Stuur je vaak dezelfde soort e-mails of print je vaak dezelfde documenten? Met document templates maak je op eenvoudige en prettige manier documenten, met een uniforme uitstraling volgens je eigen huisstijl. Het voordeel is minder fouten want samenvoegcodes voegen gegevens automatisch samen. Het printen of mailen van het document is daarna dan nog een ‘eitje’.  Het document wordt bewaard in het dossier van bijvoorbeeld een opleiding, deelnemer of docent (persoonsdossier) en kun je dus eenvoudig terugvinden, heropenen en opnieuw mailen of printen. Met behulp van een actie (template) stel je een herinnering in om documenten te versturen of te printen. Het versturen van documenten kun in veel gevallen zelfs automatiseren.

INHOUDSOPGAVE


Wat gebeurt er?
Document templates richt je vooraf in. Op het moment dat je bijvoorbeeld een uitnodiging naar een deelnemer wilt versturen, kun je eenvoudig de template selecteren. Het document wordt gecreëerd en samenvoegcodes zoals bijvoorbeeld de naam van de deelnemer, naam van de opleiding, lesrooster en startdatum van de opleiding worden in het document gezet. Alvorens het te versturen, kun je een voorbeeld bekijken. Nog beter is het om dit proces automatisch te laten verlopen, in samenwerking met een geautomatiseerde actie template.

Document templates kunnen voor veel verschillende e-mails/prints gebruikt worden. Denk aan bevestigingen, uitnodiging, presentielijst, certificaten, facturen etc. Er is bijna geen situatie denkbaar waarbij je een document template niet kunt inzetten. De eenvoudigste manier om een document template te maken, is het selecteren van een van de voorbeelden uit onze bibliotheek, en deze vervolgens te bewerken. Het kan zelfs nog makkelijker/completer: maak een actie template met een van de voorbeelden uit de actie template bibliotheek, en er wordt meteen een document template gecreëerd die gekoppeld is aan de actie template.

Wat is er nodig?
  1. Voor het instellen van document templates zijn rechten nodig op de module Documenten en Acties.
  2. Alle artikelen zijn gebaseerd op de nieuwe document editor. Je kunt deze versie gebruiken met behulp van de volgende stappen:
    1. Klik op menu 'Service center' en menu-item 'Opties'.
    2. Ga naar optie 'Standaard documenteditor' in panel 'Algemeen' en selecteer uit de lijst 'Editor 3'.
    3. Voeg functie 'Document editor 3' met 'schrijven' toe aan een gebruikersrol.
  3. Kennis van Coachview, het is belangrijk om de structuur en begrippen van Coachview te kennen.
  4. Voor editor 3 heb je een eigen stylesheet nodig, de stylesheets voor editor 2 en 3 verschillen namelijk van elkaar. Ga je beginnen met editor 3? Zorg er dan eerst voor dat je de standaard stylesheet 3 opent en de opmaak goed zet. De waardes kun je overnemen uit stylesheet editor 2.

Maak je gebruik van templates vanaf een periode vóór 21-08-2019.
Let op: 
Vanaf 20-08-2019 maakt Coachview gebruik van een nieuwe versie van de editor voor het maken van document templates. Belangrijk om te weten is dat nieuwe document templates vanaf 21-08-2019 alleen gemaakt kunnen worden met deze nieuwe versie editor (1). Bestaande document templates (gemaakt met de 'oude editor') blijven op dezelfde manier werken als voorheen. Je hebt uiteraard wel de mogelijkheid om deze om te zetten naar de nieuwe versie (2).
Waarom werkt dit zo?
1. Nieuw document template maken (in nieuwe versie van document editor).
Document templates maken was voorheen in Coachview Complex. Daarom hebben we samen met onze gebruikers gewerkt aan een makkelijkere manier om templates te bouwen zonder dat je vaak vastloopt. Uiteindelijk wordt hierdoor de oude editor langzaam uitgefaseerd.

Waar moet je rekening mee houden als je nieuwe document templates maak in de nieuwe editor?

A. Zorg dat je op de hoogte bent van hoe deze nieuwe editor werkt, dit kan door:

  1. Het volgen van gratis e-learning beginner
  2. Deelnemen aan onze gratis workshop
  3. Het lezen van kennisbankartikelen
B. Zorg dat je de in nieuwe versie van de stylesheets checkt of hierin de opmaak gedefinieerd staat zoals het voor jou wenselijk is.

Waarom moet je dit doen?
Met deze nieuwe editor is er ook een nieuwe versie van de stylesheet in jullie omgeving geplaatst omdat de opmaak hiervoor iets anders uitgelezen wordt. Je hebt nu dus (minimaal) 2 stylesheets, 1 voor document templates die gemaakt zijn met de oude versie van de document editor en 1 voor document templates die gemaakt zijn met de nieuwe versie.

