In dit artikel leer je hoe je een nieuwe document template maakt, en leer je meer over de verschillende functies van de documenttemplate.

INHOUDSOPGAVE


Maak de documenttemplate:
Klik in menu ‘Template’ (1) op menu-item ‘Document template’ (2).
Het zoekscherm met een overzicht van actieve documenttemplates wordt geopend. Klik op de knop ‘Nieuw’.
Wil je alleen een overzicht van documenttemplates gemaakt met editor 3? Klik dan in het zoekgedeelte op 'meer...' (1) en selecteer tekstverwerker 'Editor 3.0' (2) uit de lijst.

Je komt terecht in tab 'Algemeen'. Deze tab bestaat uit de volgende panels:
Algemeen:
Naam: De naam van de template, wordt tevens gebruikt voor de naam van het te genereren document. Maak gebruik van samenvoegcodes die bij het genereren van het document bijvoorbeeld de naam van de opleiding en de naam van de deelnemer in de naam van het document plaatsen.
Stylesheet: jouw standaard opmaak voor paragraaf, titels, link en tabel. Deze kun je gebruiken om op een snelle manier de opmaak in het ontwerp te verzorgen. Zijn er meerdere stylesheets aangemaakt dan kun je een andere stylesheet kiezen door op het vergrootglas te klikken.
Datagroep: zorg ervoor dat je de juiste datagroep selecteert met behulp van het vergrootglas. Deze bepaalt voor welk dossiers documenten handmatig of automatisch worden aangemaakt. Verder wordt onder andere vastgesteld welke e-mailinstellingen, koppelingen en samenvoegcodes gebruikt kunnen worden. Heb je een datagroep geselecteerd en de documenttemplate opgeslagen? Dan kun je de datagroep niet meer wijzigen.
Datagroep
Omschrijving
Aanvraag:Genereer een document (bijvoorbeeld offerte of opdracht) bij de aanvraag.
Opleiding:Genereer een document (bijvoorbeeld presentielijst) bij de opleiding.
Opleidingsaanvraag:Genereer een document (bijvoorbeeld bevestiging inschrijving medewerkers) voor de contactpersoon van jouw klant. Contactpersoon toegevoegd aan de aanvraag.
Opleidingsdeelnemer:Genereer een document per ingeschreven deelnemer in de opleiding (bijvoorbeeld bevestiging, uitnodiging of certificaat).
Opleidingsdocent:Genereer een document per ingeplande docent in de opleiding (bijvoorbeeld presentielijst).
Opleidingslocatie:Genereer een document per ingeplande locatie in de opleiding (bijvoorbeeld deelnemerslijst met dieetwensen).
Opleidingsonderdeeldocent:Genereer een document per ingeplande docent in het onderdeel.
Opleidingsonderdeellocatie:Genereer een document per ingeplande locatie in het onderdeel.
Opleidingsonderdeeluitvoering:Genereer een document per ingeschreven deelnemer in het onderdeel.

Categorieën: voeg een categorie toe om makkelijk te kunnen zoeken in de lijst met documenttemplates. Wordt een document gestempeld met behulp van de documenttemplate dan erft deze de document categorie. Dit maakt het zoeken van documenten eenvoudiger. Een documentcategorie leg je aan via menu 'Categorie' en menu-item 'Categorie document' Handig voor het terugvinden van documenten gerelateerd aan examens of verkoop.

E-mail instellingen:
Verschijnt als je de datagroep selecteert.
Afzender: wordt gebruikt bij het automatisch versturen van e-mails. Voer je zelf een automatisch actie uit en heb je 'Gebruiker / actie eigenaar' geselecteerd? Dan wordt jouw e-mail adres of het e-mailadres van de actie eigenaar gebruikt. Wil je dit niet? Selecteer dan een ingestelde en geaccordeerde e-mailgroep.
Voeg ontvangers, zoals aan, cc en bcc, toe door op het vergrootglas te klikken. Welke ontvangers je kunt selecteren, hangt af van de gekozen datagroep.
Onderwerp: Vul het onderwerp van de e-mail in. Maak gebruik van samenvoegcodes die bij het genereren van het document bijvoorbeeld de naam van de opleiding en de naam van de deelnemer in het onderwerp plaatsen.
CC/BCC verplicht: vink je deze optie aan en heb je voor CC en/of BCC een ontvanger ingevuld? Dan wordt er geen e-mail verstuurd als het e-mailadres voor CC en/of BCC niet bepaald kan worden.


