In het artikel 'Belangrijkste elementen' heb je kennis gemaakt met verschillende elementen zoals uitvoering, datagroep, gebeurtenis, timing en voorwaarde. Hieronder lees je meer over de andere elementen binnen een actietemplate.

Naam:
De naam van de template, wordt tevens de naam van de actie. Het gebruik van samenvoegcodes in de naam is aan te raden. Dit voorkomt dat acties, die met behulp van de actie template zijn gemaakt, in een zoeklijst altijd dezelfde naam krijgen.

Voorbeeld:
Naam actie template: Bevestigen deelnemer [Opleiding:Naam] | [Persoon:NaamVolledig].
Naam actie: Bevestigen deelnemer Coachview Basis | Remy Remery.

Documenttemplate:
Voeg een documenttemplate toe als je het proces 'Versturen e-mail' geselecteerd hebt en de actietemplate hebt geautomatiseerd.

De documenttemplate moet:
  1. Van dezelfde datagroep zijn.
  2. Er moet een 'afzender' ingesteld zijn
  3. Er moet een 'Aan' ingesteld zijn.

Heb je geen afzender of aan geselecteerd? Dan wordt de gestempelde actie afgekeurd.


Timing:
Start- en einddatum koppelen zorgt er voor dat in de gestempelde actie de start- en einddatum van de actie aan elkaar zijn gekoppeld.

Voorbeeld:

Je hebt in de actietemplate aangegeven dat het moment 2 weken voor startdatum opleiding is en verloopt 1 week voor startdatum opleiding. De startdatum van de opleiding is gepland op 14 november. In de gestempelde actie wordt de startdatum op 1 november gezet en de einddatum op 7 november. Open je de actie en verander je een van deze twee datums dan schuift de andere datum automatisch mee.


Rechten:
  1. Leesrechten zorgt ervoor dat een of meerdere gebruikers van Coachview de gestempelde actie zien. Vul je niets in dan dan kunnen alle gebruikers de actie zijn. Door een of meerdere gebruikersrollen toe te voegen krijgen alleen die gebruikers met deze rol(len) de actie te zien.
  2. Schrijfrechten zorgt ervoor dat een of meerdere gebruikers van Coachview een actie nieuw kunnen stempelen of wijzigen. Vul je niets in dan dan kunnen alle gebruikers de actie stempelen of bewerken. Door een of meerdere gebruikersrollen toe te voegen kunnen alleen gebruikers met deze rol(len) de actie te stempelen of bewerken.

Koppelingen:
Bepaal bij welke andere dossiers de actie getoond wordt. Vink je bijvoorbeeld in een actietemplate met datagroep ‘OpleidingsDeelnemer’ de selectie ‘Opleiding’ en ‘Deelnemer’ aan? Dan is de gestempelde actie zichtbaar in de tab 'Actie' bij de opleiding en in het persoonsdossier van de deelnemer.

Overig:
  1. Gebruiker is eigenaar:  Bepaalt de eigenaar van een gestempelde actie. Heb je deze aangevinkt dan wordt de gebruiker van Coachview toegewezen als eigenaar van de actie.
  2. Standaard eigenaar: Alleen invullen als de eigenaar altijd verantwoordelijk is voor deze actie. Laat je deze leeg dan wordt contactpersoon 1 bij de opleiding automatisch de eigenaar van de actie. Vul je geen contactpersoon 1 in bij de opleiding dan wordt er geen eigenaar toegekend.
  3. Documenttemplate(s): Koppel een of meerdere document templates van dezelfde datagroep aan de actie template. Voer jij de actie handmatig uit en wordt met behulp van de gekoppelde document template een document geprint of verstuurd via e-mail dan wordt de actie automatisch afgerond.
  4. Prioriteit: Geef de prioriteit van de actie aan (laag, normaal, hoog). Een actie met hoge prioriteit wordt vet weergegeven in het panel 'handmatige acties' op jouw personal dashboard. Zijn er meerdere acties op dezelfde dag dan wordt de actie met hoge prioriteit bovenaan geplaatst.
  5. Omschrijving: Geef, indien gewenst, een uitgebreide omschrijving wat er tijdens de actie moet gebeuren. Stel dat je een aantal handelingen op hetzelfde tijdstip handmatig moet uitvoeren. Je kunt voor elke handeling één actie template maken. Maar krijg je dan niet heel veel acties te zien op het scherm? Je kunt er ook één actie template van maken, en de handelingen beschrijven in de omschrijving. De omschrijving wordt ook geplaatst in de actie, en telkens als je een handeling heb verricht dan verwijder je deze uit de omschrijving.
  6. Inactief: Wil je de actietemplate niet meer gebruiken maar kun je deze niet verwijderen? Zet de actietemplate dan op inactief. Let op: verwijder de actietemplate eerst uit de opleidingssoort(en).