een van onze voorbeelden uit de bibliotheek. Om een voorbeeld te kiezen open je de templatelijst.

Selecteer uit de lijst een van de templates die je wilt gebruiken. Begin met 'Evaluatie openen', maak dan 'Evaluatie uitnodiging' en 'Evaluatie herinnering' en vervolgens 'Evaluatie afsluiten'.
De naam van de template en de instellingen worden automatisch ingevuld.

Controleer of o.a. de standaard ingevulde timing en voorwaarden voldoen aan jouw wensen. Deze mag je natuurlijk altijd aanpassen.

Klik op ‘Opslaan & terug’ om de actietemplate te bewaren.

Activeren:
Om er voor te zorgen dat het automatische proces ingezet wordt, moet je de actietemplates toevoegen aan een evaluatietemplate.
  1. Klik in menu item 'Evaluatie' op menu-item 'Evaluatie template' om de lijst met evaluatie templates te openen. 
  2. Open de evaluatietemplate waar je de actietemplates aan wilt toevoegen door op de naam te klikken.
  3. Klik op de tab 'Actietemplates'.
  4. Klik op de knop 'Toevoegen'.
  5. Selecteer de actietemplates die je toe wilt voegen en klik vervolgens op de knop 'Toevoegen'.
  6. De actietemplates zijn nu succesvol gekoppeld aan de evaluatietemplate.

Documenttemplates:

Heb je de actietemplates voor de uitnodiging en herinnering gemaakt? Dan heeft Coachview daarvoor automatisch de

documenttemplates gemaakt voor het versturen van de e-mail. Heb je de actietemplate opgeslagen dan open je de bijbehorende documenttemplate door op de link te klikken (1).

Pas naar behoefte de tekst en de handtekening aan.
Wil je de naam van de link (1) aanpassen?
  1. Klik dan op de tab '<> HTML'.
  2. Zoek samenvoegcode [EvaluatieItem:ExternalURLSurvey Naam="Klik hier om te starten met de evaluatie"]
  3. Wijzig de tekst "Klik hier om te starten met de evaluatie", let op laat de " om de tekst staan.
  4. Klik op tab 'Editor' en knop 'Opslaan'.

De documenttemplates kun je natuurlijk ook terugvinden via menu 'Template' en menu-item 'Document-template'.