Een opleiding kan verschillende statussen doorlopen van 'te starten' tot 'afgerond'. Elke status wordt dit artikel uitgelegd.

Let op: in verschillende schermen kun je zoeken met status 'lopend'. Dit is geen echte status die een opleiding kan krijgen, maar dit is een samenvoeging van de status 'te starten' en 'definitief' en 'uitgevoerd'.

Inhoudsopgave:


Wijzigen status:
Dit doe je via tab 'Algemeen'. Klik daarvoor eerst op de knop 'Bewerken'.
Methode 1:
Klik op het pijltje naast de kop 'Annuleer' en selecteer een status uit de lijst.

De statussen die lichtgrijs worden weergegeven kun je niet selecteren. Zweef met je muis boven deze status en je ziet de reden waarom niet.
Methode 2:
Klik op het pijltje om deze lijst te openen.  Je kunt hier een keuze maken uit alle statussen. Mag een status niet gekozen worden dan volgt een melding.

Te Starten:
Maak je een nieuwe opleiding? Dan krijgt deze opleiding automatisch de status 'Te Starten'. Daarmee geef je aan dat deze opleiding in 'optie' staat. Het is afhankelijk van het aantal ingeschreven deelnemers of je besluit dat deze opleiding door zal gaan of zal worden geannuleerd.
Bij het wijzigen van deze status kan gekozen worden voor:
  1. Als er nog geen deelnemers zijn ingeschreven; definitief, uitgevoerd, afgerond, geannuleerd.
  2. Als er wel deelnemers zijn ingeschreven: definitief.
    1. Bij geen presentie- en slagingsplicht: uitgevoerd, afgerond.
    2. Bij presentie- en slagingsplicht eerst registreren dan: uitgevoerd, afgerond.

Definitief:
Een opleiding krijgt de status definitief als deze doorgaat, je hebt een Go gegeven.
  1. Open inschrijving: er zijn voldoende deelnemers.
  2. In company: de offerte is goedgekeurd en er is opdracht gegeven.
Bij het wijzigen van deze status kan gekozen worden voor:
  1. Als er nog geen deelnemers zijn ingeschreven: definitief, uitgevoerd, afgerond, geannuleerd.
  2. Als er wel deelnemers zijn ingeschreven en verplichte registratie niet ingevuld: te starten.
  3. Als er wel deelnemers zijn ingeschreven en verplichte registratie is ingevuld: te starten, uitgevoerd, afgerond.
Wordt de opleiding op defintief gezet dan kunnen de volgende waarschuwingen verschijnen:
  1. Aan het minimale en/of maximaal aantal cursisten is niet voldaan. - Dag 1: maximum aantal cursisten (2) bereikt (3 bezet).
  2. Aan het minimale en/of maximaal aantal cursisten is niet voldaan. - Dag 1: minimum aantal cursisten (1) niet bereikt (0 bezet).

Deze waarschuwingen mag je negeren. Klilk daarvoor nogmaals op 'Opslaan'

Uitgevoerd:
Is er een verplichting om de presentie- en/of slaging te registreren? Dan moet dit gedaan zijn voordat gekozen kan worden voor deze status. Hiermee geef je aan dat de laatste lesdag is geweest maar dat bijvoorbeeld de evaluatie nog ingevuld en geanalyseerd worden en wellicht moet er nog gefactureerd worden. De opleiding blijft zichtbaar in de zoeklijst met opleidingen. Heb je nog niet alle resultaten ingevuld dan volgt een waarschuwing. Deze waarschuwing mag je negeren door nogmaals op 'Opslaan' te klikken.
Bij het wijzigen van deze status kan gekozen worden voor:
  1. Afgerond.
Wordt de opleiding op uitgevoerd gezet dan kunnen de volgende waarschuwingen verschijnen:
  1. Deze statusverandering is onomkeerbaar.
  2. Er is geen datum bij de onderdelen ingevuld, dus akkoord-datum en eventuele herhalingsberekening (start- en einddatum) blijven leeg.
  3. Er moeten nog 1 resultaat van deze opleiding geregistreerd worden.

Deze waarschuwingen mag je negeren. Klik daarvoor nogmaals op 'Opslaan'.

Afgerond:
De administratie is volledig gedaan, je bent klaar met de opleiding. Dit is dus de eindstatus. De opleiding verdwijnt uit het zoekscherm met opleidingen.  Heb je nog niet alle resultaten ingevuld dan volgt een waarschuwing. Deze waarschuwing mag je negeren door nogmaals op 'Opslaan' te klikken.
Bij het wijzigen van deze status kan geen andere status meer gekozen worden.
Wordt de opleiding op afgerond gezet dan kunnen de volgende waarschuwingen verschijnen:
  1. Deze statusverandering is onomkeerbaar.
  2. Er is geen datum bij de onderdelen ingevuld, dus akkoord-datum en eventuele herhalingsberekening (start- en einddatum), geldigheidstermijn blijven leeg.
  3. Er moeten nog 1 resultaat van deze opleiding geregistreerd worden.

Deze waarschuwingen mag je negeren. Klik daarvoor nogmaals op 'Opslaan'.

Geannuleerd:
De opleiding gaat niet door en moet geannuleerd worden.

