Relaties worden vastgelegd in persoonsdossiers, die je vindt onder menu ‘Zoek’. Denk bij een persoon bijvoorbeeld aan de deelnemers, docenten, contactpersonen van een locatie waar je trainingen geeft, jouw collega's, cateraars, contactpersonen van jouw klanten etc.

Wellicht is het interessant om jouw persoonsrelaties onder te verdelen uit bijvoorbeeld marketingtechnisch / commercieel oogpunt, doelgroepen, nationaliteiten en soorten contactpersonen (opleiding, HR, financieel). Dit kan met behulp van categoriegroepen en de daaronder vallende categorieën. Met behulp van categorieën maak je het onderscheid in en het zoeken naar een persoon makkelijker.

Informatie die niet standaard door Coachview wordt aangeboden kun je vastleggen in een of meerdere vrije velden.

Persoonsdossier:
De gegevens van een persoon worden vastgelegd in verschillende tabs. Welke tabs zichtbaar zijn, is afhankelijk van de modules die voor je zijn ingesteld en de rechten die je hebt gekregen. Getallen in een tab geven aan dat er informatie is ingevuld of toegevoegd. Als je een nieuw persoonsdossier maakt begin je in de tab 'Algemeen'.
1. Algemeen:
Het detailscherm met algemene gegevens over de persoon met o.a. de benaming, privé adres, factuuradres, telefoonnummers, e-mailadressen en categorieën.

Let op: in de leesmodus worden alleen die velden getoond die zijn ingevuld.
Hier zie je ook of deze persoon leidinggevende (1), debiteur (2) of gebruiker van een of meerdere opleidingsportalen is (3). Dit zijn linkjes waarop je kunt klikken.

2. Vrije velden:
Extra informatie die standaard niet door Coachview wordt aangeboden. Deze kun je zelf aanmaken. Heb je geen vrije velden aangemaakt dan is deze tab niet zichtbaar. Meer weten? Leer hier meer over het inrichten van vrije velden.
3. Opleidingsvragen:
Het complete opleidingsdossier van de geselecteerde persoon. Welke opleidingen zijn gevolgd, is deze persoon aan het volgen of staat deze persoon voor op de wachtlijst. De vervallen opleidingsvragen worden standaard niet getoond, maar kunnen wel opgezocht worden. Je hebt hier ook de mogelijkheid om een persoon op de wachtlijst te plaatsen, de opleidingsvraag met wachtlijst in te schrijven op een opleiding of direct deze persoon in te schrijven op de opleiding.
4. Niet-beschikbaarheid:
Een overzicht met periodes waarin de persoon (als docent of deelnemer) niet beschikbaar is. Het is mogelijk om een nieuwe periode in te geven, of een periode te wijzigen of te verwijderen.
5. Saldo:
Zie in een overzicht welke PE/educatie-punten zijn behaald of welk budget nog beschikbaar is. Meer weten? Het gebruik van saldo's: introductie.
6. Documenten:
Een overzicht van documenten die voor de persoon zijn gemaakt. Het is mogelijk een nieuw intern document te maken of een extern/cloud document te uploaden.
7. Acties:
Een overzicht van acties die betrekking hebben op de persoon en die nog niet zijn uitgevoerd en afgerond. Het is mogelijk een nieuwe actie te maken.
8. Afdeling & Functies:
Welke functies en/of afdelingen zijn in het verleden toegekend aan deze persoon.
9. Competenties:
Aan welke competenties moet deze persoon voldoen. Meer weten? Handleiding Competentie Manager.

Maak een nieuw persoonsdossier:
Om een persoonsdossier vast te leggen is alleen de achternaam verplicht. Er zijn twee methodes om een nieuw persoonsdossier aan te leggen:
Methode1:
Klik op het plusje (+) in het snelmenu 'Persoon'.
Methode 2:
Klik op het vergrootglas in het snelmenu 'Persoon'. Het zoekscherm wordt geopend, klik hier op de knop 'Nieuw'.
Benaming:
De achternaam is verplicht. Heb je voorletters ingevuld dan wordt na het opslaan van een nieuw persoonsdossier automatisch de voorletters met puntjes en hoofdletters weggeschreven. Je kunt verder een onderscheidt maken in titulatuur titel (dr./mr./ds.) en achtertitel (MA/MCs/BA).


Welke velden je invult is afhankelijk hoe je een persoon, in bijvoorbeeld een e-mail, aanspreekt, of welke gegevens je nodig hebt voor bijvoorbeeld een diploma.


Geslacht:
Standaard staat de optie 'Onbekend' ingesteld. Ook het geslacht kun je gebruiken in een e-mail of bij het afdrukken van bijvoorbeeld een certificaat. 


Geboortenaam:
Deze staat standaard aangevinkt. Dit betekent dat altijd bovenstaande achternaam en tussenvoegsel gebruikt wordt.
Vink je dit uit dan kun je de geboorte achternaam en de geboorte tussenvoegsels apart invullen.


Bedrijf:
Voeg het bedrijf waar de persoon werkt toe.
  1. Zoek het bedrijf door de naam te typen in het invulveld. Voldoen er bedrijven aan de naam dan zie je die in een snelmenu. Selecteer hier het bedrijf of
  2. Klik op het vergrootglas om het zoekscherm bedrijven te starten, zoek het bedrijf en selecteer de regel of
  3. Klik op de plusteken (+) om een nieuw bedrijf aan te maken en te selecteren.

Het invullen van een bedrijf is niet verplicht. Laat je het bedrijf weg dan beschouw je de persoon als particulier.


Leidinggevende, afdeling, functie:
Deze kun je op de volgende manieren invullen:
  1. Type de naam in en selecteer de naam uit het snelmenu.
  2. Klik op het vergrootglas om het zoekscherm te starten. Selecteer de juiste regel in het pop-upscherm.
  3. Klik op de plus teken (+) om een nieuw persoonsdossier (leidinggevende), afdeling of functie te maken en te selecteren.


