Met behulp van onze voorbeeldenbibliotheek maak je snel een nieuwe actietemplate aan. Voor de meest voorkomende situaties hebben we een voorbeeld gemaakt die je zelf natuurlijk nog kunt aanpassen. Is de actie het versturen van een e-mail? Dan wordt er ook een documenttemplate automatisch aangemaakt en toegevoegd aan de actietemplate.

Zo doe je dat:
Klik op menu 'Template' en 'Actie-template' om het zoekscherm met actietemplates te tonen.
Klik op de knop 'Nieuw' om een nieuwe actietemplate te maken.
Om een voorbeeld uit onze bibliotheek te kiezen klik je op het pijltje. Daarmee wordt een lijst geopend.
Klik op de naam van de actietemplate die je wilt gebruiken.
Afhankelijk van jouw keuze worden verschillende gegevens al voor je ingevuld. Als voorbeeld de deelnemer bevestigen.
Panel Algemeen:
  1. Naam inclusief samenvoegcodes
  2. Uitvoering.
  3. Datagroep.

Met behulp van het vergrootglas voeg je zelf nog een of meerdere categorieën toe. Dat is handig bij het toevoegen van actietemplates aan een opleidingssoort.
De samenvoegcodes in de naam worden omgezet bij het stempelen van de actie.


Panel Instellingen proces:
  1. Proces.
  2. Gebeurtenis.
  3. Documenttemplate voor versturen e-mail.

De documenttemplate wordt automatisch voor je gemaakt. Deze kun je naar behoefte aanpassen door op de link te klikken als je de actietemplate hebt opgeslagen of via menu 'Template' en menu-item 'Document-template'.


Panel Timing:
  1. Moment, gebruikt voor automatische acties.
  2. Verloopt, zie je voor handmatige acties terug in het panel op jouw personal dashboard.
  3. Tijd, wordt de actie automatisch uitgevoerd dan wordt dit 's nachts gedaan. Wil je dit niet vul dan een tijd in.
  4. Afronden na verlopen, is de actie gestempeld niet uitgevoerd maar verlopen? Dan wordt deze automatisch afgerond.
  5. Koppel start/einddatum, verander je de datum in de actie? Dan verandert de einddatum automatisch mee.
  6. Actie aanmaken


Panel Voorwaarden:

Afhankelijk van het voorbeeld zijn deze wel of niet voor je ingevuld. De voorwaarden zijn afhankelijk van de gekozen datagroep in combinatie met de gebeurtenis.


Panel Actie tonen bij:

Daarmee zorg je ervoor dat de gestempelde actie zichtbaar is in verschillende dossiers.


Gegevens opslaan:

Klik op 'Opslaan' als je actietemplate scherm wilt blijven. Je kunt nu de actietemplate toevoegen aan een of meerdere opleidingssoorten of de documenttemplate aanpassen door op de naam te klikken.

Klik op 'Opslaan & Terug' om de actietemplate op te slaan en terug te keren naar het zoekscherm.


Let op:

  1. Heb je een e-mailgroep ingesteld? Dan wordt deze automatisch in het document template als 'afzender' geselecteerd. Heb je dit nog niet gedaan? Dan wordt automatisch het e-mailadres 'noreply@coachview.net' als e-mailgroep aangemaakt en als afzender toegevoegd. E-mailgroepen stel je in via menu 'Beheer' en menu-item 'Instellen e-mailgroepen'.  Meer weten? Klik hier voor het aanmaken van een e-mailgroep.
  2. Is de actie template nog niet gebruikt en verwijderen is mogelijk? Dan wordt ook de gekoppelde documenttemplate verwijderd. Behalve? Als aan de document template een e-mailgroep is gekoppeld.
  3. Het automatiseren van een actie template is alleen mogelijk als je de automatische workflow module hebt.