Selecteer je bij 'aan', 'cc', 'bcc' als e-mailtype 'eerste'? Dan wordt in deze volgorde gezocht op een beschikbaar e-mail adres, met het type in het persoonsdossier:
  1. Voorkeur: eerst e-mail 1 type voorkeur dan e-mail 2 type voorkeur dan e-mail 3 type voorkeur.
  2. Zakelijk: eerst e-mail 1 type zakelijke dan e-mail 2 type zakelijke dan e-mail 3 type zakelijke
  3. Privé: eerst e-mail 1 type privé dan e-mail 2 type privé dan e-mail 3 type privé.
  4. Mobiel: eerst e-mail 1 type mobiel dan e-mail 2 type mobiel dan e-mail 3 type mobiel.
Gebruik je de documenttemplate om deze via een (handmatige) mailing te sturen en heb je een CC en/of BCC ingesteld? Dan worden deze ook meegenomen in de mailing. Wil je dit niet dan kun je dit blokkeren door de optie 'Gebruik afzender en ontvangers van de e-mailtemplate...' uit te vinken.

Bijlagen koppelen:
  1. Voeg hier een of meerdere documenten toe die je eerder al geüpload hebt. Denk bijvoorbeeld aan huiswerkopdrachten in PDF, Excel of Word.
  2. Selecteer een of meerdere documenttemplates dat op hetzelfde moment als bijlage gecreëerd moet worden, maar niet opgeslagen hoeft te worden.
  3. Selecteer een of meerdere documenttemplates dat op hetzelfde moment als bijlage gecreëerd moet worden, maar wel opgeslagen moet worden. Denk bijvoorbeeld aan diploma’s.
Wil je dat een ICS-bestand als bijlage wordt meegestuurd? Vink dan optie 'Meesturen agenda-item (ICS-bestand)' aan.
Er verschijnen een aantal opties waarmee je het te plaatsen agenda-item van een naam voorziet.

Meer weten? Klik hier voor stuur een ICS bijlage mee.

Lees- en schrijfrechten:
Met lees- en schrijfrechten wordt ingesteld welke gebruikers documenten kunnen bewerken of alleen kunnen zien. Voeg m.b.v. het vergrootglas een of meerdere gebruikersrollen toe.

Door middel van het aanvinken van bepaalde koppelingen bepaal je bij welke dossiers het document getoond wordt. De mogelijkheden zijn afhankelijk van de gekozen datagroep

Overig:
Stel de taal van het document in. Dit wordt bijvoorbeeld gebruikt voor samenvoegvelden zoals 'aanhef' en om datums te vertalen naar de juiste taal.
Wordt dit documenttemplate gebruikt als PDF bijlage dan zijn deze instellingen van belang.
  1. PDF speciale velden zoals tekst- en selectievakjes worden beter weergegeven in de PDF.
  2. Mag PDF geprint  worden vanuit de browser ->  ja (aangevinkt) / nee (niet aangevinkt). .
  3. Mag PDF aangepast worden ja (aangevinkt) / nee (niet aangevinkt). Denk aan bijvoorbeeld een factuur. Let op: je sluit hiermee het aanpassen niet uit, maar je maakt de drempel een stuk hoger.
Ben je klaar? Klik dan op 'Opslaan' en klik op de tab 'Editor' om de documenttemplate te bewerken

Met behulp van de optie 'Template uit bibliotheek' open je een bibliotheek met een lijst van documenttemplates die het meest gebruikt worden. Hiermee selecteer je een documenttemplate uit onze bibliotheek die je alleen nog maar hoeft aan te passen wat betreft vaste tekst en handtekening. Meer weten? Klik dan hier.

Het scherm van editor 3:
Hier zie je de tab ‘Editor’, in deze tab maak je de document-template.
Tab ‘html’, het document wordt vertaald in html-code. Deze tab heb je zleden nodig.
Tab ‘preview’, geeft een voorbeeld als print (keuze print) of als mail (keuze responsief).
Keuze weergave verticaal (portrait) (1) of horizontaal (landscape) (2).

Snelle opmaak van de pagina, instelbaar via o.a. de stylesheet.
  1. Paragraaf (normale tekst).
  2. Kop 1
  3. Kop 2
  4. Kop 3
  5. Kop 4
Lettertype, lettergrootte en kleur van de tekst.
  1. B = druk tekst vet af
  2. I = maak tekst schuin.
  3. U = onderstreep de tekst.
  1. Links uitlijnen.
  2. Midden uitlijnen.
  3. Rechts uitlijnen.
  1. Voeg een opsomming toe
  2. Voeg tabel toe.
  3. Voeg afbeelding toe.
  4. Voeg hyperlink toe.
  5. Voeg een samenvoegcode toe.

Het ontwerp (1), voeg een pagina toe (2) en stel de huidige pagina in (3). Je kunt zowel boven als onder de huidige pagina een pagina toevoegen. Elke pagina kun je apart instellen.
In het ontwerp vind je de eerste bouwsteen voor jouw tekst, plaatjes etc.