Privé/factuur adres:
Vul de postcode en het huisadres in. Het adres wordt automatisch opgezocht.

  1. Is de postcode wel bekend maar het huisnummer niet dan krijg je de melding 'Onbekend huisnummer'.
  2. Vul je een verkeerde postcode in volgens het land dat is ingevuld, dan krijg je de melding 'Invalid ZipCode format'.

Adres 2/3/4: kun je voor andere doeleinden gebruiken. Bijvoorbeeld 1e verdieping of 1 hoog etc.
Het factuuradres staat standaard aangevinkt als het privé adres. Wil je een apart factuuradres invullen omdat bv. de persoon gekenmerkt zal worden als debiteur? Vink het vakje uit en je kunt een apart factuuradres invullen.


Land:
Standaard wordt Nederland voor je ingevuld. Wil je standaard een ander land dan kun je dit via de parameters tab 'Algemeen' aanpassen. Met behulp van het vergrootglas kun je voor deze persoon een ander land toevoegen. We hebben de landen om ons heen, zoals België, Duitsland, Frankrijk, Verenigd Koninkrijk, voor je boven aan de lijst gezet.


Telefoonnummers:
Vul een of meerdere telefoonnummers in en kies uit de lijst het type telefoonnummer:
  1. 'Direct' (standaard),
  2. 'Mobiel'
  3. 'Privé'.
Het telefoonnummer moet bestaan uit minimaal 8 en maximaal 11 cijfers. Vul je 06-12345678 in dan krijg je geen foutmelding. Vul je (031) 1234567890 in dan krijg je een foutmelding, deze mag je negeren. Spreek samen af welk type je altijd gebruikt voor Tel 1, 2 en/of 3.


E-mailadres:
Vul een e-mailadres in en kies uit de lijst het type:
  1. 'Zakelijk' (standaard),
  2. 'Privé',
  3. 'Mobiel',
  4. 'Voorkeur'.
Let op: Coachview controleert niet of dit e-mail adres bestaat, wel of het e-mail adres goed is ingevuld.


Bestand:
Klik op 'Bestand kiezen' om een plaatje (foto/handtekening) te uploaden. Het plaatje wordt getoond aan de rechterkant van het scherm en kun je gebruiken voor bijvoorbeeld een smoelenboek of om  de handtekening te plaatsen in een diploma of certificaat.


Opt-in:
Het opt-insysteem is bedoeld voor het op grote schaal verzenden van periodieke e-mails zoals bijvoorbeeld nieuwsbrieven. Het houdt in dat elke ontvanger toestemming moet geven voor het toezenden van de e-mail.
  1. Opt-in: ja ik wil deze periodieke e-mails ontvangen.
  2. Opt-out: nee ik wil deze niet meer ontvangen.
  3. Onbekend (standaard): het is nog niet bekend wat de ontvanger wil.
Verstuur je periodiek e-mails (nieuwsbrieven, vervolgopleidingen) via de functie 'Mailing' in functiegroep 'Module(s)' dan vind controle plaats op de opt-in optie ingesteld in het persoonsdossier van de ontvanger.

Let op: voor het versturen van handmatige / automatische e-mails bij bijvoorbeeld een opleiding of aanvraag hoeft de ontvanger vooraf geen toestemming te geven. Er vindt dus geen controle plaats. Heb je een kopping met bijvoorbeeld MailChimp dan is de opt-insysteem niet van toepassing.


Inactief:
Een persoon met 'geschiedenis' kun je niet meer verwijderen maar wel op inactief zetten. Het persoonsdossier 'verdwijnt' dan naar de achtergrond, en in verschillende zoekschermen kom je deze persoon niet meer tegen. Wil je het persoonsdossier toch nog inzien of wellicht weer activeren? Zoek dan op bijvoorbeeld achternaam en op 'inactief'.

Let op: in verband met de privacy wetgeving is dit niet hetzelfde als wat verstaan wordt onder 'persoon vergeten' (verwijderen uit Coachview). Meer weten? Personen en het 'vergeetrecht'.


Categorieën:
Maak onderscheid tussen de verschillende personen met behulp van categorieën. Je geeft bijvoorbeeld aan dat de persoon meegenomen moet worden voor de kerstmailing, voor welke branche een persoon verantwoordelijk is, is deze contactpersoon voor opleidingen en/of financiën, welk niveau, nationaliteit etc. Selecteer een of meerdere categorieën via het vergrootglas.


Ben je klaar met het invullen van de gegevens? Klik op 'Opslaan' om het persoonsdossier te bewaren of op 'Opslaan & Terug' om het persoonsdossier te bewaren en terug te keren naar het vorige scherm.

Wil je dat de persoon automatisch gekoppeld wordt aan een bedrijf? Open het bedrijfsdossier waar de persoon in dienst is. Klik op de tab 'Personen' en klik op de knop 'Nieuw' en de persoon wordt automatisch aan het bedrijf gekoppeld.
Een persoon met 'geschiedenis' kun je niet meer verwijderen maar wel op inactief zetten. Wil je weten welke geschiedenis dit is? Klik in het persoonsdossier (tab 'Algemeen') op het i-tje. Deze vind je bovenaan het scherm.
In Coachview is het mogelijk om twee personen samen te voegen, waarbij alle gegevens worden bewaard en samengevoegd. Dit noemen we in Coachview ontdubbelen.De gegevens van de verkeerd ingevoerde (dubbele) persoon worden gevoegd bij het dossier van de persoon die bewaard moet blijven. Het persoonsdossier van de verkeerd ingevoerde persoon wordt daarna verwijderd.