Wat moet je doen?
Bij het maken van een nieuw document template wordt automatisch/standaard de 'juiste nieuwe' versie van de stylesheet gekoppeld. Het enige wat je moet doen is kijken of de stylesheet de opmaak definieert zoals je die wenst en eventueel aanpassen. Dit doe je eenmalig en hoef je daarna voor alle volgende aan te maken document templates niet te herhalen. Hoe je dat doet lees je stap voor stap in dit artikel.

C. Standaard worden de marges van deze nieuwe document editor op 0 mm gezet, voorheen in de oude editor stonden deze standaard op 19 mm. Bij het versturen van mails heb je in principe geen marges nodig en kun je deze instellingen negeren. Bij het genereren van documenten als certificaten of andere documenten die je als bijlages toevoegt (zoals presentielijsten of facturen) heb je nu 2 opties om de marges in te stellen, zorg dat je er 1 kiest; je kunt dit instellen bij marges in het optiescherm algemeen of via blokken (verdere uitleg over blokken vind je in de e-learning)

2. Bestaand document template omzetten naar nieuwe editor.
Belangrijk om te weten is dat dit (voorlopig) geen noodzaak is (de oude editor blijft nog werken). Maar de nieuwe editor werkt veel makkelijker en sneller, hiermee kun je veel document templates zelfstandig bewerken. We passen vanuit de helpdesk geen document templates meer aan in de oude editor, in de nieuwe editor helpen we je met uitleggen hoe je dit kunt doen.
Waar moet ik rekening mee houden als ik bestaande document templates 'omzet' naar de nieuwe editor?

A. Zorg dat je altijd een back-up plan hebt voordat je een document template gaat omzetten. Maak dus altijd een kopie van je document template (bewerken > kopiëren) en zet deze kopie-versie op inactief omdat je deze hopelijk niet nodig hebt, maar wel altijd een mogelijkheid geeft om terug te grijpen naar je oude document template. Je kiest altijd om de kopie op inactief te zetten omdat de orginele versie waarschijnlijk gekoppeld zit aan een actie template en die koppeling behouden blijft bij het inhoudelijk wijzigen van het document template.


B. Pas de stylesheet aan. Zorg dat de nieuwe versie van de stylesheet gekoppeld zit, dat wil zeggen stylesheet genaamd "Default3.0" (dit herhaal je steeds bij het omzetten van iedere document template). Zorg dat je deze nieuwe versie van de stylesheet checkt of hierin de opmaak gedefinieerd staat zoals voor jou wenselijk is. (dit is eenmalig wanneer je de eerste keer deze stylesheet gebruikt, dit herhaal je niet bij het aanmaken/omzetten van volgende document templates).


Waarom?
Met deze nieuwe versie is er ook een nieuwe versie van de stylesheet in jullie omgeving geplaatst omdat de opmaak hiervoor iets anders uitgelezen wordt. Je hebt nu dus (minimaal) 2 stylesheets, 1 voor document templates die gemaakt zijn met de oude versie van de document editor en 1 voor document templates die gemaakt zijn met de nieuwe versie.

Wat moet ik doen?
Het enige wat je moet doen is kijken of de stylesheet de opmaak definieert zoals je die wenst en eventueel aanpassen. Dit doe je eenmalig en hoef je daarna voor alle volgende aan te maken document templates niet te herhalen. Hoe je dat doet lees je in dit artikel.

C. Standaard worden de marges van document templates in de nieuwe editor op 0 mm gezet, voorheen in de oude editor stonden deze standaard op 19 mm.Bij het versturen van mails heb je in principe geen marge instelling nodig en kun je deze instellingen negeren. Bij het genereren van documenten als certificaten of andere documenten die je als bijlages toevoegt (zoals presentielijsten of facturen) heb je nu 2 opties om de marges in te stellen, zorg dat je er 1 kiest; je kunt dit instellen via marges via de tab algemeen of via blokken (verdere uitleg over blokken vind je in de e-learning)

D. De samenvoegcodes controleren en testen. De samenvoegcodes en herhalingen/loopjes worden op een iets andere manier door Coachview verwerkt in de nieuwe editor. Controleer daarom altijd, wanneer je een document template hebt opgeslagen in de nieuwe editor, of dat bij het genereren van het document de samenvoegcodes nog goed werken. Gebruik bijvoorbeeld een testopleiding of een opleiding uit het verleden om een document te genereren en te mailen.
Werken de samenvoegcodes niet meer? Zorg dan dat je deze codes uit het document template haalt en opnieuw toevoegt en controleer het nogmaals door het document te genereren.