Voordat je begint met het maken van een actie template is het belangrijk dat je weet uit welke uitvoeringen, datagroepen, processen, gebeurtenissen, timing en voorwaarden je kunt kiezen.

We hebben een aantal casussen voor je klaargezet als voorbeeld: Klik hier voor een overzicht.

Uitvoering:

Je hebt drie keuzes:

  1. Handmatig: de actie wordt klaargezet maar jij kunt de taak niet via de actie zelf uitvoeren.
  2. Semi automatisch: de actie wordt klaargezet en jij kunt de taak uitvoeren via de actie zelf.
  3. Automatisch: de actie wordt klaargezet en door Coachview automatisch uitgevoerd.
Let op: alleen de uitvoering 'handmatig' en 'automatisch' kun je in de actietemplate selecteren. Semi automatisch krijg je door eerst de optie 'automatisch' te kiezen, de actietemplate verder in te vullen en dan de uitvoering weer op 'handmatig' te zetten. Wil je de actie later volledig automatiseren dan hoef je de uitvoering alleen maar terug te zetten naar 'Automatisch'.

Datagroep:
De keuze van de datagroep bepaalt waar de actietemplate handmatig of automatisch omgezet kan worden naar een actie en voor wie. Als je zelf een actie-template inricht geeft Coachview een overzicht van de belangrijkste datagroepen waar je uit kan kiezen. De datagroep bepaalt de mogelijke uitvoeringen, processen, gebeurtenissen, timing en voorwaarden.
  1. Aanvraag: een actie per aanvraag, denk daarbij aan offerte, opdracht en facturatie.
  2. Evaluatie: openen en sluiten van een evaluatie.
  3. Evaluatieitem: sturen van een uitnodiging of herinnering naar de ontvangers van een evaluatie.
  4. Factuur: definitief maken en verzenden van een concept factuur, sturen van herinneringen.
  5. Opleiding: één actie per opleiding zoals Go/No Go, printen presentielijst, opleiding publiceren etc.
  6. Opleidingsaanvraag: versturen van een e-mail naar de contactpersoon van de aanvraag. Bijvoorbeeld de contactpersoon die meerdere medewerkers heeft ingeschreven in de opleiding.
  7. Opleidingsdeelnemer: één actie per deelnemer die ingeschreven wordt in de opleiding. Schrijf je een deelnemer uit de opleiding dan wordt de actie automatisch afgerond.
  8. Opleidingsdocent: één actie per docent die is ingepland in de opleiding. Als de docent uit de planning van de opleiding wordt gehaald dan wordt automatisch de actie afgerond.
  9. Opleidingslocatie: één actie per locatie die is ingepland  in de opleiding. Als de locatie uit de planning van de opleiding wordt gehaald dan wordt automatisch de actie afgerond.
  10. Opleidingsonderdeeldocent: één actie per docent die is ingepland in het onderdeel. Bijvoorbeeld sturen presentielijst per les. Als de docent uit het onderdeel wordt gepland, dan wordt automatisch de actie afgerond.
  11. Opleidingsonderdeellocatie: één actie per locatie ingepland in het onderdeel. Bijvoorbeeld sturen deelnemers en dieetwensen voor een bepaalde les. Als de locatie uit de planning van het onderdeel wordt gehaald dan wordt automatisch de actie afgerond.
  12. Opleidingsonderdeeluitvoering: één actie per deelnemer die is ingeschreven in het onderdeel. Bijvoorbeeld huiswerk sturen voor een bepaalde les. . Schrijf je een deelnemer uit op het onderdeel dan wordt de actie automatisch afgerond.

Proces:
Maak je gebruik van acties die Coachview automatisch voor je uitvoert dan moet je een proces instellen. Met behulp van dit proces weet Coachview welke taak er uitgevoerd moet worden. Ook de keuze van een proces is afhankelijk van de gekozen datagroep. Denk aan het versturen van een e-mail, persoonscategorie toevoegen / verwijderen, connectie met een externe applicatie, verzetten van de opleidingsstatus etc.

Let op: niet elke datagroep heeft de beschikking over de mogelijkheid een proces toe te voegen.

Gebeurtenis:
Met de keuze van een gebeurtenis weet Coachview wanneer de actie gemaakt moet worden. De gekozen datagroep en proces bepaalt de mogelijke keuzes in gebeurtenissen.

Let op: een gebeurtenis wordt alleen gebruikt als de actie-template toegevoegd is aan een of meerdere opleidingssoorten.

Timing:
De timing bepaalt wanneer jijzelf of Coachview een actie uitvoert.

Mogelijkheden zijn: minuten, uren, werkdagen, weken of maanden voor of na start/einde opleiding, gebeurtenis, onderdeel, geldigheidstermijn etc. De keuze van voor of na is afhankelijk van de gekozen datagroep.

Maak je gebruik van minuten of uren? Dan spreken we van relatieve tijd. 10 minuten voor start betekent dat de actie 10 minuten voor de ingestelde ‘tijd van’ wordt uitgevoerd. Bij einde opleiding wordt gekeken naar de ‘tijd tot’.

Maak je gebruik van werkdagen, weken en maanden in combinatie van bijvoorbeeld datum opleiding / onderdeel? Dan kun je een absolute tijd invullen, bijvoorbeeld 09:00. Dit betekent dat de actie altijd om 09:00 wordt uitgevoerd.

Voorwaarden:
Een actie(template) kan voorwaarden hebben. Deze voorwaarden kunnen gebruikt worden voor het bepalen wanneer een actie aangemaakt en/of uitgevoerd moet worden. De actie wordt uitgevoerd wanneer voldaan is aan de ingestelde voorwaarden.

Let op: de beschikbare voorwaarden zijn afhankelijk van de gekozen datagroep en gebeurtenis.