Exact Globe biedt mogelijkheden om gegevens vanuit Coachview te verwerken. Maak van de in Coachview geregistreerde debiteuren automatisch debiteuren in Exact Globe. Zet jouw facturen automatisch om in verkoopboekingen, inclusief de grootboekrekening, kostenplaats en BTW.

Wat gebeurt er?
In Coachview worden de facturen gemaakt en verstuurd. Van debiteuren die in Coachview 'geboren' worden, nog niet bestaan in Exact Globe, worden automatisch nieuwe debiteuren aangemaakt. Daarnaast bepaal je zelf of de gegevens van een bestaande debiteur (in Exact Globe) overschreven mogen worden. De factuurregels worden automatisch als journaalposten naar grootboek en/of kostenplaats weggeschreven.

Let op:
  1. Er kan maximaal 1 administratie in Exact Globe gekoppeld worden aan Coachview.
  2. Het is verstandig om de debiteuren in Exact Globe, die in Coachview nog niet bestaan maar wel nodig zijn, te importeren als bedrijven en/of personen. Zorg er voor dat het debiteurennummer als 'externid' wordt toegevoegd aan een bedrijfs- en of persoonsdossier. Gebruik als 'externsource' 'Exact'.
  3. De factuurregels/verkoopboekingen worden exclusief BTW verstuurd. Dit betekent dat per BTW-Code in Exact Globe het type als 'Exclusief' moet zijn ingesteld.

BTW, grootboekrekeningen, kostenplaatsen:
In Coachview dienen de BTW tarieven, grootboekrekeningen en kostenplaatsen overgenomen of aangepast te worden. Deze moeten exact overeenkomen met Exact Globe.
  1. BTW codes: lees hier meer.
  2. Grootboekrekeningen: lees hier meer.
  3. Kostenplaatsen: lees hier meer.

Relatienummer:
Is Coachview leidend in het aanmaken van nieuwe debiteuren dan dien je er voor te zorgen dat het relatienummer in Exact Globe nog niet voorkomt. Exact Globe nummert altijd door op het hoogste relatienummer dat bekend is in Exact. Maak je handmatig een nieuwe relatie aan, dan zal automatisch op dit nummer doorgenummerd worden.

Voorbeeld:
Range 10000 en hoger is in Exact in gebruik voor bestaande relaties. In Coachview heb je vastgelegd dat het debiteurennummer moet beginnen met 50000. Wanneer nu Coachview een nieuw relatienummer aanmaakt, stel 50361, en je maakt zelf een nieuwe relatie aan, dan zal hier automatisch op doorgenummerd worden en krijgt deze relatie nummer 50362. In Coachview wordt dit nummer ook gebruikt bij het aanmaken van een nieuwe debiteur. Wordt deze geëxporteerd naar Exact Globe, dan zullen de gegevens van de handmatig aangemaakte relatie in Exact Globe overschreven worden.

Oplossing:
Zorg ervoor dat je bij het handmatig aanmaken van een nieuwe relatie in Exact Globe begint met een hogere range, bijvoorbeeld 80000. Coachview blijft doornummeren met 50000, nieuwe handmatige relaties worden vanaf 80000 doorgenummerd.

Let op: houd rekening met de nummering als relaties ook nog aangemaakt worden vanuit andere applicaties. In dit geval heb je dus drie reeksen relatienummers in Exact Globe:
  1. De debiteur/relatienummers vanuit Coachview
  2. De crediteur/relatienummers vanuit een andere applicatie.
  3. De relatienummers die handmatig worden aangemaakt.

Het is ook mogelijk om het debiteurennummer vanuit Coachview te laten beginnen met een prefix.

Wat is er nodig?
  1. Een beschikbare versie in Nederland.
  2. Een gebruiker in Exact Globe die de koppeling kan realiseren.
  3. Een lijst met BTW codes en namen die gebruikt worden in Exact Globe.
  4. XML-module waarmee de bestanden geïmporteerd worden.
  5. Een lijst met grootboekrekeningnummers en namen die gebruikt worden voor de BTW tarieven, trainingen, cursussen, workshops etc. in Exact Globe.
  6. Een lijst met kostenplaatsen en namen die gebruikt worden voor trainingen, cursussen, workshops etc. in Exact Globe. Let op: deze is niet verplicht.

Gebruik je Coachview al?
  1. Dan kun je de koppeling het beste testen vanuit de trainingsomgeving van Coachview (https://training.coachview.net). 
  2. Staan er in Coachview al facturen en dienen deze niet meer geëxporteerd te worden naar Exact Globe? Lees dan hier hoe je dat doet. 
  3. Maak in Exact Globe een testadministratie aan die een afspiegeling is van de live-administratie.