Iedere medewerker die gebruik zal gaan maken van Coachview, wordt een gebruiker genoemd. Deze gebruiker dient dus een inlognaam en een wachtwoord te hebben. Daarnaast moet je aangeven welke functies en modules deze gebruiker ter beschikking krijgt. Een gebruiker die inlogt, ziet in het menu de verschillende functies als menu-items weergegeven, zoals die toegekend zijn middels één of meerdere gebruikersrollen. Een gebruiker moet gekoppeld worden aan een persoon.

Maak een gebruiker aan:
Ben je ingelogd en heb je voldoende rechten? Klik dan in het menu 'Beheer' op menu-item 'Gebruiker'.
Klik op de knop 'Nieuw' om een nieuwe gebruiker toe te voegen en vul de gegevens in.
Gebruikersnaam: een gebruikersnaam moet bestaan uit kleine letters en één punt, andere tekens zijn niet toegestaan. Er moeten minimaal 2 karakters voor en na de punt staan. De lengte moet minimaal 5 en maximaal 50 tekens zijn.Voorbeeld: voornaam<punt>tussenvoegselsachternaam, voorbeeld 'jan.vanderelst'
Apps: standaard staat als app 'Coachview' aangevinkt. Met deze optie maak je een gebruiker voor Coachview.Is deze nieuwe gebruiker tevens docent en wil je deze toegang geven tot de docentenapp? Vink dan 'DocentenApp' ook aan.Let op: de optie 'DocentenApp' is alleen zichtbaar als deze via menu 'Service center' en menu-item 'Coachview apps' is geactiveerd.
Rollen
  1. Klik op het loepje achter 'Rollen', een lijst met mogelijke rollen wordt geopend
  2. Zet een vinkje voor de rol. 
  3. Klik op de knop 'Toevoegen'.


Klik op het kruisje om een rol weer te verwijderen. Let op: heb je de de docentenapp aangevinkt? Dan wordt de rol 'DocentenApp-rechten' automatisch toegevoegd.

Autorisatieniveau: Hier kan gekozen worden uit een aantal niveaus die de rechten van de gebruiker bepalen.

  1. Alle rechten (standaard): deze optie wordt veel gebruikt voor back-office medewerkers.
  2. Docent: de gebruiker ziet alleen de gegevens die direct op hemzelf betrekking hebben, zoals bijv. opleidingen waar hij/zij docent van is. Deze optie wordt veel gebruikt voor docenten, zij hebben rechten tot een eigen dossier en alle opleidingen waarvoor zij zijn ingepland als docent.
  3. Leidinggevende: de gebruiker ziet alleen zijn eigen gegevens en de gegevens van de personen waar hij/zij leidinggevende van is.
  4. Bedrijfsautorisatie: als deze optie gekozen is, dan kan via het tabblad 'Bedrijfs autorisatie' aangeven worden welke bedrijven de gebruiker toegang toe heeft. De gebruiker krijgt dan alleen gegevens te zien die bij deze bedrijven horen.
Taal: Selecteer een taal zodat menu's, menu-items en schermen vertaald worden.
Persoon: Het koppelen van een persoon is verplicht. De persoon mag niet inactief zijn. Selecteer via het loepje een persoonsdossier om de gebruiker te koppelen aan een persoon. Bestaat deze persoon nog niet dan kun je een nieuw persoonsdossier aanleggen door op het plusteken te klikken. Handig: heb je de rest van de gegevens ingevuld en klik je op 'Opslaan'? Dan zal Coachview voor jou automatisch de gebruikersnaam aanmaken en invullen. Deze mag je natuurlijk nog altijd wijzigen.
E-mailadres: Vul een e-mailadres in. Dit e-mailadres kan ook gebruikt kan worden als inlognaam. Bij 'wachtwoord vergeten' wordt de e-mail naar dit adres gestuurd. Heb je een persoon toegevoegd? Dan wordt het e-mailadres uit diens persoonsdossier automatisch ingevuld.

Inactief: account is opgezegd. Let op: deactiveer je het account? Vergeet dan niet eerst de rollen te verwijderen en de financiële autorisatie te regelen.

Klik op 'Opslaan & Terug' om het account aan te maken.

Controle:
Klik je op 'Opslaan'? Dan wordt er een e-mail naar de gebruiker gestuurd. Klikt de gebruiker op de link? Dan wordt het login scherm van Coachview getoond en kan de nieuwe gebruiker het wachtwoord aanmaken en inloggen.

Financiële autorisatie:
Na het aanmaken van een gebruiker moet er financieel geautoriseerd worden, hiervoor vind je een melding wanneer je op opslaan klikt. Klik op deze melding (of ga via menu beheer - financiële autorisatie) om de modules voor deze gebruiker aan of uit te zetten.

Overzicht gebruikers:
In het overzicht gebruikers is het handig om de kolom 'Apps' toe te voegen. Hiermee zie je in een oogopslag welke apps er voor de gebruiker zijn geautoriseerd.