Trainingen zijn gepland en deelnemers zijn ingeschreven. De aanvragen staan klaar en zijn gecontroleerd. Er mag dus gefactureerd worden, maar je wilt het het factureringsproces automatisch en dus efficiënter laten verlopen. Daarmee zorg je ervoor dat de facturen sneller zijn gemaakt en verstuurd. Betalingen zullen daarom ook sneller binnenkomen.

INHOUDSOPGAVE


Wat gebeurd er?
Het automatisch factureren bestaat uit twee stappen:
  1. Er wordt automatisch een conceptfactuur aangemaakt. Dit gebeurt met behulp van een actie bij de aanvraag. Daarbij wordt de aanvraag in zijn geheel of in termijnen gefactureerd.
  2. Door het aanmaken van de conceptfactuur wordt een nieuwe actie klaargezet bij de factuur, die de conceptfactuur op definitief zet. De factuur wordt vervolgens verzonden met behulp van de instellingen in de actie template.

Wat is er nodig?
  1. Een actie template die een automatische actie aanmaakt bij de aanvraag. De actie maakt de conceptfactuur.
  2. Een actie template die een automatische actie aanmaakt bij de factuur. De actie zet de factuur op definitief en verstuurd de factuur.

Actie template aanmaken conceptfactuur:
Naam: Factureren stap 1 - Maak conceptfactuur voor aanvraag: [Aanvraag:AanvraagNr] | [Aanvraag:EindDatumOpleiding] of [Aanvraag:StartDatumOpleiding]
Uitvoering:Automatisch
Datagroep:Aanvraag
Proces:Factuur aanmaken
Gebeurtenis:Aanvraag is aangemaakt
Aantal facturen:Deze staat standaard op 1. Is deze groter dan 1? Dan wordt de factuur in termijnen verdeeld.
Datum factuur:Bepaal de factuurdatum:
  1. Huidige datum (datum waarop je de conceptfactuur maakt).
  2. Startdatum van de opleiding.
  3. Startdatum van de opleiding, en wanneer niet gevuld: huidige datum.
  4. Einddatum van de opleiding.
  5. Einddatum van de opleiding, en wanneer niet gevuld: huidige datum.


Let op: de standaard gekozen optie wordt bepaald door de instelling 'Maak factuur van aanvraag: eerste factuurdatum' dat je via menu 'Service center' en menu-item 'Opties' hebt ingesteld.

Periode tussen facturen:Heb je bij 'Aantal facturen' meer dan 1 ingesteld? Dan kun je hier aangeven het aantal termijnen en welke periode (dag, week, maand) gebruikt moet worden.
Timing:
Gerelateerd aan de opleiding:
  1. X aantal dagen, weken, maanden na optreden gebeurtenis, wanneer de aanvraag wordt aangemaakt. Direct bij inschrijving deelnemer versturen factuur.
  2. X aantal dagen, weken, maanden voor of na start opleiding. Daarbij kun je een tijd instellen.
  3. X aantal dagen, weken, maanden voor of na einde opleiding. Daarbij kun je een tijd instellen.
Voorwaarden:Er zijn verschillende situaties denkbaar wanneer jij de conceptfactuur wilt maken. Dit regel je met het instellen van voorwaarden.
  1. Status (aanvraag): ingepland of afgerond. Daarmee voorkom je dat een inschrijving op de wachtlijst of een vervallen inschrijving wordt gefactureerd.
  2. Verkoopstatus: Order. Als de verkoopstatus niet op order staat kan er niet gefactureerd worden en wordt de actie afgekeurd.
  3. Betaalwijze:  maak de concept factuur alleen als dit de betaalwijze is bij de aanvraag. Zie verder hoofdstuk 'Onderscheid maken in betaalwijzen'
  4. Opleidingsstatus: maak de concept factuur pas als de opleiding definitief doorgaat, bij een Go.


