Heb jij bij de opleiding bepaalt dat de docent zelf kan aangeven of de data en tijdstippen geschikt zijn? Dan kan de docent doen via een webpagina.

Neem contact op met de docent:
Dit doe je via het versturen van een e-mail. In deze e-mail staat een link om de webpagina te openen.
Heb je de planning voor het hele jaar vastgelegd dan verstuur je in één keer de mails via een handmatige mailing. Je hebt daarvoor een documenttemplate nodig op datagroep 'Docent. Bij het maken van de documenttemplate selecteer je uit onze voorbeelden bibliotheek de template 'Planning goedkeuring vragen aan docent voor alle geplande opleidingen [Persoon:NaamVolledig]'.De inhoud kun je zelf aanpassen zolang je samenvoegcode '[Docent:PlanningsstatusURL Naam="hier"]' (1) maar niet verwijderd.

Het versturen van de e-mail doe je via menu 'Module(s)' en menu-item 'Mailing'.
  1. Klik op 'Nieuw' om een nieuwe mailing aan te maken en vul de naam in.
  2. Selecteer datagroep 'Docent'.
  3. Selecteer de zojuist aangemaakte documenttemplate
  4. Klik op 'Opslaan'.
  5. Via de tab 'Ontvangers' en de knop 'Selecteer docenten' maak je een selectie van docenten die de mail moeten ontvangen.
Wil je een mail sturen sturen voor één specifieke opleiding? Dan kun je dit geautomatiseerd doen. Selecteer bij het maken van de actietemplate uit onze voorbeelden bibliotheek template 'Planning goedkeuring voor data vragen aan docent vanuit de opleiding - [Opleiding:Naam]'. Daarmee wordt automatisch ook de documenttemplate aangemaakt. Voeg deze actietemplate toe aan de opleidingssoorten.

Zo registreert de docent de beschikbaarheid:
Via de link in de mail opent de docent een webpagina en registreert zijn beschikbaarheid. Daarvoor heeft de docent geen toegang nodig tot Coachview. De sortering van de onderdelen op deze webpagina is oplopend op datum en tijd.
  1. Geef beschikbaarheid aan.
  2. Vul een toelichting in. Wordt niet akkoord geselecteerd? Dan is een toelichting verplicht.
  3. Klik op 'Verzenden' om de beschikbaarheid in Coachview te registreren.


Na verzenden kan de docent alleen beschikbaarheid aangeven voor het onderdeel waarbij 'onbekend' is geselecteerd. Voor een docent die in Coachview op ‘Inactief staat’, werkt de URL niet meer. Is bij een onderdeel voor een docent de planningsstatus bepaald en wordt de docent van dit onderdeel verwijderd en weer ingepland dan wordt de planningsstatus op ‘Onbekend’ gezet. Via de webpagina kan de docent opnieuw zijn/haar beschikbaarheid aangeven. Wordt bij een onderdeel de docent verwijderd en wordt er een andere docent ingepland dan wordt de planningsstatus weer teruggezet op ‘Onbekend’. Via de webpagina kan de nieuwe docent zijn/haar beschikbaarheid aangeven.

De verkregen reacties worden automatisch geregistreerd en kun je gemakkelijk bij een opleiding terugvinden Planningsstatus: registratie per opleiding.

Algemeen:

Wil je zelf zien hoe de webpagina er voor de docent uitziet? Open dan via menu 'Opleidingsdata' en menu-item 'Docent' en docentdossier en klik op ''. Als je op deze link klikt krijg je hetzelfde scherm te zien als de docent.

Heb je de optie 'PlanningsstatusDocentNietbeschikbaarheid' aanstaan dan wordt er automastisch een 'Niet-beschikbaarheid' in het persoonsdossier van de docent aangemaakt als deze niet-akkoord gaat. In de planningsmodule vind je deze in de tijdlijn terug. Deze optie zet je aan of uit via menu 'Service center' en menu-item 'Opties'. Scroll naar panel 'Planningsstatus'.
In verschillende zoekschermen kun je zoeken op planningsstatus docent en/of locatie 'akkoord / niet-akkoord / onbekend'.