De aanvraag is de spin in het web voor wat betreft de verkoop en de facturering. Het maken van een offerte, opdracht of factuur gebeurt met behulp van een aanvraag. In de aanvraag bepaal je door de keuze van de opleidingssoort de opleiding, de debiteur, leg je personen vast met behulp van opleidingsvragen en bepaal je de prijs middels orderregels. Afhankelijk van de optie 'aanvraag automatisch order' wordt de aanvraag automatisch op order gezet en kan er gefactureerd worden of automatisch op concept en kun je het offerte traject starten. Na opdracht creëer je vanuit de aanvraag de opleiding of schrijf je een of meerdere deelnemers in bij een of meerdere opleidingen en genereer je een of meerdere facturen. Gaat de aanvraag niet door dan laat je deze vervallen. Schrijf je een deelnemer handmatig of via de webaanvraag direct in op een opleiding? Dan wordt er door Coachview automatisch een aanvraag gemaakt.

Optie 'Aanvraag automatisch order':
Door het instellen van de optie 'Aanvraag automatisch order' zorg je ervoor dat een aanvraag automatisch de verkoopstatus 'Order' en de financiële status 'Te factureren' krijgt. Je slaat dus de verkoop statussen 'Concept' en 'Aangeboden' over. De verkoopstatus 'Order' kan altijd handmatig weer op 'Aangeboden' of 'Concept' gezet worden, bijvoorbeeld voor het maken van een offerte. Deze optie stel je in via menu 'Service center' en de menu-item 'Opties'.

In de aanvraag bepaal je:
  1. De debiteur, diegene die de factuur betaalt.
  2. Wat de definitieve prijs is.
  3. Of de factuur geldt voor één deelnemer of voor een groep deelnemers, al dan niet anoniem.
  4. Dat direct opdracht is gegeven en er gefactureerd mag worden, of dat eerst het offerte traject doorlopen moet worden.
  5. In termijnen gefactureerd gaat worden.
  6. Wie de contactpersoon is die de correspondentie rondom de aanvraag en de opleiding ontvangt.
Bekijk deze korte instructie (1:48) voor het werkproces rondom een aanvraag.

Maak je geen gebruik van de verkoop & facturering module? Dan worden er toch aanvragen automatisch gemaakt, of kun je zelf een aanvraag maken. In de aanvraag zie je alleen de status van de aanvraag, en kun je de prijs niet bepalen of factureren.

Waarom heb je dan toch een aanvraag nodig:
  1. Omdat je correspondentie stuurt naar de contactpersoon als het een bedrijfstraining betreft. 
  2. De deelnemer of groep deelnemers moeten eerst op de wachtlijst geplaatst worden. 
  3. Je hebt ook een aanvraag nodig als je onbekende/anonieme deelnemers op de opleiding wilt inschrijven.

De statussen van een aanvraag:
Een aanvraag kent drie verschillende soorten statussen:
  1. Aanvraagstatus
  2. Verkoopstatus
  3. Financiële status
Aanvraagstatus.

De aanvraagstatus wordt automatisch bepaalt door Coachview aan de hand van de status van de opleidingsvragen (personen).
Wachtlijst:
  1. De opleidingsvragen (personen) zijn nog niet ingeschreven op een opleiding.
  2. De opleidingsvragen zijn gedeeltelijk ingeschreven op een of meerdere opleidingen.
Ingepland:
  1. De opleidingsvragen zijn ingeschreven op een of meerdere opleidingen die nog moeten beginnen of begonnen zijn. De opleiding heeft de status 'te starten' of 'definitief'.
Uitgevoerd:
  1. De opleidingsvragen zijn ingeschreven op een of meerdere opleidingen waarvan de laatste les is geweest, maar waarvan de administratie nog niet is afgerond. De opleiding heeft de status 'uitgevoerd'.
Afgerond:
  1. De opleidingsvragen zijn ingeschreven op een of meerdere opleidingen waarvan de laatste les is geweest, maar waarvan de administratie is afgerond. De opleiding heeft de status 'afgerond'.
Vervallen:
  1. De deelnemers zijn verwijderd uit de opleiding(en) en de opleiding(en) gaat/gaan niet door. De opleiding heeft de status 'geannuleerd'.
Verkoopstatus.

De verkoopstatus bepaalt in welk stadium de aanvraag zich bevind offerte of opdracht. Deze kun je zelf bepalen.

Klik je op het i'tje? Dan zie je wie en wanneer de status is verzet.
De verkoopstatus verzet je door op de knop 'Bewerken' te klikken en de status vanuit de lijst te selecteren.

Laat je de aanvraag vervallen dan moet er een vervallen reden gekozen worden uit een lijst en kun je nog opmerkingen toevoegen. De lijst maak je via menu 'Opleidingsdata' en menu-item 'Reden vervallen'.

Het corrigeren van een vervallen aanvraag is mogelijk door het selecteren van de status 'concept'.
Concept:
Je hebt net de aanvraag gemaakt en moet nog bepalen of je het offerte traject ingaat of dat er opdracht is gegeven. Factureren is niet mogelijk.
Aangeboden:
Je hebt de offerte gemaakt en verstuurd. Factureren is niet mogelijk.
Order:
Er is opdracht gegeven. Factureren is mogelijk.
Vervallen:
De offerte gaat niet door. Factureren is niet mogelijk.
Is er al een definitieve factuur gemaakt dan kun je de aanvraag niet laten vervallen.
Financiële status.

De financiële status bepaalt of er gefactureerd moet worden.
Geen:
De verkoopstatus staat op 'concept' of 'aangeboden'. Heeft de aanvraag wel de status 'order' dan zijn er geen orderregels aan de aanvraag toegevoegd.
Te factureren:
Er zijn verkoopregels die de prijs bepalen, je kunt gaan factureren.
Deelfacturatie:
Er is een gedeelte gefactureerd, maakt niet uit of de factuur in concept staat of definitief is
Conceptfactuur:
Alles is gefactureerd maar er staan nog een of meerdere facturen in concept.
Openstaande factuur:
Alles is definitief gefactureerd, maar alle of een van de facturen is nog niet betaald
Betaald:
Alle definitieve facturen zijn betaald.

Overzichten:
In de volgende schermen kun je extra informatie over de financiële status als kolom instellen.