Zoals je in de introductie hebt kunnen lezen worden van de Coachview facturen automatisch verkoopboekingen (in het verkoopdagboek inclusief grootboekrekening, kostenplaats, project en BTW) gemaakt in AFAS Profit.

De debiteuren van Coachview worden automatisch aangemaakt als klantrelatie in AFAS Profit als deze nog niet bestaan.
Hoe je de koppeling, via het service center in Coachview, moet inrichten en (de)activeren lees je met behulp van een aantal stappen in onderstaande presentatie.

Start:
Klik in menu 'Service center' op menu-items 'Integraties'.
Klik in 'Boekhouding' panel 'AFAS Profit' op de knop 'Configureren'.
Het eerste invulveld dat je op het scherm ziet geeft de naam weer van de koppeling. Standaard staat daar 'AFAS Profit', maar de naam mag je overschrijven.

Panel Algemeen:
Activatiecode: Vul de juiste activatiecode in.

Administratienummer: Vul hier het administratienummer van AFAS Profit in.

ApiKey: De ApiKey uit AFAS Profit benodigd voor het automatisch aanvragen van het token.

Omgevingssleutel: Omgevingssleutel uit AFAS benodigd voor het automatisch aanvragen van het token.

Token: Dit is de door AFAS gegenereerde token die de autorisatie en verbinding regelt.

UserId: De UserId uit AFAS die nodig is voor het automatisch aanvragen van het token.

WebserviceUrl: De URL Profitservices twee-fatorauthenticatie voor inloggen.
https://[deelnemernummer].soap.afas.online/profitservices

Panel Debiteur:
Debiteur externsource: Wanneer debiteur via bedrijf/persoon deze externsource heeft dan externid gebruiken als debiteurnummer.

Externe Id (optie 1): Dit nummer wordt als eerste gebruikt om de debiteur te identificeren? (verplicht)

Externe Id (optie 2): Levert optie 1 geen debiteurnummer op? Dan wordt dit nummer gebruikt. (optioneel).

Externe Id (optie 3): Levert optie 2geen debiteurnummer op? Dan wordt dit nummer gebruikt. (optioneel).

Prefix: Wil je dat het Coachview debiteurnummer een extra prefix krijgt? Vul deze dan hier in. Deze prefix wordt alleen toegevoegd als het interne debiteurennummer van Coachview wordt gebruikt.

Panel Financieel:
Boekingstype BTW: Deze bepaalt welke datum uit Coachview moet worden gebruikt voor het boekingsjaar en boekingsperiode. Je hebt de volgende keuzes:
  1. Factuurdatum
  2. Factuur order startdatum
  3. Factuur order einddatum
  4. Exportdatum

CreateProject: Geef aan of het project in AFAS Profit aangemaakt dient te worden.

Factuur Boekingsperiode (optie 1):
Welke datum uit Coachview moet worden gebruikt voor het bepalen van de boekingsperiode? Je hebt de keuze uit:
  1. Factuurdatum
  2. Factuur order startdatum
  3. Factuur order einddatum
  4. Exportdatum
Het bepalen van de order start- en einddatum bepaal je in een van de volgende stappen. De exportdatum is de datum waarop de factuur naar AFAS Profit wordt geëxporteerd.

Factuur Boekingsperiode (optie 2):
Selecteer optie 2 als je verwacht dat de eerste optie geen datum kan opleveren.
Factuur prefix: Coachview factuurnummers beginnen standaard bij 00001. Wil je een afwijkend factuurnummer gebruiken om reeds gebruikte factuurnummers in Exact-Online te vermijden? Vul een prefix (bijvoorbeeld 2018) in. Dit moet een getal zijn en wordt voor het Coachview factuurnummer geplaatst.

FactuurProjectCode: 
Projectcode laten genereren uit een Coachview veld naar AFAS Profit. Je hebt de mogelijkheden uit:
  1. Aanvraagnummer.
  2. Referentienummer die bij de aanvraag is ingevuld.
  3. Factuur referentienummer.
  4. Opleidingscode.
  5. Opleidingssoortcode.
Kies je voor optie 2 of 3? Dan moet het referentienummer bij de aanvraag/factuur zijn ingevuld. Het verplicht invullen kun je per debiteur regelen via optie: 
FactuurVerstuurWijze:
Bepaal wanneer de definitieve facturen naar AFAS Profit geëxporteerd moeten worden.
  1. Realtime: de factuur en  debiteurgegevens worden direct geëxporteerd. Dit gebeurt met behulp van een automatische actie 'Koppeling FactuurExporteerNaarBoekhouding'. De actietemplate die deze actie stempelt, wordt door Coachview automatisch aangemaakt en kun je zelf bewerken.
  2. BulkNachts: de facturen en debiteurgegevens worden op een bepaald tijdstip in de nacht verstuurd. Stuur een e-mail naar onze supportafdeling (support@coachview.net). Zij zorgen ervoor dat de export middels een job in de door jouw bepaalde herhaling (dag/week/maand) wordt uitgevoerd.

Organisatorische eenheid:
De organisatorische eenheid moet vastgelegd worden in een vrijveld bij de opleiding met de naam 'VrijveldOrgVes'.

Het vrije veld kun je via menu 'Beheer' en menu-item 'Instellen vrije velden' aanmaken.
Verkoop Dagboek: Het dagboeknummer van het verkoopdagboek uit AFAS Profit.

Panel projecten:
ProjectGroep: De projectgroep die gekoppeld wordt bij de projecten die in AFAS Profit aangemaakt worden.

ProjectIncasseren:
Hierbij heb je de keuzen:
- Overeenkomstig verkooprelatie
- Factuur niet incasseren
- Factuur incasseren

ProjectType: Het projecttype dat gebruikt wordt bij het aanmaken van projecten in AFAS Profit. Je hebt de keuze uit:
- Standaard
- Klantovereenkomst
- Werkbon

Activeren:
Activeren van de koppeling doe je als volgt:
  1. Klik op de knop 'Opslaan' om de ingevulde gegevens te bewaren.
  2. Klik op de knop 'Inschakelen' en 'Bevestigen'.

De koppeling kan altijd:
  1. Gepauzeerd worden door op de knop 'Pauzeren' te klikken.
  2. Worden verwijderd door op de knop 'Verwijderen' te klikken.