Een persoon die gebruik wil maken van Coachview zal als gebruiker aangemaakt moeten worden. Deze gebruiker krijgt een inlognaam, creëert zelf een wachtwoord en krijgt toegang. Een gebruiker die inlogt, ziet in het menu de verschillende menu-groepen en onderliggende menu-items weergegeven waarvoor de gebruiker rechten heeft ontvangen. Een gebruiker moet altijd gekoppeld worden aan een actief persoonsdossier. In het persoonsdossier staat namelijk het e-mailadres waarmee gecommuniceerd wordt, denk daarbij aan het inloggen en het opnieuw aanvragen van het wachtwoord. Ook kan het e-mailadres gebruikt worden als gebruikersnaam bij het inloggen.

Ook voor docenten die gebruik willen maken van de Docent-App moet een gebruikersaccount aangemaakt worden.

Model:
Module:
Een verzameling van functies rondom een samenhangend onderwerp. Denk bijvoorbeeld aan de module
'Bedrijven en personen' en 'Evaluatie'.

De module 'Bedrijf en Persoon' bestaat bijvoorbeeld uit de functies 'Bedrijven', 'Personen' en 'Bedrijfs- en Persoonscategorie'. Een ander voorbeeld is de module ‘Verkoop & Facturering’, waarmee het mogelijk is facturen te versturen, debiteuren te beheren en de administratie bij te houden. Standaard worden alle items behorende bij een module aangezet. Als het echter wenselijk is dat bepaalde functies niet te gebruiken zijn kunnen functies selectief worden uitgeschakeld. In het voorbeeld van 'Verkoop & Facturering' kan er bijvoorbeeld voor gekozen worden om wel facturen te laten maken, maar de toegang tot het beheren van debiteur te ontzeggen. Dit heeft geen invloed op de kostprijs van een module, deze blijft gelijk ongeacht of slechts één of álle rechten van een module worden toegekend aan een gebruiker.

Daarnaast is het mogelijk om functies (menu-items) behorende bij bepaalde modules te verbergen. Op deze manier is het voor een gebruiker niet mogelijk om een overzicht op te roepen, maar kan de gebruiker wel een bewerking uitvoeren. Denk bijvoorbeeld aan het verbergen van functie ‘debiteur’, waardoor de gebruiker geen overzicht van debiteuren kan raadplegen, maar wel de debiteur bij een bepaalde aanvraag kan bewerken indien noodzakelijk.

Functie:
Met behulp van een functie bepaal je of een menu-groep, menu-item, dossiers en tabs in dossiers zichtbaar zijn. Tevens regel je of een gebruiker rechten heeft om te schrijven of alleen om te lezen.
Rol (gebruiker):
Met een gebruikersrol regel je de toegang voor een gebruiker. Deze is naar eigen wens in te richten door het toevoegen van een of meerdere functies. Dit kan volgens de module of onafhankelijk van een module.

Financiële autorisatie:
Indien een functie getoond wordt, betekent dit dat deze via een toegekende gebruikersrol aan deze gebruiker is toegewezen. Dit betekent echter nog niet dat de gebruiker de functie ook daadwerkelijk kan opstarten. Hiervoor dient eerst nog een ‘financiële autorisatie’ voor gegeven worden. Deze autorisatie kan enkel gegeven worden door hiertoe bevoegde personen.