Actie template factuur op definitief zetten en versturen:
Naam: Factureren stap 2 - Maak definitieve Factuur [Factuur:Nummer] en verzend [Debiteur:AdresseringSamengesteld]
Uitvoering:Automatisch
Datagroep:Factuur
Proces:Concept factuur definitief maken en verzenden
Gebeurtenis:Factuur is aangemaakt.
Timing:
  1. X aantal dagen, weken, maanden na optreden gebeurtenis, wanneer de conceptfactuur is aangemaakt.
  2. X aantal dagen voor/na factuurdatum.
E-mailadres afzender:Dit e-mailadres wordt gebruikt als afzender van het begeleidend schrijven bij het verzenden van de factuur. Is deze bepaald via menu 'Service center' en menu-item 'Opties', zie optie 'Factuur afzender e-mailadres' in panel 'Factuur verzenden/printen'? Dan wordt deze automatisch ingevuld. Zelf een afzender selecteren kan via het vergrootglas. Daarvoor moet je een of meerdere e-mailgroepen hebben aangemaakt.
E-mail-template:Dit document template wordt gebruikt als begeleidend schrijven bij het verzenden van een factuur. Is deze bepaald via menu 'Service center' en menu-item 'Opties', zie optie 'Factuur begeleidend schrijven' in panel 'Factuur verzenden/printen'? Dan wordt deze automatisch ingevuld. Zelf een template selecteren kan via het vergrootglas.
Factuur template:Deze document template wordt gebruikt om de factuur te genereren als PDF bij het verzenden van een factuur. Is deze bepaald via menu 'Service center' en menu-item 'Opties', zie optie 'Factuur e-mail template' in panel 'Factuur verzenden/printen'? Dan wordt deze automatisch ingevuld. Zelf een template selecteren kan via het vergrootglas.
Voeg UBL bijlage toe:Geef aan of tijdens het verzenden van een factuur een UBL-factuur als bijlage toegevoegd moet worden. Meer weten over de UBL bijlage? eFactureren: het elektronisch versturen van een factuur in UBL formaat.
Gebruik de factuurtemplate die bij de betaalwijze is aangegeven:Heb je bij de aanvraag / factuur een betaalwijze ingesteld en vink je deze optie aan? Dan wordt de factuurtemplate gebruikt voor het genereren van de PDF bijlage, die is aangegeven bij de betaalwijze.
Gebruik afzender en ontvangers van de e-mail template:Vink je deze optie aan? Dan wordt de afzender en ontvanger(s) gebruikt die zijn ingesteld in de document template die het begeleidend schrijven verstuurt.
Timing:X aantal dagen, weken, maanden bij optreden gebeurtenis, wanneer de factuur wordt aangemaakt.
Afronden na verlopen:Selecteer deze optie als je wilt dat de actie wordt afgerond, zonder dat het proces wordt uitgevoerd, als de timing is verlopen.
Voorwaarden:Geen

Onderscheid maken in betaalwijzen:
Met behulp van een keuze in betaalwijzetype en betaalwijze bepaal je wanneer de actie moet worden uitgevoerd. Daarmee maak je een onderscheid tussen aanvragen die in termijnen moeten worden gefactureerd, via iDeal betaald zijn, die verwerkt worden via automatische incasso of in één keer moeten worden betaald. Aan elke actietemplate, voor een bepaalde betaalwijze, kun je nu een ander documenttemplate hangen.

Voorbeeld combinatie:

Activeren:
Per opleiding bepaal je of deze automatisch gefactureerd mag worden door de beide actie templates te koppelen aan de opleidingssoort. Maak je gebruik van originelen en varianten? Kan een deelnemer ingeschreven worden met behulp van de originele opleidingssoort dan moet je beide actie templates toevoegen aan deze opleidingssoort. Kan een deelnemer ingeschreven worden met behulp van een variante opleidingssoort dan moet je ook hier beide actie templates toevoegen.

Koppel je de actietemplates aan een opleidingssoort dan is het niet mogelijk om het automatisch facturen met terugwerkende kracht in te stellen.

Aandachtspunten:
  1. Is de aanvraag al voor 100% gefactureerd? Er volgt geen foutmelding, de actie wordt afgerond.
  2. Is de factuur al definitief? Er volgt geen foutmelding, de actie wordt afgerond.
  3. Het automatisch versturen van de factuur gebeurt maar één keer. Wordt in de aanvraag de prijs gewijzigd door wijzigingen aan te brengen aan een of meerdere verkoopregels? Dan zul je de factuur handmatig moeten versturen.
  4. Heb je in de aanvraag aangegeven dat de factureren moeten worden geblokkeerd? Het uitvoeren van een actie die een conceptfactuur definitief maakt en verzendt, wordt afgekeurd. Meer weten of het blokkeren van facturen? Klik dan hier.
  5. Heb je in het debiteurendossier aangegeven dat het invullen van het referentienummer (inkoopordernummer) in de aanvraag verplicht is, en deze is niet ingevuld? Dan wordt de actie afgekeurd. Lees meer: verkoop & facturatie, debiteuren.

De actie wordt afgekeurd:
* Als er meerdere debiteuren zijn  vastgelegd in de verkoopregels.
* De verkoopstatus niet op 'order' staat.
* Er geen verkoopregels zijn toegevoegd aan de aanvraag.
* E-mailadres 'afzender' en/of 'aan' niet bepaald kan worden.
* Debiteurendossier is gekozen wordt voor 'Onbekend' of 'Print' voor de optie 'Verzendwijze factureren'.
* Debiteurendossier is aangegeven dat het referentienummer (aanvraag) verplicht is, maar niet is ingevuld.
* Verkoopregels bevatten een niet toegestaan btw-tarief dat bij de debiteur is vastgelegd.
* Factuur is geblokkeerd.

Bij een foutmelding wordt de actie afgekeurd maar niet afgerond. De actie blijft dus zichtbaar in de actietabs. Als je de actie opent, vind je informatie over de foutmelding. Los het probleem op, ga terug naar de actie en klik op de knop 'Uitvoeren'.