Zoals je in de introductie kunt lezen is een verzamelfactuur anders dan een normale factuur. Met een normale factuur factureer je de kosten van één aanvraag, samengesteld met behulp van één opleidingssoort, voor één debiteur. Maak je gebruik van een verzamelfactuur dan verwerk je meerdere aanvragen van verschillende opleidingssoorten op één factuur.

Inhoudsopgave:

Voorbeeld:
Stel maandelijkse één factuur samen van alle inschrijvingen die in december 2017 zijn binnen gekomen, en die nog niet, of deels, gefactureerd zijn.

Dit zijn de aanvragen voor debiteur 'InnoPhase B.V.':

Alleen aanvragen die order zijn geworden in december en waarvan de opleidingen zijn geweest (in dit geval de status 'Uitgevoerd') mogen op één factuur gefactureerd worden.
  1. Dit zijn dus de groen omlijnde aanvragen 07938, 07939 en 07940. Voor aanvraag 07940 is al een factuur gemaakt. Aanvraag 07939 heeft 9 verkoopregels, waarvan 8 verkoopregels staan op debiteur 'InnoPhase' en 1 verkoopregel op debiteur 'Johanneske Alleman'. Dit is een van de deelnemers die zelf de kosten betaald. Deze verkoopregel mag dus niet automatisch meegenomen worden op de verzamelfactuur.
  2. De oranje omlijnde aanvraag 07941 mag niet gefactureerd worden omdat deze de status 'Wachtlijst' heeft. Ondanks dat de orderdatum in december 2017 valt.
  3. Aanvraag 07942, rood omlijnd, mag niet gefactureerd worden omdat de orderdatum in januari 2018 valt.

Hoe je dit doet via de aanvraag lees je hieronder.


Verzamelfactuur via aanvraag:
Open aanvraag 07938. Dit kan via het zoekscherm 'Aanvraag' of via het bedrijfsdossier van InnoPhase B.V. en tab 'Aanvragen'. Klik op het nummer 07938 om de aanvraag te openen.
Klik in de aanvraag op de tab 'Facturen'.
Klik op de knop 'Nieuw' om het scherm 'Maak factuur van aanvraag te openen.

Let op: het kan zijn dat de knop 'Nieuw' uitgeschakeld is. Dit kan verschillende oorzaken hebben:
  1. Bij de debiteur is aangegeven dat er verplicht een referentienummer moet zijn ingevuld.
  2. De aanvraag heeft niet de status 'Order'.
  3. Er zijn geen orderregels toegevoegd.

Zweef met je muis over de knop. Je ziet nu wat de reden is waarom er niet gefactureerd kan worden.
Het scherm heeft 3 tabjes, je komt automatisch terecht in de tab 'Verkoopregels':
  1. Debiteur: gegevens over de debiteur.
  2. Verkoopregels: welke aanvragen / verkoopregels kunnen gefactureerd worden.
  3. Facturen: overzicht van de gemaakte facturen.

Let op: heb je bij de oorspronkelijke aanvraag, dus waaruit je start, verkoopregels met meerdere debiteuren? Dan kom je terecht op de tab 'Debiteur'. Je moet nu eerst een van de debiteuren selecteren waarvoor je de verzamelfactuur maakt.
Alle aanvragen van dezelfde debiteur die nog niet, of niet volledig, zijn gefactureerd worden getoond.

  1. Alle verkoopregels van aanvraag 07938 zijn al voor je geselecteerd.
  2. De verkoopregel van aanvraag 07939 die de deelnemer zelf gaat betalen wordt niet getoond. Voor deze verkoopregel is InnoPhase B.V. niet als debiteur ingesteld.
  3. De verkoopregel van aanvraag 07940 die al is gefactureerd wordt niet getoond.

Selecteer de verkoopregels die je wilt factureren door op het hokje te klikken.

Selecteer je het vakje dat voor 'Gefactureerd%' staat? Dan worden voor die aanvraag alle verkoopregels geselecteerd (aangevinkt). Elke verkoopregel kun je apart weer wel of niet selecteren, dus aan- of uitvinken.
Klik op de knop 'Volgende'. Je komt terecht in de tab 'Facturen'.

A: Wil je een of meerdere verkoopregels in gedeeltes factureren dan kun je hier de percentage per verkoopregel instellen.
B: Wijzig de factuurdatum.
C: Stel het aantal termijnen in.

Je kunt altijd weer terug naar de vorige tab 'Verkoopregels' om de selectie van verkoopregels te wijzigen.
Klik op de knop 'Maak factuur'. Het scherm wordt gesloten en je keert terug naar de aanvraag, tab 'Facturen'. De conceptfactuur is gemaakt.

De factuur die je gemaakt hebt is te zien in alle geselecteerde aanvragen via tab 'Facturen'.

Verzamelfactuur via debiteur:
Een verzamelfactuur kun je ook maken via het debiteurendossier. Het openen van het debiteurendossier kan op drie manieren:
  1. Menu 'Financieel' en menu-item 'Debiteur'. Zoek de debiteur en klik op de naam (vetgedrukt en onderlijnd).
  2. Via het bedrijfsdossier en de tab 'Algemeen'. Daar zie je de link 'Dit bedrijf is tevens een debiteur'. Klik op deze link. 
  3. Of, indien een particulier, via het persoonsdossier. Daar zie je de link 'Deze persoon is tevens een debiteur'. Klik op deze link

Volg de stappen die hierboven bij de aanvraag zijn beschreven.

Verzamelfactuur via overzicht facturen:

Open het overzichtsscherm van facturen via menu 'Financieel' en menu-item 'Factuur'.

Klik op de knop 'Nieuw' het pop-up scherm 'Maak factuur van aanvraag' wordt geopend. Klik op de regel van de debiteur waarvoor je de verzamelfactuur wilt maken.


Volg de stappen die hierboven bij de aanvraag zijn beschreven.