Voordat je begint met het maken van een actie template is het belangrijk dat je weet uit welke uitvoeringen, datagroepen, processen, gebeurtenissen, timing en voorwaarden je kunt kiezen.

Tip: We hebben een aantal casussen voor je klaargezet als voorbeeld: Klik hier voor een overzicht.

Uitvoering:
Je hebt drie mogelijkheden:
  1. Handmatig: de actie wordt gestempeld en jij moet de taak zelf, binnen of buiten Coachview, uitvoeren. Denk bijvoorbeeld aan het terugbellen van een klant of het handmatig versturen van de uitnodigingen naar de deelnemers via een mailing.
  2. Semi automatisch: de actie wordt gestempeld en met behulp van de uitvoeren-knop voer jij de taak uit. Doordat extra controles nodig zijn bepaal jij de timing waarop een deelnemer uitgenodigd wordt.
  3. Automatisch: de actie wordt klaargezet en door Coachview automatisch uitgevoerd. 
Let op: alleen de uitvoering 'handmatig' en 'automatisch' kun je in de actietemplate selecteren. Semi automatisch krijg je door eerst de optie 'automatisch' te kiezen, de actietemplate verder in te vullen en dan de uitvoering op 'handmatig' te zetten. Wil je de actie later volledig automatiseren dan hoef je de uitvoering alleen maar terug te zetten naar 'Automatisch'.

Datagroep:
De keuze van de datagroep bepaalt waar de actietemplate handmatig of automatisch omgezet kan worden naar een actie en voor wie. Als je zelf een actie-template inricht geeft Coachview een overzicht van de belangrijkste datagroepen waar je uit kunt kiezen. De datagroep bepaalt de keuzes in uitvoeringen, processen, gebeurtenissen, timing en voorwaarden.
DatagroepVoorbeeld toepassing
Aanvraag:Het versturen van de offerte, opdracht en maken concept factuur.
Evaluatie:Openen of sluiten van een evaluatie.
Evaluatieitem:Het versturen van de uitnodiging en herinnering naar de ontvangers van de evaluatie.
Factuur:Definitief maken en verzenden van een concept factuur en het versturen van herinneringen.
Opleiding:Bepaal de go/no go, print de presentielijst, publiceer de opleiding.
Opleidingsaanvraag:Versturen van e-mails naar de contactpersoon van de aanvraag.
Opleidingsdeelnemer:Versturen van de uitnodiging naar de deelnemer die is ingeschreven in de opleiding.
Opleidingsdocent:Versturen van de presentielijst naar de docent die is ingepland in de opleiding.
Opleidingslocatie:Versturen van de deelnemerslijst inclusief dieetwensen naar de locatie ingepland in de opleiding.
Opleidingsonderdeeldocent:Versturen van de presentielijst van een specifieke les naar de docent die in ingepland in het onderdeel.
Opleidingsonderdeellocatie:Versturen van de deelnemerslijst inclusief dieetwensen naar de locatie die is ingepland in het onderdeel.
Opleidingsdeelnemeruitvoering:Versturen van een e-mail inclusief huiswerk voor een bepaalde les aan de deelnemer die is ingeschreven in een het onderdeel.

Voorbeeld:

  1. Kies voor datagroep 'OpleidingsDeelnemer' om per deelnemer, ingeschreven in de opleiding, één actie te stempelen.
  2. Kies voor datagroep 'Opleiding' om één actie per opleiding te stempelen.

Proces:
Maak je gebruik van acties die Coachview automatisch voor je uitvoert dan moet je een proces instellen. Met behulp van dit proces weet Coachview welke taak er uitgevoerd moet worden. Ook de keuze van een proces is afhankelijk van de gekozen datagroep. Denk aan het versturen van een e-mail, persoonscategorie toevoegen / verwijderen, connectie met een externe applicatie, verzetten van de opleidingsstatus etc.

Let op: niet elke datagroep heeft de beschikking over de mogelijkheid een proces toe te voegen en kan dus ook niet geautomatiseerd worden.

Gebeurtenis:
Bij iedere actietemplate kan een gebeurtenis gekozen worden. De gebeurtenis bepaalt wanneer de actie gestempeld wordt. De gekozen datagroep en proces bepaalt de mogelijke keuzes in gebeurtenissen. Voorbeelden van gebeurtenissen zijn 'Opleiding is aangemaakt', 'Docent is toegevoegd aan een opleiding', 'Deelnemer is toegevoegd aan een opleiding', 'Opleiding begindatum wijzigt' etc.

Let op: een gebeurtenis wordt alleen gebruikt als de actie-template toegevoegd is aan een of meerdere opleidingssoorten. Een actietemplate zonder gebeurtenis kan niet worden toegevoegd aan een of meerdere opleidingssoorten.

Timing:
De timing bepaalt wanneer jijzelf een actie moet uitvoeren of Coachview een actie uitvoert. Je hebt de keuze uit minuten, uren, werkdagen, weken of maanden voor of na start/einde opleiding, gebeurtenis, onderdeel, geldigheidstermijn etc. De keuze  is afhankelijk van de gekozen datagroep.

Maak je gebruik van minuten of uren? Dan spreken we van relatieve tijd. 10 minuten voor start betekent dat de actie 10 minuten voor de ingestelde ‘tijd van’ wordt uitgevoerd. Bij einde opleiding wordt gekeken naar de ‘tijd tot’.

Tip: maak je bij een automatische actie gebruik van werkdagen, weken en maanden in combinatie met bijvoorbeeld datum opleiding / onderdeel? Dan wordt de actie 's nachts uitgevoerd. Wil je dit niet dan kun je een absolute tijd invullen, bijvoorbeeld 09:00. Dit betekent dat de actie altijd om 09:00 wordt uitgevoerd.

Voorwaarden:
Een actie(template) kan voorwaarden hebben. Deze voorwaarden kunnen gebruikt worden voor het bepalen wanneer een actie gestempeld en/of uitgevoerd moet worden. De actie wordt gestempeld en uitgevoerd wanneer voldaan is aan de ingestelde voorwaarden. De beschikbare voorwaarden zijn afhankelijk van de gekozen datagroep in combinatie met de gebeurtenis.

Voorbeeld:
  1. Gebeurtenis: deelnemer is toegevoegd aan de opleiding.
  2. Timing: 0 werkdagen na gebeurtenis.
  3. Timing: 2 weken voor start opleiding.
  4. Voorwaarde versturen bevestiging: go/no go beslissing nog niet genomen, opleiding heeft status 'te starten'.
  5. Voorwaarde versturen uitnodiging: go beslissing, opleiding heeft status 'definitief'.