Een persoon die gebruik wil maken van Coachview zal als gebruiker aangemaakt moeten worden. Deze gebruiker krijgt een inlognaam, creëert zelf een wachtwoord en krijgt toegang. Een gebruiker die inlogt, ziet in het menu de verschillende menu-groepen en onderliggende menu-items weergegeven waarvoor de gebruiker rechten heeft ontvangen. Een gebruiker moet altijd gekoppeld worden aan een actief persoonsdossier. In het persoonsdossier staat namelijk het e-mailadres waarmee gecommuniceerd wordt, denk daarbij aan het inloggen en het opnieuw aanvragen van het wachtwoord. Ook kan het e-mailadres gebruikt worden als gebruikersnaam bij het inloggen.

Ook voor docenten die gebruik willen maken van de Docent-App moet een gebruikersaccount aangemaakt worden.

Inhoudsopgave



Maak een gebruiker aan:
Ben je ingelogd en heb je voldoende rechten? Klik dan in menu-groep 'Beheer' op menu-item 'Gebruiker'.
Klik op de knop 'Nieuw' om een nieuwe gebruiker toe te voegen en vul de gegevens in.
Persoon: Het koppelen van een persoon is verplicht. De persoon mag niet inactief zijn. Selecteer via het vergrootglas een persoonsdossier om de gebruiker te koppelen aan een persoon. Bestaat deze persoon nog niet dan kun je een nieuw persoonsdossier aanleggen door op het plusteken te klikken.
E-mailadres: Bevat het geselecteerde persoonsdossier een e-mailadres dan wordt deze automatisch ingevuld.

  1. Dit e-mailadres kan gebruikt worden als inlognaam.
  2. Dit e-mailadres kan gebruikt worden als afzender van mails vanuit Coachview.
  3. Let op: naar dit e-mailadres wordt een e-mail gestuurd. In deze e-mail wordt een bevestiging gevraagd of het e-mailadres gebruikt mag worden en bevat een link om het gebruikersaccount, middels invullen wachtwoord, te activeren.
Gebruikersnaam: Wordt automatisch ingevuld. Je mag deze wijzigen. Een gebruikersnaam moet bestaan uit kleine letters en één punt, andere tekens zijn niet toegestaan. Er moeten minimaal 2 karakters voor en na de punt staan. De lengte moet minimaal 5 en maximaal 50 tekens zijn.

Voorbeeld:
voornaam<punt>tussenvoegselsachternaam -> 'jan.vanderelst'
Apps: standaard staat als app 'Coachview' aangevinkt. Met deze optie maak je een gebruiker voor Coachview.Is deze nieuwe gebruiker tevens docent en wil je deze toegang geven tot de docentenapp? Vink dan 'DocentenApp' ook aan. Maar let op, de optie 'DocentenApp' is alleen zichtbaar als deze via menu 'Service center' en menu-item 'Coachview apps' is geactiveerd.
Rollen
  1. Klik op het loepje achter 'Rollen', een lijst met mogelijke rollen wordt geopend
  2. Zet een vinkje voor de rol. 
  3. Klik op de knop 'Toevoegen'.


Klik op het kruisje om een rol weer te verwijderen

Let op: heb je de de docentenapp aangevinkt? Dan wordt de rol 'DocentenApp-rechten' automatisch toegevoegd.

Autorisatieniveau: Hier kan gekozen worden uit een aantal niveaus die de rechten van de gebruiker bepalen.

  1. Alle rechten (standaard): deze optie wordt veel gebruikt voor back-office medewerkers.
  2. Docent: de gebruiker ziet alleen de gegevens die direct op hemzelf betrekking hebben, zoals bijv. opleidingen waar hij/zij docent van is. Deze optie wordt veel gebruikt voor docenten, zij hebben rechten tot een eigen dossier en alle opleidingen waarvoor zij zijn ingepland als docent.
  3. Leidinggevende: de gebruiker ziet alleen zijn eigen gegevens en de gegevens van de personen waar hij/zij leidinggevende van is.
  4. Bedrijfsautorisatie: als deze optie gekozen is, dan kan via het tabblad 'Bedrijfs autorisatie' aangeven worden welke bedrijven de gebruiker toegang toe heeft. De gebruiker krijgt dan alleen gegevens te zien die bij deze bedrijven horen.
Taal: Selecteer een taal zodat menu's, menu-items en schermen vertaald worden.

Inactief: account is opgezegd. Let op: deactiveer je het account? Vergeet dan niet eerst de rollen te verwijderen en de financiële autorisatie te regelen.

Klik op 'Opslaan & Terug' om het account aan te maken.

Controle:
Klik je op 'Opslaan'? Dan wordt er een e-mail naar de gebruiker gestuurd. Klikt de gebruiker op de link in deze e-mail? Dan wordt het login scherm van Coachview getoond en kan de nieuwe gebruiker zijn of haar account activeren door het wachtwoord in te vullen en in te loggen.

Financiële autorisatie:
Na het aanmaken van een gebruiker moet er financieel geautoriseerd worden, hiervoor vind je een melding wanneer je op opslaan klikt. Klik op deze melding (of ga via menu beheer - financiële autorisatie) om de modules voor deze gebruiker aan of uit te zetten.

Overzicht gebruikers:
In het overzicht gebruikers is het handig om de kolom 'Apps' en '#Activiteit' toe te voegen. Hiermee zie je in een oogopslag welke apps er voor de gebruiker zijn geautoriseerd.


Beleid:
Een gebruikersaccount koppelen we altijd aan een echte persoon. Zo kunnen we de veiligheid rondom jouw account en bedrijfsdata beter garanderen want:
  1. Iemand heeft alleen toegang tot bedrijfsgegevens via authenticatie.
  2. Je kan de handelingen van de gebruikers volgen door de stempels die deze achterlaat.
  3. Als iemand uit dienst gaat kan direct alle toegang tot gevoelige bedrijfsgegevens ontzegt worden.
In het verleden maakten we weleens een uitzondering. Vanwege veiligheidsrisico's doen we dat nu niet meer. De veiligheid van je data vinden we prioriteit één!
Helaas staat het licentiemodel van Coachview nu niet toe om parttime accounts in te richten. We hopen hier uiteindelijk een oplossing voor te vinden, zodat je met één licentie toch meerdere accounts kunt aanmaken. Omdat het slechts beperkt voorkomt heeft dit nog niet onze hoogste prioriteit.