Is de koppeling tot stand gebracht? Dan kan realtime en automatisch doorgegeven worden aan Coachview of de factuur betaald is. In Exact Online wordt de factuur als betaald beschouwd als deze is afgeletterd (= matched) en het openstaande bedrag € 0,-- is of het verschil is tegengeboekt op betalingsverschil (afrondingsverschil / betalingskorting) c.q. koersverschil.

Voorwaarden:
  1. Inboeken van bankboekingen in Exact Online moet op factuurniveau. Wanneer er een verzamelfactuur binnenkomt voor meerdere facturen, dienen deze per factuur een regel in de bankboeking te krijgen. Hierbij dient de kolom 'Boeking' gevuld te zijn met het factuurnummer van Coachview. Is dit niet het geval? Dan kan de koppeling naar de Coachview factuur niet gemaakt worden en wordt betaald niet geregistreerd.
  2. Ook bij het los afletteren mag de verzamelbetaling niet gekoppeld worden aan meerdere facturen. Ook dan vindt er geen match plaats naar de Coachview factuur.
  3. Exact Online kan maar één realtime koppeling met andere systemen verzorgen. Krijg je een foutmelding? Dan is Exact Online al realtime gekoppeld met een ander systeem, en is betaald registratie niet mogelijk.

Let op: in sommige lijsten in Exact Online is de naam van de kolom met het factuurnummer uit Coachview anders genoemd.
Bijvoorbeeld:
  1. Openstaande posten - te vorderen: boeking.
  2. Verkoopboeking zelf: boekstuknummer.
  3. Openstaande posten - bankboeking: onze ref.


Voorbeeld: verkoop - openstaande posten - lijst: tab 'Factuur (Realtie): Naam'.


Wanneer?
Heb je in Coachview het Service center ingericht en betaaldregistratie geactiveerd? Dan worden alleen de nog niet verwerkte facturen in Exact Online opgehaald en geregistreerd in Coachview die gezien worden als 'betaald'.
Er vindt dus geen registratie met terugwerkende kracht plaats van al betaalde facturen uit het verleden.

Wil je dit wel?
Neem dan contact op met onze supportafdeling: 088-4488555, of stuur een e-mail naar support@coachview.net.
Met behulp van een 'eenmalig' in te stellen job zorgen we ervoor dat met terugwerkende kracht betaling geregistreerd wordt in Coachview.

Kun je daar niet op wachten?
Heb je het Service center ingericht (zie hieronder)? Dan kun je per factuur handmatig de betaling ophalen.
Dit doe je zo:
  1. Klik in het menu 'Financieel' op 'Facturen' om de lijst met facturen te openen.
  2. Klik op het nummer van de factuur om het detailscherm te openen.
  3. Klik op de knop 'Controleer betaald'.


Factuur:
In de factuur wordt 'Betaald' op 'Ja' gezet indien er is betaald.
In het veld 'Betaald omschrijving' vind je opmerkingen terug, bijvoorbeeld over deelbetalingen. 'Betaald omschrijving' kun je ook als kolom instellen in de lijst met facturen.

Voorbeeld opmerkingen:
  1. De bankboeking heeft in Exact Online nog niet de status 'Verwerkt' gekregen. In Exact Online heb je bij de boeking nog de mogelijkheid om de boeking te verwerken.
  2. De bankboeking is verwerkt en betaald.

Prefixnummer factuur:
Maak je in Coachview gebruik van een prefix voor het factuurnummer bestaande uit een aantal cijfers?
Dan kan deze nog gebruikt worden. Bij de controle van de factuur of deze betaald is, wordt de prefix van het factuurnummer afgehaald.

Deze mag qua lengte nooit meer gewijzigd worden zolang de koppeling gebruikt wordt. De prefix als inhoud mag wel gewijzigd worden.

Dit mag wel: oud prefixnummer = 2018 | nieuw prefixnummer = 2019.
Dit mag dus niet: oud prefixnummer = 90 | nieuw prefixnummer = 900.
Is de koppeling ingericht dan moeten de volgende parameters in het Service center ingesteld worden. Hierbij maakt het niet uit of de koppeling al actief is.
Hoe je dat doet lees je in de stappen van onderstaande presentatie.