Voordat je een opleiding kunt annuleren moeten:
  1. De deelnemers via een mailing (knop 'Nieuwe mailing' in tab 'Deelnemers') op de hoogte gebracht worden. De documenttemplate die je daarvoor gebruikt maakt je met datagroep 'Opleidingsdeelnemer'.
  2. De deelnemers uitgeschreven worden (wachtlijst of vervallen).
  3. De docenten op de hoogte gebracht worden via een mailing (tab 'Mailing') of een automatische actie (datagroep 'Opleidingsdocent').
  4. De contactpersonen van locaties op de hoogte gebracht worden via een mailing(tab 'Mailing')  of een automatische actie (datagroep 'Opleidingslocatie').
Selecteer de status geannuleerd en het volgende scherm wordt geopend.
  1. Selecteer een reden voor de annulering. Staat deze niet in de lijst? Klik dan op het plusje om een nieuwe reden aan te maken en te selecteren.
  2. Geef eventueel een omschrijving waarom, dit is niet verplicht.
  3. Klik op 'Opslaan'. De status is gewijzigd, je krijgt geen waarschuwing.

Het is mogelijk om de reden opleiding geannuleerd en/of omschrijving met behulp van een samenvoegcode in een documenttemplate te plaatsen.
De lijst met redenen: kun je zelf samenstellen via menu 'Opleidingsdata' en menu-item 'Reden opleiding geannuleerd'. Deze menu-item zie je als aan jouw gebruikersrol de functie 'Reden vervallen' (module opleidingen) is toegevoegd.

  1. Geef een naam.
  2. Zorg ervoor dat deze reden standaard geselecteerd wordt als je de opleiding annuleert.

De informatie in tab 'Algemeen' is niet meer te wijzigen, behalve het het aan- of uitzetten van de publicatie van de opleiding op jouw website, Edu-Dex of een ander portaal.
Let op: het wijzigen naar deze status is onomkeerbaar. Het annuleren kan niet ongedaan gemaakt worden.

Status gewijzigd:
In tab 'Algemeen' kun je zien wie wanneer de status van de opleiding heeft verzet. Klik daarvoor op het i'tje.


Overzicht mogelijkheden status:
Tab mogelijkhedenTe startenDefinitiefUitgevoerdAfgerondGeannuleerd
Algemeen
  1. Informatie wijzigen.
  2. Publicatie website/portaal wijzigen


  1. Ja
  2. Ja


  1. Ja
  2. Ja

  1. Ja
  2. Ja

  1. Ja
  2. Ja

  1. Nee
  2. Ja
Vrije velden informatie wijzigenJaJaJaJaJa
Onderdelen
  1. Plannen/roosteren.
  2. Toevoegen/koppelen/verwijderen
  3. Presentie/slaging registratie
  4. Registratie resultaten.

  1. Ja
  2. Ja
  3. Ja
  4. Ja

  1. Ja
  2. Ja
  3. Ja
  4. Ja

  1. Ja
  2. Nee
  3. Nee
  4. Ja

  1. Nee
  2. Nee
  3. Nee
  4. Ja

  1. Nee
  2. Nee
  3. Nee
  4. nvt
Materiaal:
  1. Toevoegen.
  2. Verwijderen.
  3. Wijzigen.

  1. Ja
  2. Ja
  3. Ja

  1. Ja
  2. Ja
  3. Ja

  1. Ja
  2. Ja
  3. Ja

  1. Nee
  2. Nee
  3. Nee

  1. Nee
  2. Nee
  3. Nee
Deelnemers:
  1. Inschrijven.
  2. Uitschrijven of verplaatsen.
  3. Versturen van handmatige mailings.
  4. Akkoord bepaling opleidingsvraag.
  5. Herhaling opleidingsvraag wachtlijst.
  6. Geldigheidstermijn bepaald adv datum akkoord.

  1. Ja
  2. Ja
  3. Ja
  4. Nee
  5. Nee
  6. Nee

  1. Ja
  2. Ja
  3. Ja
  4. Nee
  5. Nee
  6. Nee

  1. Nee
  2. Nee
  3. Ja
  4. Ja
  5. Nee
  6. Nee

  1. Nee
  2. Nee
  3. Ja
  4. Ja
  5. Ja
  6. Ja

  1. nvt
  2. nvt
  3. nvt
  4. nvt
  5. nvt
  6. nvt
Mailings handmatig mailings versturen / printen.JaJaJaJaJa
Evaluaties:
  1. Toevoegen van een evaluatie.
  2. Verwijderen van een evaluatie.
  3. Analyseren.

  1. Ja
  2. Ja
  3. Ja

  1. Ja
  2. Ja
  3. Ja

  1. Ja
  2. Ja
  3. Ja

  1. Ja
  2. Ja
  3. Ja
(docenten)
  1. Ja
  2. Ja
  3. Ja
Inkopen registreren kostenJaJaJaJaJa
Documenten:
  1. Nieuwe aanmaken of verwijderen.
  2. Uploaden.

  1. Ja
  2. Ja

  1. Ja
  2. Ja

  1. Ja
  2. Ja

  1. Ja
  2. Ja

  1. Ja
  2. Ja
Acties uitvoeren en makenJaJaJaJaJa