Je wilt dat een automatische actie rekening houdt met het feit dat het dossier inactief is. Is dit het geval? Dan mag de actie niet uitgevoerd worden.

Wat gebeurd er?
Een automatische actie moet rekening houden of het gekoppelde hoofdossier op actief of inactief staat. Denk bijvoorbeeld aan het toevoegen van een persoon aan het opleidingsportaal of het versturen van een uitnodiging voor het invullen van de evaluatie naar de ontvanger. Staat het persoonsdossier op inactief dan mag de actie niet uitgevoerd worden.

Wat is er nodig?
Een actie template die een automatische actie aanmaakt waarbij je voorwaarde 'Persoon is actief = ja' kunt bepalen. Deze voorwaarde kun je in een actietemplate bepalen overal waar je een dossier op (in)actief kunt zetten er er een gebeurtenis geselecteerd kan worden. Denk bijvoorbeeld aan:
  1. Evaluatie.
  2. Evaluatieitem (ontvanger).
  3. Persoon.

Maak je een nieuwe automatische actietemplate dan staat deze voorwaarde standaard op ja ingesteld.
Actie template waarbij de ontvanger van de evaluatie op inactief staat:
Naam:Evaluatie uitnodiging [Evaluatie:Opleidingnaam] - [Persoon:NaamVolledig]
Uitvoering:Automatisch
Datagroep:Evaluatieitem
Proces:Versturen E-mail
Gebeurtenis:Ontvanger is toegevoegd aan evaluatie
E-mailtemplate:Evaluatie uitnodiging [Evaluatie:Opleidingnaam] - [Persoon:NaamVolledig]
Timing:Bijvoorbeeld 0 werkdagen na start evaluatie
Voorwaarde:Evaluatieitem is actief = Ja.

Activeren:
De actie template koppel je aan een onderdeel van de opleidingssoort waarvoor je wilt dat de planning bewaakt wordt.

Voorbeeld:
In de evaluatie is de deelnemer automatisch bij het openzetten, toegevoegd als ontvanger en wordt er een actie voor het versturen van de uitnodiging gestempeld.
Het hoofddossier (evaluatieitem = ontvanger) staat op actief en de actie is dus zichtbaar, want deze voldoet aan de voorwaarde.
Klik je in tab 'Ontvangers' op de naam en zet je het dossier op inactief.
Dan verdwijnt de actie omdat niet meer aan de voorwaarde is voldaan en zal dus niet meer automatisch worden uitgevoerd.